Styrken ligger i fleksibiliteten

EWII får stor værdi af EPOS HR

 

EWII implementerede for fire år siden Epos HR og anvender aktivt systemet til at understøtte et omfattende HR-strategisk arbejde. EWII anvender både Epos HRs standardfunktioner og tilpasser kontinuerligt systemet til at understøtte flere HR-processer, blandt andet processer omkring kompetenceudvikling, performancevurdering og lønregulering.

Hos EWII er Epos HR bindeled internt i HR- og lønafdelingen og også bindeled til ledere og medarbejdere, som alle har adgang til egne medarbejdermapper. Koncernen bruger systemet til at automatisere og effektivisere processer og er langt i deres arbejde. Ambitionen er at understøtte alle forretningsområder og bidrage til at nå de forretningsmæssige mål.

Med 550 medarbejdere er EWII blandt Trekantområdets største private arbejdspladser. Hos mange af koncernens medarbejdere er der knyttet lovpligtige dokumentationskrav og certificeringer, der løbende skal fornyes. Virksomheden skal hele tiden kunne dokumentere, at medarbejdere har de rette kompetencer, og at de nødvendige recertificeringer har fundet sted. Det stiller krav til HR-systemet, som hos EWII håndterer denne viden og adviserer, når det er tid til for eksempel fornyelser.

Understøtter strategi og forretningsmæssige mål
HR-afdelingen i EWII består af ni medarbejdere med HR-direktør Marianne Quistgaard Iversen i spidsen. Hun fortæller om koncernens HR-arbejde: ”Helt overordnet skal HR bidrage til at understøtte virksomhedens strategi og gøre, at de forskellige forretningsområder hver kan lykkes med deres strategi og forretningsmæssige mål. Det gør vi både ved overordnede koncern HR-indsatser og HR-indsatser, der understøtter det enkelte forretningsområde specifikt. Noget af det, vi arbejder med på koncernniveau er, at vi gerne vil være en attraktiv arbejdsplads, som både kan fastholde og tiltrække de dygtige hoveder, vi skal have for at lykkes. Det kræver rigtig mange kompetencer at indfri målene i vores strategi”.

Valg af nyt HR-system
EWII valgte i 2013 at investere i et nyt HR-system. De kom fra en situation, hvor deres HR-informationer var fordelt i forskellige systemer. Selskabet manglede én samlet løsning. HR-modulet i deres netop implementerede ERP-system kunne ikke dække deres behov, så valget faldt på Epos HR.

Marianne Quistgaard Iversen fortæller: ”Vi lavede en kravspecifikation. Helt elementært ville vi have et system, hvor vi kunne digitalisere alle personaledokumenter, så de var let tilgængelige for dem, der skulle bruge det. Det var vigtigt at både HR, ledere og medarbejdere kunne få adgang til relevante data”.

Endnu et vigtigt kriterie var, at systemet kunne håndtere selskabets HR-processer og rumme den rigtige viden om medarbejderne.

Marianne Quistgaard Iversen ønskede også at tage mere systematisk fat om måden, de arbejder med stillingsbeskrivelser, kompetencebeskrivelser og administration. Hun fortæller: ”Et langt stykke hen ad vejen understøtter Epos HR vores HR-arbejde ved, at det er bygget op af moduler. Vi har hele stamdatadelen, hvor vi har adgang til at åbne et digitalt medarbejderarkiv og øvrige stamdata for medarbejderne. Derudover er der Kompetencemodulet med stillingsbeskriver og kompetencer for hver medarbejder og Kursusmodulet,
som administrerer alle vores kurser og certifikater”.

Tidligere blev nye medarbejdere ”født” i EWIIs lønsystem og derefter ført over i HR-systemet. Nu er det omvendt, så medarbejdere straks oprettes i Epos HR og derefter føres over i lønsystemet.

Fleksibilitet
Ifølge Marianne Quistgaard Iversen er styrken ved Epos HR fleksibiliteten. Hun uddyber: ”Vi kan modulere det, som vi vil. Hvor vi er nu, er den største styrke, at vi kan komme i tanke om ønsker til systemet, og at det så kan det lade sig gøre. Vi kan tænke os frem til en mulig løsning. Systemet rummer også en række rapport-og adviseringsmuligheder, som gør, at vi har kunnet sætte ’strøm’ til nogle ting, vi tidligere skulle styre manuelt. For eksempel adviseringer om fornyelser, fratrædelser, tiltrædelser mv.”

Kathrine Flink Hansen er HR-konsulent hos EWII og er superbruger af Epos HR. Hun tilføjer: ”Jeg synes, det er et meget intuitivt system. Det kan rigtig meget, og det er en stor fordel, at vi også selv kan bygge rigtig meget op i systemet”.

Lønreguleringsproces køres via Epos HR
Et eksempel på systemets fleksibilitet er, da EWII for nyligt fik den idé, at de kunne køre deres lønreguleringsproces i Epos HR. Virksomheden fandt, at processen hidtil havde været manuel. Systemet er ikke predesignet til det, men fordi EWII er så langt nede i Epos HR, fandt de en løsning.

Marianne Quistgaard Iversen fortæller om tilblivelsen: ”Vi tænkte, at lønreguleringsprocessen måtte kunne styres bedre. At vi kunne bruge det, at vi allerede havde interface ud til lederne og medarbejderne. Vi fik sat de rigtige
felter ind, og så kunne det lade sig gøre. Når vi får en idé som den, kræver det selvfølgelig, at vi har indgående viden om systemet. Når nu vi har det, er det super, at vi selv kan modulere det med så gode resultater”.

