Farvel til papirarbejde
Rejseafregning med zExpense
Farvel til papirarbejde
zExpense er løsningen til virksomheder, der ønsker effektiv håndtering af udlæg og rejseafregning. Systemet automatiserer hele processen fra kvittering til bogføring og eliminerer besværet med manuelle opgaver og forsvundne bilag. Med vores brugervenlige app kan medarbejdere nemt registrere udlæg på farten, mens ledere godkender med få klik.
Altid tilgængelig mobil-app
Tag billeder af kvitteringer, registrer kørsel og indsend udlæg direkte fra din smartphone.
Automatisk GPS-registrering
Spor kørselsruter præcist med GPS og få automatisk beregnet kørselsgodtgørelse efter gældende satser.
Integreret med økonomisystem
Få data overført direkte til jeres økonomisystem og undgå dobbeltarbejde med manuel indtastning.
Digital godkendelsesproces
Ledergodkendelse sker med få klik, og automatiske påmindelser sikrer hurtig behandling.
zExpense - Den bedste løsning til udlægshåndtering og rejseafregning
zExpense er en intuitiv rejseafregningsløsning, der imødekommer behovet hos både medarbejderen, der har lavet et udlæg, lederen, som skal godkende og bogholderen, som skal bogføre. Løsningen understøtter dermed det komplette flow i forbindelse med rejseafregning - lige fra processen starter hos medarbejderen, og indtil den ender i bogholderiet.
Når en medarbejder har foretaget et udlæg, klares det hurtigt og enkelt i dennes rejseafregning app. Medarbejderen tager et billede af kvitteringen, vælger en kategori (hotel, transport, fortæring m.m.) og sender herefter afregningen til godkendelse. Når leder har godkendt, er afregningen klar til bogføring.
Afhængigt af, hvad I foretrækker i virksomheden, refunderes udlægget til medarbejderen via lønnen, bankoverførsel, kreditormodul i økonomisystem, NemKonto eller kontant.
Hver nat indlæses transaktioner fra firmakreditkortet til zExpense og får automatisk tildelt en kategori (hotel, transport, fortæring m.m.). Købene dokumenteres i zExpense app'en med et billede af kvitteringen, afregningen kan sendes til godkendelse og er efterfølgende klar til bogføring.
Transaktioner fra BroBizz, benzinkort og telefonregninger kan ligeledes indlæses i zExpense og behandles efter samme proces som kreditkorttransaktioner.
Arbejder I på tværs af grænser, vil der skulle foretages valutaomregning ifm. rejseafregning. I zExpense sker valutaomregninger med den kurs, som kreditkortselskabet har anvendt på købstidspunktet. På den måde vil beløbene i zExpense altid være identiske med fakturaen på kreditkortet.
Har I medarbejdere, der kører i egen bil og skal have kørselsgodtgørelse, så er det via GPS muligt at spore den præcise rute. På den måde undgår medarbejderen at skulle holde styr på til- og fra-adresser. Medarbejderen kan også vælge at bruge en enkel GPS-styret start/stop-funktion i app'en og på den måde registrere sin start- og slutdestination.
Ved brug af start/stop-funktionen i zExpense rejseafregning app, kan medarbejderen også oprette en returrute og/eller vælge at fortsætte ruten, hvis der køres til flere adresser på samme dag.
Afstande beregnes via Google Maps, hvorefter kørselsgodtgørelsen kan sendes til godkendelse og er klar til udbetaling.
I medarbejderens rejseafregning app kan denne indtaste destination, start- og slutdato for rejsen. Diæter udregnes iht. statens sats, som altid er opdateret i zExpense. Får medarbejderen betalte måltider på rejsen, kan beløbet for diæter automatisk blive reduceret tilsvarende.
Hvis I i virksomheden betaler 25% rejsegodtgørelse til småfornødenheder, håndteres dette også nemt i denne rejseafregningsløsning.
Hvis ønsket, er det muligt at indberette medarbejderens diæter direkte til SKAT. Indberetningsgrundlaget eksporteres fra zExpense og indberettes direkte til eIndkomst i TastSelv Erhverv.
Funktionen Straksafregning bruges, når medarbejderen har et enkelt udlæg. Her tages et billede af kvitteringen og vælges en kategori for købet, hvorefter bilaget indsendes med det samme
I tilfælde af en enkelt kørsels- eller diætpost kan Straksafregning selvfølgelig også anvendes.
Med zExpense som rejseafregningsløsning er det ligeså nemt for lederen at godkende et udlæg, som det er for medarbejderen at oprette et. Som godkender vil man på sin rejseafregning app kunne se et lille tal, der angiver om og hvor mange afregninger, der afventer en godkendelse.
Godkender vil i app'en kunne se de oplysninger + bilag, som medarbejderen har angivet for et et udlæg. Kan en udgiftspost ikke godkendes, afvises afregningen, hvorefter medarbejderen justerer fejlen og sender på ny.
For at gøre det endnu nemmere at håndtere digitale bilag og kvitteringer, er zExpense integreret med Storebox.
Storebox har aftale med flere end 7.500 butikker om levering af digitale kvitteringer. Ved brug af udvalgte firmakreditkort, ryger bilaget direkte ind i zExpense. Herefter tager det medarbejderen to tryk og ca. 5 sekunder at få bilaget registreret og afleveret.
Enklere bliver det ikke!
Har du har en rejsekonto, fordi du bestiller rejser og/eller hotelophold via et rejsebureau, så giver det selvfølgelig mening at få transaktionerne ind i din rejseafregningsløsning. Her bliver transaktionerne (f.eks. køb af flybilletter) automatisk fordelt ud på de rigtige medarbejdere.
