Du har fået en fantastisk idé, som vil spare organisationen for mange timer og desuden øge kvaliteten af det færdige resultat. Du ved, at din idé vil kunne medføre, at dine hårdt stressede kollegaer vil kunne reducere de kedelige rutineopgaver, som de konstant klager over. I stedet vil de kunne udføre de spændende og mere kritiske opgaver. Ledelsen har givet dig et mandat. Du kan gå i gang med forandringsprocessen. Så hvad kan egentligt gå galt? Svaret er – alt!
For at flytte organisationen og komme frem til målet, kræves der selvfølgelig en indsats ud over det sædvanlige; i hvert fald i en begrænset periode. Det kræver også, at alle lærer den nye måde at arbejde på, så det bliver så effektivt som muligt.
Effektiviseringer kommer ikke af sig selv. I så fald skulle vi alle sammen være supereffektive, og det er vi ikke.
Overbevis dine medarbejdere – lettere sagt end gjort
For at alle ved, hvad de hver især skal gøre for at forbedringen bliver gennemført, er der behov for en klar beskrivelse af den nye tilgang. Dette skal naturligvis suppleres med en mundtlig gennemgang af, hvorfor forandringen skal gennemføres, og hvad resultatet forventes at blive. Der vil være medarbejdere, der ikke har tid til at deltage i mødet, ikke er på arbejde, eller som ikke mener, at mødet er vigtigt nok osv.
Under den mundtlige præsentation vil de deltagende sandsynligvis komme med flere af følgende kommentarer:
- Jeg har ikke tid lige nu; jeg har så meget andet at lave. (Ja, det er derfor vi gennemfører denne effektivisering!)
- Jeg synes, at den nuværende måde at arbejde på fungerer fint. (Jeg kender den nuværende rutine og er tryg ved den. Jeg er bange for, at jeg ikke kan finde ud af den nye metode.)
- Vi har andre vigtigere opgaver, der burde udføres først, inden vi går i gang med dette. (Jeg klager over alt og ser slet ikke noget positivt i forandringer.)
- Jeg synes det er et glimrende forslag. (Bare jeg slipper for at gennemføre det.)
Når du forlader mødet, kan du være sikker på, at uanset hvor god din idé er, vil den ikke blive indført i organisationen i nærmeste fremtid. Til sidst vil du selv blive opgivende, når du mærker hvor svært det er at få dine kollegaer til at imødekomme forandringen, selvom du ved, at alle ville få noget positivt ud af det. Og at ledelsen peger med hele hånden, gør ikke sagen bedre.
Så hvad gør du for at lykkes med forandringsprocessen?
3 faser der sikrer en succesfuld forandringsproces
Fase 1 – Ambassadørerne
Den bedste måde at lykkes med en forandringsproces er først at finde de personer, som du ved motiveres af forandringer og som ikke kan modstå en udfordring. Det er disse personer, du skal gøre til dine ambassadører. Du skal hjælpe dem med at implementere ændringerne i deres arbejdsdag og undervejs opmuntre dem til at komme med yderligere forslag til forbedringer (tro mig, der vil komme flere forslag, som vil gøre din idé endnu bedre). Samtidig vil I løbende kunne opdatere procesbeskrivelsen, når I tester den nye arbejdsmetode.
Når forandringen er gennemført, vil de nærmeste kollegaer til ambassadørerne opdage, at de, der har foretaget forandringen, pludselig har fået mere tid til andre, spændende opgaver. Lad endelig ambassadørerne prale af den bedrift!
Fase 2 – Efterfølgere
I denne fase vil de, som har indset, at forandringsprocessen har medført en mere effektiv arbejdsgang for ambassadørerne, også selv ønske at komme i gang. Og så er du ikke længere alene om at vide, hvad der skal gøres. Ambassadørerne vil hjælpe dig, og du vil have en gennemtestet arbejdsbeskrivelse at følge. I denne fase er det vigtigt, at de, der ønsker at gennemføre forandringen, får den hjælp, de har brug for. Husk hele tiden at kommunikere de positive resultater ud i organisationen, så opbakningen vokser.
Fase 3 – Paradigmeskiftet
I denne fase er størstedelen af organisationen gået over til den nye måde at arbejde på, og selvfølgelig er de supertilfredse – præcis som du havde forudset. Den nye måde at arbejde på er blevet den nye standard. Men der er stadig kollegaer, som holder fast ved den gamle metode. Det er nu, at du kan stille krav til de sidste i organisationen. Du har nu mange ambassadører, som ved, at den nye metode er mere effektiv. Og pludselig er der ingen argumenter for, hvorfor man ikke skal gennemføre forandringen. Ansvaret for at gennemføre forandringen hænger ikke længere på dine skuldre, men ligger nu hos den enkelte. Det kan endda være sværere at gennemføre forandringen nu, fordi alle dem, der kunne hjælpe, er optaget af at udføre de opgaver, som de ikke tidligere havde tid til. Læringen her er, at jo længere du venter, jo vanskeligere bliver det. Forhåbentlig vil man huske det, når den næste forandring bliver introduceret.
Har du brug for en erfaren leder, som kan hjælpe din virksomhed igennem forandring? Læs her, hvordan vi kan hjælpe jer med executive search
Vi lever i en verden i forandring
I dag mere end nogensinde er der brug for hurtige ændringer og tilpasninger, og nogle gange selv inden, de “gamle” tiltag er fuldt implementeret. Derfor er det vigtigt internt i organisationen at afdramatisere forandringer som værende tidskrævende og hårde, og i stedet arbejde på at visualisere de forbedringer, som en forandring vil resultere i. Den organisation, der ikke formår at implementere en naturlig tilgang til forandringer blandt medarbejderne, vil halte hjælpeløst efter sine konkurrenter.
Azets har stor erfaring i at arbejde med effektiviseringer og procesoptimeringer for virksomheder i alle størrelser. Da vi arbejder procesorienteret og med dokumenterede standardrutiner, kan vi nemt implementere disse rutiner hos vores kunder og dermed strømline og effektivisere processer i forretningskritiske funktioner som økonomi og lønadministration.
