Strategisk samarbejde optimerer processerne hos eBay

Siden 2011 har Azets samarbejdet med eBay Classifieds Scandinavia ApS, der bl.a. driver Den Blå Avis/DBA, Bilbasen og Bilinfo. Azets håndterer debitorstyringen for eBays danske forretning, som sparer både tid og penge for den internationale gigant.

Amerikanske eBay er verdens største udbyder af internet auktioner. I 2008 købte koncernen Den Blå Avis A/S og Bil Markedet ApS. Siden er den trykte udgave af Den Blå Avis stoppet, men via nettet handles der dagligt for tusinde af kroner på DBA.dk, Bilbasen.dk og de øvrige sites. Og de mange penge skal der både effektive IT-systemer og dygtige mennesker til at holde styr på.

- I forbindelse med opkøbet og den efterfølgende fusion blev der gennemført en række effektiviseringstiltag. En af de strategiske beslutninger var at indgå et samarbejde med en ekstern aktør, der kunne forestå debitorstyringen og blandt andet screene kundehenvendelser for spørgsmål og indsigelser, fortæller Financial Controller i eBay, Bolette Elkjær.

Værdifuld optimering af processer
Ud over debitorstyring skulle den eksterne økonomipartner varetage dialogen med det eksterne inkassofirma og løbende afrapportere til eBay, ligesom det danske selskab skulle serviceres med rådgivning om optimering af systemer og processer. En omfangsrig opgave, som ikke mange kan løfte på det danske marked. Azets blev valgt til opgaven.

Siden 2011 har Azets således sammen med eBay arbejdet tæt sammen for at optimere processen med fakturering og rykning på en måde, der skaber mest værdi for eBays danske forretning.

- Azets fungerer som vores call-center og forestår besvarelse af langt de fleste af de spørgsmål, vores kunder måtte have til fakturaer og opgørelser. Ved at screene kaldene bliver vores konsulenter derfor kun præsenteret for kundehenvendelser, der er mere tidskrævende, fortæller Bolette Elkjær.

Proaktiv indsats sparer tid og penge
Screeningen sparer eBays salgskonsulenter for værdifuld tid, der kan bruges på kundebetjening og service. Herudover medbringer Azets' medarbejdere værdifuld viden fra andre brancher og kunder, der kan anvendes til optimering men også til direkte forøgelse af indtjeningen.

- Hvis Azets kan se, at der er mulighed for en bedre akkord med en kunde, så kommer de med konkrete forslag. De gennemgår også løbende og proaktivt vores interne processer med en tættekam for at se, om der er steder, vi kan forbedre resultaterne. Med Azets har vi derfor en samarbejdspartner, der skaber værdi i samarbejdet både for os i Danmark og for eBay internationalt, fortæller Bolette Elkjær.

ebay-case-reference

Azets udarbejder blandt andet nøgletal, der internationalt indgår i den benchmarking, der køres i forhold til finansielle data som udestående debitorer, antal kundekald, inddrivelsesprocenter m.v.

Fleksibilitet og skalerbarhed i samarbejdet
I Danmark har eBay kontorer i øst og vest og kørende medarbejdere over hele landet. eBays egne stabsmedarbejdere men også de eksterne samarbejdspartnere skal derfor kunne indgå i et fleksibelt samarbejde i hverdagen.

- Alle skal kunne agere effektivt og hjemmevant i en opgave, uanset om man sidder ryg mod ryg på samme kontor, eller man skal kommunikere via telefon og mail, siger Bolette Elkjær.

Hun kan indimellem savne lidt nærhed i samarbejdet, men mener til gengæld, at dette bliver opvejet af langt flere fordele:

- Azets kan stille med flere 100% køreklare medarbejdere, når der er behov. Vi kan lynhurtigt få tilført ressourcer, der ikke alene kender vores kunder, men som også har en bred viden fra lignende opgaver, understreger Bolette Elkjær.

Tålmodighed bryder grænser ned
Samarbejdet mellem Azets og eBay går igennem en procesansvarlig medarbejder hos henholdsvis eBay og Azets. Kemien mellem de to er vigtig for at få de to organisationers medarbejdere til at spille optimalt.

- Det er vigtigt at have en person internt, der er ansvarlig for samarbejdet og som kan være lynafleder, smiler Bolette Elkjær og tilføjer:

- De er ekstremt tålmodige mennesker hos Azets, der er gode til at forklare, hvorfor en opgave er håndteret på den eller den måde. Det er virkelig en værdifuld dyd i et samarbejde med en dynamisk virksomhed som vores.

Udfordring:

  • Effektivisering af arbejdsprocessen ved debitoropgaver efter opkøbet og den efterfølgende fusion af Den Blå Avis A/S og Bil Markedet ApS.

Løsning:

  • Outsourcing af debitorstyring, herunder fakturering, rykning, håndtering af kundeforespørgsler og samarbejdspartner mellem salgskonsulenter og kunderne

Resultat:

  • Sælgerne sparer tid og skal ikke håndtere simple kundehenvendelser

  • Ressourcer med bred viden og kendskab fra andre kunder, de ikke ville have, hvis det var in-house

  • Mere optimale forretningsgange og bedre resultater på akkord fx ved indgåelse af kundeforlig

  • Afrapportering med benchmarkings leveres til dansk hovedkontor i Aarhus og europæisk hovedkontor i Amsterdam

Har du lignende udfordringer

Læs mere om økonomioutsourcing

 bolette-ebay-case