For at give dig en bedre oplevelse, bruger vi cookies til at gemme informationer om dit besøg. Læs mere her om vores brug af cookies, herunder hvordan du fravælger brugen af cookies.

Rekruttering: Vær effektiv, tiltræk de rigtige og overhold GDPR

Rekruttering kan være svært og koste mange penge. Især i disse år, hvor der er mangel på arbejdskraft. Her er gode råd til rekrutteringsprocessen.

 
 
 

Læs mere om vores HR-ydelser  Bliv ringet op

Rekruttering: Bedre resultater, bedre produktivitet, positive oplevelser 

Dansk erhvervsliv er på vej ind i en højkonjunktur, men manglen på arbejdskraft sætter en stopper for væksten i mange virksomheder. Ifølge Danmarks Statistik har manglen på kvalificeret arbejdskraft været stigende i de fleste brancher de seneste år. Samtidig forudser flere professorer, medier og politiske partier flaskehalse og væksthæmmere på det danske arbejdsmarked.

Kampen om talenterne og kvalificerede ressourcer er derfor i gang. Og virksomhederne skal arbejde ekstra hårdt – og investere væsentlig flere penge - for at tiltrække og fastholde de rigtige profiler i de kommende år.


Match op med den rigtige kandidat

Noget, der er værre end at mangle ressourcer, er at ansætte den forkerte til jobbet – og det kan koste både tid og penge – i nogle tilfælde endda i kritisk grad.

Officielle beregninger viser, at den tid, der alt i alt bruges af alle involverede i en rekrutteringsproces, koster 1% af månedslønnen pr. time. Det er de omkostninger, der løber på ved rekrutteringen af den rigtige, men i tilfælde af en fejlrekruttering er omkostningerne betydeligt højere. Ifølge rekrutteringsvirksomheden Randstad koster en fejlrekruttering mere end 500.000 kroner.

”Det er vigtigt at finde den rigtige kandidat til stillingen. Lige så afgørende er indkøringsperioden og virksomhedens kultur. Hvis matchet mellem den nye medarbejders værdier og arbejdsmentalitet og virksomhedens kultur ikke er godt, så går der ikke lang tid, før næste fase er en opsigelse eller afskedigelse.”

Sådan siger HR-konsulent i Azets Susan Havning, der har 15 års praktisk erfaring inden for HR, heraf 7 år som HR Manager.

Men hvordan sikrer man sig som indehaver eller leder i en virksomhed, at man har kvalificeret arbejdskraft til fremtidens opgaver? Hvad skal man være særligt opmærksom på, når man rekrutterer kandidater til virksomheden? Og hvordan gør man rekrutteringsprocessen lettere og mere overskuelig for både ansøgere og HR-afdelingen?

Svaret på disse spørgsmål varierer naturligvis i forhold til branche og funktioner. Nedenfor giver vi inspiration til den optimale rekrutteringsproces, samt hvad man især bør være opmærksom på. Herunder vil vi også komme ind på, hvordan et HR-system med dets systematiske og analytiske tilgang kan være en hjælpende hånd til fastholdelse.


Afstem kravene til den rigtige profil

Det mest væsentlige i en rekrutteringsproces er faktisk det, der ligger inden, processen rigtigt går i gang. For at ansætte den helt rigtige i en given stilling, er det nemlig vigtigt med en fuldstændig afklaring af, hvilke kompetencer stillingen kræver. Dette kan virke åbenlyst, men ikke desto mindre sker det, at man ikke er helt bevidst og konkret omkring kompetencebehovet.

Derved risikerer man at ansætte med hjertet frem for hjernen – hvilket i værste fald kan resultere i, at man bliver nødt til at rekruttere endnu en medarbejder med de kompetencer, der mangler.


Brug tid på et nøjagtigt jobopslag – og stillingsbeskrivelser

I naturlig forlængelse af ovenstående følger den udførlige stillingbetegnelse, der sætter fokus på, hvilke kompetencer den givne stillings opgaver kræver.

Vi har alle sammen prøvet at skulle fortælle, hvad vi arbejder med – og det er ikke altid helt nemt at gøre konkret. Det samme er tilfældet med stillingsbeskrivelser. En forståelig stillingsbeskrivelse er derfor vigtig.

”I takt med at samfundet ændrer sig, og med den teknologiske udvikling in mente, vil jeg anbefale, at man løbende opdaterer alle virksomhedens stillingsbeskrivelser. Ud over at gøre fremtidig rekruttering nemmere, så giver det også ledelsen et brugbart overblik.”

Ovenstående overblik er en fordel, når selve stillingsopslaget skrives. Her er det en fordel at fokusere på rammerne og kerneopgaverne samt de forventede resultater – både kort- og langsigtet.

Vær samtidig præcis og inddrag kun de kompetencer, der er relevante for stillingen. Et nøjagtigt jobopslag gør det nemmere at udvælge kandidater til samtale.

Husk også her, at opslaget ikke kun er til rekruttering, men også til branding af virksomheden.

”Det er derfor vigtigt både at fremhæve det interessante ved stillingen, samtidig med at virksomheden præsenteres som en arbejdsplads, man gerne vil være en del af.”

Dette er især vigtigt, når man rekrutterer i en periode med lav arbejdsløshed.


Udelad flosklerne

Men drop flosklerne! Medarbejderen skal være en teamplayer og kunne arbejde selvstændigt, og derudover skal han/hun kunne håndtere at have flere bolde i luften, være fokuseret - og håndtere at arbejde med deadlines.

Ovenstående er ud over at være modsigende også meget ukonkret. Man risikerer at mudre stillingsopslaget til, så de væsentlige kompetencekrav forsvinder i mængden af floskler.

”De fleste kandidater er i stand til at se floskler på lang afstand. Det giver en lavere troværdighed. Derfor er det vigtigt at matche kompetencekravene med stillingens konkrete opgaver.”


Læs mere om vores HR-ydelser  Bliv ringet op


Professionalisér rekrutteringen

Med stillingsopslaget på plads følger næste fase af rekrutteringsprocessen. Her er det vigtigste, at alle kandidater føler, at processen er både professionel og overskuelig.

En lille detalje som en hurtig kvittering på modtaget ansøgning er vigtig for, at kandidaten føler, at den ansøgning, som vedkommende har brugt tid på at udforme, bliver taget seriøst. Det er også her, førstehåndsindtrykket af virksomheden som professionel arbejdsplads bliver bibeholdt.

En stor hjælp til en systematisering af rekrutteringsprocessen er et rekrutteringssystem, der hjælper med at strømline arbejdsgangene. Systemet kan blandt andet screene ansøgningerne, sende ensartede svarmails, rate kandidaterne ud fra givne parametre, gemme interessante kandidater til mulige fremtidige stillinger og håndtere persondata i henhold til persondatareglerne.

Et moderne rekrutteringssystem er derfor en god hjælp til virksomheder, der jævnligt opslår stillinger, men faktisk også til virksomheder, der oplever at modtage uopfordrede ansøgninger.

 

Husk kulturen og de bløde værdier

Med ansøgningerne i hus følger selve jobsamtalen. Ved at afholde samtaler med kandidater, der har de faglige kompetencer på plads, er der rum til at fokusere på de mere ’bløde’ personlige kompetencer. Og her kommer virksomhedens og den eksisterende personalegruppes kultur på banen.

De bløde værdier kan være svære at sætte ord på. Ikke desto mindre viser undersøgelser, at bløde værdier oftest ligger til grund for opsigelser både fra virksomhedens og medarbejderens side. Derfor bør disse værdier tillægges en væsentlig værdi til selve samtalen.

Samtidig er de personlige værdier i en ny medarbejder også en god måde at forme virksomhedens fremtidige kultur. Der skal dog være en balance.

”Hvis kandidaten stikker alt for langt ud i forhold til de eksisterende kolleger, kan man nemlig risikere, at den nye medarbejder stigmatiseres.”

I så fald kan det få den modsatte effekt, nemlig at den eksisterende personalegruppe holder fast i ’det der er’ i stedet for at se ’det der kan blive’.

 

Rekruttering og GDPR

Den nye persondataforordning/GDPR trådte i kraft den 25. maj 2018 og er nu en realitet. Som virksomhedsleder og arbejdsgiver – uanset størrelse - har du pligt til at beskytte personoplysninger – både på dine kunder (hvis der er tale om fysiske personer), medarbejdere og ansøgere til virksomheden. Det er nemlig virksomhedens ansvar at holde styr på, hvilke personoplysninger den ligger inde med, og hvordan disse sikres og anvendes.

I dag kan man derfor ikke sige rekruttering uden også at sige persondataregler. Indsigt i persondatareglerne er specielt vigtigt i forbindelse med rekrutteringsprocessen, da flere følsomme personoplysninger udveksles.

Kaare Danielsen, direktør i Jobindex, møder mange virksomheder, der nu er berørt af GDPR i forbindelse med rekruttering:

"Jobansøgninger er et rigtig godt eksempel. Man kan ikke rigtig længere modtage jobansøgninger via mail, fordi hvis man gør det, så har man ikke styr på persondata. Fordi så sender man en ansøgning videre til en kollega, der måske printer den ud og lægger den på sit skrivebord. Og så har man ikke længere styr på sine persondata – og det skal man have ifølge den nye persondataforordning."

Kilde: dr.dk

 

Det betyder de nye databeskyttelsesregler for rekrutteringsprocessen

Hvilke spørgsmål er tilladt i dine jobopslag? Og hvilke data må du indsamle fra potentielle kandidater, når den nye persondataforordning træder i kraft?

”Kort og godt er der ikke stor forskel på, hvilke og hvordan du skal håndtere data nu og efter persondataforordningen. Den største forskel ligger i dokumentationen af data og processer. Derfor er det vigtigt, at rekrutteringspersonalet er kritiske over for de data, som de indsamler om ansøgerne.”

Det fortæller Head of HR Legal i Azets Lisbeth Lindorff Riis, der sidder med rådgivning inden for arbejds- og ansættelsesret samt persondata.

