Sådan kommer du godt i gang med
Azets expense er et enkelt og brugervenligt værktøj til håndtering af rejser og udgifter i arbejdssammenhæng. Med Azets Expense kan du registrere rejser og udgifter enten via browseren eller mobilappen.
Azets Cozone
Hvis du ikke allerede har adgang til Azets Cozone, vil du først modtage en velkomstmail. Klik på "Kom i gang" og log ind for at aktivere din adgang.
Log ind i Azets Expense
Når din virksomhed inviterer dig til at bruge Azets Expense, modtager du en velkomstmail med et link til at logge ind. Invitationen sendes fra den person, der administrerer systemet.
I mailen klikker du på "Log ind".
Nedenfor finder du en oversigt over, hvordan du bruger Azets Expense i appen og via browser.
Funktioner i appen
Appen Azets Expense Int. kan downloades fra App Store eller Google Play. (Vær opmærksom på, at der findes flere versioner – det er vigtigt, at du downloader den version, der har Int til sidst i navnet). Når appen er installeret, kan du logge ind med samme brugernavn og adgangskode som i Azets Cozone. Hvis du har adgang til flere virksomheder, kan du skifte øverst på skærmen.
Azets Expense fungerer på samme måde som alle vores skybaserede systemer – adgang og login sker via portalen Azets Cozone.
Når du åbner appen, ser du et dashboard, der viser ubehandlede rejseafregninger og udlæg. Du kan nemt se og administrere rapporterne ved at gå til sektionen for udlægsrapporter.
Ud over at administrere udgifter sender appen også notifikationer om vigtige hændelser og opgaver. Det sikrer, at du altid er opdateret på nødvendige handlinger.
Når du åbner appen, ser du et dashboard med ikke indsendte udlægsrapporter og udlæg. Du kan nemt få adgang til, og behandle rapporterne via sektionen for udlægsrapporter.
Under “Udlægsrapporter” finder du både indsendte og ubehandlede rapporter.
Opret et nyt udlæg eller en ny rapport ved at klikke på plus-ikonet i bundmenuen.
Funktioner i browseren
Hvis du foretrækker at bruge en computer, kan du også administrere dine udgifter via en browser. Gå til Azets Expense eller via portalen Azets Cozone og log ind med din brugerkonto. Her kan du oprette nye rejseafregninger og udgifter samt administrere rapporter.
Du logger ind i privat tilstand. Hvis du har administratorrettigheder, kan du skifte mellem roller ved at klikke på “Privat tilstand” øverst i vinduet og vælge den ønskede rolle.
Menuen til venstre (under dit profilbillede) vil altid være synlig i privat tilstand. Herfra kan du navigere mellem de forskellige funktioner på din konto.
Azets Expense
Hvordan tilføjer jeg et udlæg?
For at sende udlægget til virksomheden med henblik på refusion, skal du tilføje det til en udgiftsrapport og indsende rapporten.
Nedenfor finder du en trinvis vejledning.
Udlæg i appen
- Tryk på plus-knappen nederst på skærmen.
- Vælg “Nyt udlæg”. Denne funktion kan vise forskellige valgmuligheder afhængigt af virksomhedens indstillinger.
- Tag et billede af kvitteringen (kameraet åbnes automatisk).
- Udfyld de relevante felter, og kontroller, at Kategori, Købsdato, Beløb, Moms og Valuta er korrekte (felterne udfyldes automatisk, når kvitteringen er scannet). Bemærk, at synlige felter kan variere afhængigt af organisationens indstillinger.
- Gem – og du er færdig!
Hvordan registrerer jeg en kørselsgodtgørelse?
For at registrere en kørselsgodtgørelse, skal du trykke på plus-knappen og vælge “Ny kørselsgodtgørelse”. Når du er færdig, tilføjer du kørslen til en udgiftsrapport og sender den ind til refusion.
- Tryk på plus-knappen nederst på skærmen.
- Vælg “Ny kørselsgodtgørelse”.
- Udfyld de relevante felter. Når du indtaster startadressen (oprindelse) og destinationen for turen (rejsemål), vises et kort med den hurtigste rute og det beregnede antal kilometer (eller mil, hvis relevant). Vælg “Tur/retur”, hvis du kørte samme vej tilbage.
- Tryk på gem-ikonet øverst til højre – og du er færdig!
Hvordan registrerer jeg rejsegodtgørelse?
Hvordan sender jeg mine udlæg?
Når du har tilføjet ét eller flere udlæg og ønsker at få dem refunderet, skal du oprette en udlægsrapport – hvis det ikke allerede blev gjort, da du registrerede udlæggene. Du kan inkludere så mange udlæg, kørselsgodtgørelser og rejsegodtgørelser, du vil, i én rapport. Når rapporten er klar til indsendelse, kan du tilføje en kommentar og forhåndsvise rapporten. Når udlægsrapporten er sendt, sendes den til godkendelse.
Det er muligt at oprette og indsende udlægsrapporten både i mobilappen og i browseren. Se trin-for-trin-guiden nedenfor: