Som følge af corona er 2020 blevet et år, hvor de fleste virksomheder har skærpet deres fokus på at minimere risici og styre omkostningerne med hård hånd. Og det er en helt naturlig reaktion i krisetider. Uanset om din virksomhed er påvirket af corona eller ej, så er det dog altid fornuftigt at have overblik over og styr på dine omkostninger og ikke mindst at vide, hvordan du effektivt kan reducere omkostningerne til gavn for din forretnings likviditet og bundlinje.
I dette indlæg får du nogle tips til, hvordan du kommer i gang med at reducere din virksomheds omkostninger.
Strategiske og taktiske omkostningsbesparelser
Ofte skelner vi mellem strategiske og taktiske omkostningsbesparelser.
De strategiske nedskæringer har ofte størst betydning og vil som regel kræve forankring i hele organisationen. Strategiske nedskæringer kan bl.a. indebære måden, hvorpå du driver din forretning, centralisering, outsourcing og så videre.
Det kan f.eks. være, at du vælger at skære et perifert forretningsområde fra, da indtjeningen ikke kan forsvare de tilknyttede omkostninger. Det kan også være, at du vælger at lægge nogle administrative funktioner (som ofte bærer på en stor lønomkostning) hos en ekstern leverandør.
Taktiske omkostningsbesparelser kan f. eks. være ændringer i processer, arbejdsgange, retningslinjer og indkøbsprocedurer.
I denne kategori kan du f.eks. kigge på optimering af de eksisterende arbejdsgange i nogle udvalgte funktioner. Ofte ligger der et stort potentiale for digitalisering og automatisering af arbejdsgange, som I måske altid har udført manuelt.
Læs også: Sådan effektiviserer du din økonomifunktion og
Fire skridt til optimering af lønafdelingen
Tips til at reducere omkostningerne
- Skab et overblik. For at kunne reducere omkostningerne, skal du først have et tydeligt billede af, hvor i forretningen de største omkostningsposter ligger.
- Opsæt et konkret og ambitiøst mål. Har du ikke et tydeligt mål for, hvad du ønsker at opnå, øger du risikoen for, at processen ikke går som ønsket. Det er også en kendsgerning, at hvis du sætter et alt for forsigtigt mål, ender du med et lavere resultat end forventet. Et normalt (og ikke så ambitiøst) mål ligger på omkring 10 pct. Hvor mange pct. skal dine omkostninger reduceres?
- Opret og overhold et budget. Det er normalt nøglen til god kontrol med dine omkostninger.
- Fokus og opfølgning. Omkostningsstyring er ikke noget, du gør én gang om året, -det er et kontinuerligt og systematisk arbejde, som foregår over længere tid og aldrig helt afsluttes.
Hvis det ikke lykkes
Det er ikke altid, at vi lykkes med de mål, vi har sat. Hvis du ikke når målet for den planlagte omkostningsbesparelse, så er her nogle mulige årsager:
- Omkostningerne stiger proportionalt med besparelserne.
- Der er en manglende forståelse i organisationen og dermed en reduceret effekt eller tilbagefald.
- Der er manglende forståelse for, hvad der ligger bag omkostningerne.
- Projektplanen er utilstrækkelig.
- Implementeringsstrategien er for svag.
Inden du begynder at reducere omkostningerne, er det er vigtigt, du er opmærksom på, at omkostninger normalt ikke opstår af sig selv. Der er som regel en sammenhæng mellem aktiviteter og omkostninger. Hvis en reducering af omkostningerne vil påvirke nogle aktiviteter væsentligt, skal du analysere, om disse aktiviteter rent faktisk er rentable eller ej.
De fleste virksomheder har nemlig både rentable og mindre rentable aktiviteter. Det er derfor helt naturligt at se på, om din virksomhed skal skære ned på nogle af de produkter eller tjenester, I leverer, så I kan fokusere på at levere de varer og tjenester, der giver den bedst mulige fortjeneste.
Reducér omkostningerne når du kan
At reducere omkostningerne kræver ofte mange ressourcer. Samtidig er det vigtigt at tænke på, hvad der er den bedste løsning for din virksomhed på længere sigt.
Derfor: reducer omkostningerne når du KAN– og ikke først, når du SKAL!
Hvordan kan Azets hjælpe?
Som nævnt ovenfor, kan det være en fornuftig strategisk beslutning at lægge nogle af de omkostningstunge administrative funktioner hos en ekstern leverandør, for derigennem at opnå en større fleksibilitet og slippe af med en fast lønomkostning.
I Azets varetager vi bl.a. løn og regnskab for vores kunder, som herved opnår en stor sikkerhed, en reduceret sårbarhed og ikke mindst - i forhold til omkostningen - en fleksibel og skalérbar løsning.
LÆS MERE OM HJÆLP TIL REGNSKAB LÆS MERE OM HJÆLP TIL LØN