 

Gennemgå jobopslag og ansøgningsformularer ud fra følgende:

  • Er alle spørgsmål relevante og nødvendige for at finde den rigtige kandidat?
  • Hvilke følsomme oplysninger indhentes?
  • Hvor mange brugere har adgang til disse data?
  • Er vurderingen af ovenstående tre spørgsmål dokumenteret?

Mange har en opfattelse af, at kun følsomme oplysninger er omfattet af persondatareglerne, men det er ikke rigtigt. Reglerne omhandler alle former for personoplysninger, også ikke-følsomme oplysninger som navn, adresse, telefonnummer, kontonummer osv. Overflødige spørgsmål i din ansøgningsformular såsom adresse i stedet for postnummer er et eksempel på et spørgsmål, der ofte ikke er nødvendig for den samlede vurdering af kandidaten.

Det er samtidig vigtigt at få styr på persondatastrømmene i virksomheden i forbindelse med rekrutteringsprocessen. Hvis ikke, I bruger et rekrutteringssystem, skal I derfor kortlægge al den persondata, der strømmer ud og ind af virksomheden. Det gælder også opbevaring af data, samt hvem der har adgang til det.

”En markant forskel i den nye persondataforordning i forhold til rekrutteringsprocessen er dokumentationen. Det er ikke nok at være kritisk over for de data og spørgsmål, som indsamles om ansøgerne. Du skal kunne dokumentere, at du har forholdt dig kritisk til dem.”

Rent praktisk er det derfor vigtigt med en håndbog med nedskrevne retningslinjer, som du kan vise, hvis datatilsynet finder det nødvendigt.

 

Retten til indsigt og retten til at blive glemt

Ifølge GDPR har alle ret til at få indsigt i sine egne data. Det betyder, at en medarbejder når som helst kan kræve at se alle de informationer, man som virksomhed har indsamlet og gemt. Hermed begynder mange virksomheder for alvor at mærke behovet for at skifte arkivskabe og –skuffer ud med rekrutteringssystemer og HR-systemer, som kan systematisere og opbevare data.

En af nyskabelserne i den nye databeskyttelseslov er retten til at blive glemt. Det betyder i praksis, at vi alle sammen har ret til at kræve, at vores data slettes/kasseres, når de ikke længere er relevante. F.eks. giver det i de fleste tilfælde ikke mening at beholde indsamlede data på en medarbejder, der er stoppet, eller en ansøger, som ikke blev ansat. Denne ret til at blive glemt er nemmere at imødekomme med et HR-system eller rekrutteringssystem, som systematiserer data.

I forbindelse med rekruttering anbefaler Datatilsynet, at data maksimalt gemmes i seks måneder. Herefter bør data slettes, hvis ikke man har en velbegrundet årsag til fortsat at gemme dem. Med et rekrutteringssystem vil man automatisk modtage en notifikation, når data på en person har ligget i systemet i seks måneder. Så har man mulighed for at slette disse data, eller tage stilling til, om de stadig skal gemmes.

 

Er jeres virksomhed compliant?

For at afklare compliance i forbindelse med persondatareglerne, skal I have undersøgt lovligheden af de persondata, I som virksomhed behandler vedrørende f.eks. jeres medarbejdere og kunder. Denne proces vil samtidig synliggøre, hvilke tiltag der skal til, for at I efterlever de nye krav i persondataforordningen.

Azets’ HR-juridiske eksperter kan assistere jer med at afklare, hvorvidt jeres virksomhed er compliant, og hvad der skal til for, at den bliver det. Læs mere om Azets' compliance-review.

 

Eller ring 44 51 81 80

Åbningstider:

Mandag - fredag kl 8.30 - 16.30

Lad Azets varetage rekrutteringsprocessen

Azets udfører rekrutteringer til alle funktioner inden for økonomi, regnskab, løn og HR. Vores indsigt i markedet og store netværk medfører, at vi kan tiltrække og udvælge den rigtige medarbejder til den konkrete stilling.

Rekruttering kan være en vanskelig og ikke mindst ressourcekrævende proces. Vi har mange års erfaring og adgang til de rette værktøjer. På den måde kan vi effektivisere jeres rekrutteringsproces og finde den helt rigtige medarbejder. Få hjælp til rekruttering

Fremtidens arbejdskraft

Fremtidens arbejdskraft

Hvem er de, og hvordan holder I på dem?

Netop nu indtager de unge, der aldrig har oplevet en verden uden digitale medier, de danske arbejdspladser. De kommer med et andet mindset og har andre
forventninger og krav til deres arbejdsplads end tidligere generationer. Det kræver hurtig omstilling til fremtiden – der er begyndt!

Hent guide

Ønsker du mere info?

Udfyld venligst formularen til højre, og så kontakter vi dig hurtigst muligt. Du er også altid velkommen til at kontakte os på:

Tlf. 44 51 81 80

 

Kontakt mig venligst

Ja, jeg ønsker, at Azets sender nyhedsbreve, information om services og invitationer til events

Jeg er informeret om, at jeg kan læse om, hvordan Azets håndterer mine persondata her. Jeg er klar over, at jeg kan ændre mine tilmeldinger eller afmelde mig fra al e-mail kommunikation

  • Azets
  • HR