Denne funktion gør det muligt at angive alle relevante transaktioner for en given rejse på én afregning, hvilket skaber et fuldt overblik over udgifter for rejsen.
Rejsebureauet sender e-Ticket/faktura for den rejsende medarbejder direkte ind på medarbejderens oversigt over udgiftsposter i zExpense.
Moms
I zExpense kan der, afhængig af udgiftskategorien, arbejdes med forskellige momsregler og -satser. Du kan definere momssatser ud fra land og hvilken type omkostning, der er tale om.
Momsrefusion af udenlandske bilag
At søge momsrefusion af udenlandske bilag kan være en tung og tidskrævende proces. Ved at bruge zExpense til håndtering af udlæg, slipper du dog for at skulle scanne bilag ind i forbindelse med ansøgning, da alle bilag nu ligger elektronisk i zExpense. Du kan nemt trække alle bilag ud i en given valuta til brug for refusion af udenlandsk moms.
Som dansk momsregistreret virksomhed har du mulighed for at få tilbagebetalt moms, der er betalt i EU og som vedrører din virksomheds momspligtige aktiviteter – og det gælder også rejseudgifter som f.eks. fortæring, hotel og billeje.
Godkendelse
I zExpense bliver der opsat et godkendelsesflow for rejseafregning, der afspejler det flow, I har i virksomheden. En afregning fra en given medarbejder sendes til godkendelse hos f.eks. den pågældendes teamleder, manager, projektleder osv.
Hvis en afregning har med et bestemt projekt eller en bestemt sag at gøre, så kan godkender identificeres ud fra f.eks. projektnr./sagsnr. på afregningen, eller i henhold til fastsatte beløbsgrænser.
Har I allerede defineret et godkendelsesflow i et andet system, så kan dette nemt importeres i zExpense og skal dermed ikke vedligeholdes flere steder.
Rykkerfunktion
Det er muligt at opsætte automatiske rykkere i zExpense, hvis f.eks. afregninger skal godkendes inden for en given tidsfrist. Hvis en tidsfrist overskrides, vil medarbejderen modtage en rykker i indbakken og i sin rejseafregning app.
Afhængigt af, hvilken type information, I har brug for, kan I definere og trække forskellige rapporter fra zExpense. Der kan f.eks. trækkes en rapport for hvilke medarbejder(e), der i en bestemt periode, har haft bestemte typer af udgifter/udlæg.
Rapporterne over jeres rejseafregning kan vises grafisk, eller overføres direkte til Excel.
Har I flere selskaber – evt. datterselskaber i udlandet – kan der i zExpense oprettes en struktur, der gør det muligt at arbejde med rejseafregning på tværs af selskaberne og udarbejde konsolidering til et koncernregnskab.
Hvis I ønsker transaktionerne bogført i flere juridiske selskaber, kan der laves en integration direkte til de enkelte selskabers økonomisystem.
Prisen for zExpense udregnes pr. bruger plus et månedligt opdateringsabonnement (DKK 500,-) pr. CVR-nummer.
Antal brugere 0-10 11-25 26-50 51-100 101-200 201-400 401-500 | Pris / bruger / måned, DKK 89 kr. 79 kr. 69 kr. 59 kr. 49 kr. 39 kr. 29 kr. |
Når du har indgået en aftale med os om rejseafregning med zExpense, vil du blive opkrævet et opstartsgebyr. Gebyret er som angivet herunder:
Antal brugere 1-20 21-50 51-75 76-125 | Opstartgebyr, DKK 9.000 kr. 14.500 kr. 19.500 kr. 24.500 kr. |
Vil du have en enkel rejseafregningsløsning?
zExpense er et rejseafregningssystem der er udviklet ud fra den målsætning, at håndteringen af udlæg og rejseafregninger skal være så enkel, lige til og automatiseret som muligt. Og det synes vi i al beskedenhed er lykkedes temmelig godt!
Rejseafregning uden papirarbejde og forsvundne bilag
Med zExpense som rejseafregningssystem kan du vinke farvel til forsvundne bilag og trættende, manuelt arbejde. Hele forløbet, fra udlæg til godkendelse og bogføring, er en smidig automatiseret proces, der i hvert led styres og skubbes fremad af få klik.
Et rejseafregningssystem med et utal af mulige integrationer
For at en digital løsning bliver rigtig smart, må den tale sammen med dine øvrige systemer og løsninger. Og netop derfor er listen med mulige integrationer til zExpense allerede rigtig lang, og den udvides hele tiden. zExpense som rejseafregningsløsning kan integreres med langt de fleste økonomi- og lønsystemer og herudover en lang række banker og kreditkort.
En sikker og mobil rejseafregningsløsning i skyen
Med zExpense er det dig der bestemmer, hvornår og hvor dine rejseafregninger skal håndteres. Om det er på kontoret ved PC'en, i toget eller sofaen via din rejseafregning app på mobilen eller tabletten gør ingen forskel. Alle de smarte fordele og funktioner følger med - uanset platform - og du er til enhver tid garanteret en sikker, enkel og optimeret proces.
Få en kort video-demo af udvalgte funktioner i zExpense rejseafregningssystem
Start i dag
Få en demo af zExpense og oplev hvor nemt det kan være at håndtere rejseafregning. Vi hjælper med opsætning, så I hurtigt kommer i gang med en skræddersyet løsning til jeres virksomhed.