I praksis er det normalt kun Marianne Quistgaard Iversen og hendes kollegaer i HR, der kan redigere i Epos HR, mens ledere og medarbejdere kun har adgang til at se udvalgte, relevante datagrupper. Men ved særlige lejligheder kan
der åbnes op for, at andre kan redigere i data. Også her er systemet fleksibelt. Marianne Quistgaard forklarer: ”Standard er, at ledere og medarbejder ikke kan redigere, men kun se oplysninger. Men i forbindelse med for eksempel lønregulering, kan HR låse op for nogle bestemte felter, som lederne kan rette i, inden de låses fast igen efter en bestemt frist”.

Efter forløbet kan der fra systemet trækkes data ud om, i dette tilfælde, lønreguleringen, som indlæses i lønsystemet.

Performancevurdering i Epos HR
På hver medarbejder hos EWII er der tilknyttet en stilling, og til hver stilling er knyttet faglige og personlige kompetencekrav.

Én gang om året laver lederne kompetencevurderinger ud fra  kompetencekravene på de enkelte medarbejdere. Lederne går ind og vurderer medarbejderne på de forskellige parametre, hvilket alt sammen registreres i Epos HR. ”Når man bliver god til det, giver det en nyttig og konkret feedback til den enkelte medarbejder, så de ved, hvor de gør det godt, og hvor de skal arbejde med forbedringer”, forklarer Marianne Quistgaard Iversen.

Naturlig del af hverdagen
Til spørgsmålet om, hvordan ledere og medarbejder har taget imod systemet, svarer Marianne Quistgaard Iversen: ”Lederne er positive over for systemet. og de bruger aktivt analyseværktøjet. Det er blevet indarbejdet som en naturlig del af hverdagen og er et anerkendt redskab. De kan nok ikke forestille sig, at det ikke er der”.

Også medarbejderne er positive. Til det fortæller Marianne Quistgaard Iversen:
”Det er mange data, der er registreret om dem, men det var der jo i forvejen. Nu er der bare mere systematik og åbenhed omkring det”.

Elektronisk medarbejdermappe:
Medarbejdermappen fungerer som en form for arkiv for medarbejderne, som derved undgår, at vigtige papirer bliver væk. I Epos HR kan de altid gå ind og finde deres kontrakt, kontrakttillæg, adresseoplysninger, løn, overenskomst,
referater af medarbejdersamtaler mv. ”Vi skriver ikke ting ud. Ved for eksempel kontrakttillæg fortæller vi bare medarbejderne, at det nu ligger i deres medarbejdermappe”, fortæller Marianne Quistgaard Iversen.

Kathrine Flink Hansen, HR-konsulent

”Jeg synes, det er rigtig godt, at man på møderne i Netværket Epos taler HR-emner med udgangspunkt i Epos HR ... Jeg får hver gang noget brugbart med hjem”.

Sparring med andre Epos-brugere
EWII er med i Erfagruppen Epos HR, som er en netværksgruppe bestående af brugere af Epos HR, faciliteret af Azets.

Det er HR-konsulent Kathrine Flink Hansen, der deltager på vegne af EWII. Om netværket siger hun: ”Jeg synes, det er rigtig godt, at man på møderne i Netværket Epos taler HR-emner med udgangspunkt i Epos HR, for eksempel performance management, big data osv. Jeg får hver gang noget brugbart med hjem fra sparringen med de andre medlemmer. Ikke nødvendigvis noget stort, der skal laves om, men mange små guldkorn. Det er vigtigt, at systemet er i centrum, og på den måde er netværket ikke som andre HR-erfagrupper. Jeg føler også, at jeg selv bliver brugt, for jeg bliver ind imellem kontaktet af de andre medlemmer, som vil spørge til vores måde at gøre tingene på, for eksempel lønreguleringsprocessen eller specialfaner i stamdata, hvordan vi har sat det op osv.”

Netværksmøderne giver også brugerne af Epos HR mulighed for at give input til den videre udvikling af systemet. Til det siger Kathrine Flink Hansen: ”Jeg føler, at jeg på møderne er med til at præge udviklingen af Epos”.

For Azets er netværksmøderne en vigtig og værdifuld kilde til den videre udvikling af Epos.

Marianne Quistgaard Iversen, HR-direktør, EWII

”Ved at bruge Epos HR flytter vi tiden fra noget, der er administrativt tungt og ikke så værdiskabende til, at vi kan bruge energien på værdiskabende indhold”

Energien bruges på værdiskabende aktiviteter 
En af grundtankerne bag Epos HR er, at det skal effektivisere og spare brugerne tid. ”Ved at bruge Epos HR flytter vi tiden fra noget, der er administrativt tungt og ikke så værdiskabende til, at vi kan bruge energien på værdiskabende indhold. Vi er ikke i mål og har fortsat brug for at automatisere flere processer, men vi er godt på vej på vores rejse”, slutter Marianne Quistgaard Iversen.

Fakta om kunden:

EWII Koncernen er en national energikoncern med internationale aktiviteter. Virksomheden tager aktivt del i udviklingen af fremtidens klimavenlige energiteknologier – herunder vindstrømproduktion, elkøretøjer og brændselsceller – og velfærdsteknologiske
løsninger.

EWII sælger energi og tilbyder energirådgivning og køleteknik. Derudover leverer EWII el, fjernvarme, fiberbredbånd og drikkevand.

EWII er en af Trekantområdets største private arbejdspladser med mere end 550 medarbejdere og omsætter for ca. 1,7 mia. kr. om året.

Selskabets HR- og lønafdeling består af ni medarbejdere med HR-direktør Marianne Quistgaard Iversen i spidsen.

Har du lignende udfordringer