Omkostningerne til en økonomiafdeling i verdensklasse skal højst udgøre 0,6 % af omsætningen, og hver lønmedarbejder skal gerne kunne håndtere ca. 800-1000 lønsedler om måneden alt efter kompleksitet. Er dette ikke tilfældet i jeres virksomhed, kan det være en god investering at tage et ekstra kig på arbejdsgangene. Ofte vil I opdage, at det er de små justeringer, der giver stor effekt. Det kræver nogle trin, men har I først taget dem, vil I opleve, at lønfunktionen også kan bidrage til en bedre bundlinje og mere tilfredse lønmedarbejdere.
Lønadministrationen er en klassisk stabsfunktion i virksomheden, der ikke i traditionel forstand genererer indtjening. Alligevel er det en forretningskritisk funktion – både for de medarbejdere, der forventer korrekt – og rettidig – løn og for virksomheden, der har behov for korrekt registrering af ferie, pension, sygefravær osv.
Lønadministrationen er den funktion, hvor tingene bare skal køre som perler på en snor. Hvis udbetalinger mangler eller der er forkerte tillæg, skaber det utilfredshed og mistillid fra medarbejderne. Måske derfor undlader mange virksomheder bevidst at gennemgå arbejdsgangene i lønadministrationen.
Sådan siger Senior manager Charlotte M. Petersen, der til daglig leder lønafdelingen i Azets, hvor 150+ lønkonsulenter assisterer virksomheder med lønadministration.
Ledelsen fokuserer typisk på at digitalisere, automatisere og strømline alle andre funktioner i virksomheden, men hvis lønfunktionen kører uden støj - er det så ikke godt nok? Det er muligt, men uanset hvor travlt en virksomhed måtte have i de enkelte funktioner, er der typisk forbedringspotentiale at hente og du kan faktisk optimere lønfunktionen med få trin.
Har I brug for ekstra øjne på lønadministrationen?
Trin 1: Beskriv arbejdsgangene
Første skridt er at få et overblik over, hvad der rent faktisk sker i lønafdelingen. Ved at udarbejde en præcis ”as-is”-procesbeskrivelse, kan I ofte afdække uhensigtsmæssigheder i arbejdsgangene. Sandsynligvis har hverken I eller lønmedarbejderne været klar over disse mulige forbedringspunkter.
Det skyldes typisk, at arbejdsgangene har været de samme i mange år. Ved at beskrive alle processer, bliver man nødt til at forholde sig til arbejdsgange, der for mange medarbejdere ’sidder på rygraden’ og derfor ikke altid bliver taget kritisk stilling til i hverdagen.
Eksempler på ting, I kan opdage i denne fase er dobbeltgodkendelser, manuelle indtastninger, ingen eller lav dataudveksling mellem systemer, flaskehalse blandt medarbejderne – typisk sidder en enkelt medarbejder som den eneste med vigtig viden og adgang til systemer.
Trin 2: Hold medarbejderne opdaterede
Som nævnt skal alle processer og arbejdsgange gerne køre snorlige i lønfunktionen for at undgå fejl, der kan give utilfredse medarbejdere og unødvendige omkostninger for virksomheden. Det kræver, at både viden, systemer og processer er opdateret.
Samfundet og lovgivningen ændrer sig konstant og vil løbende påvirke nogle af de bagvedliggende ting, som har betydning for lønarbejdet. ATP-satser, pensionsregler, skattelovgivning og fradragsmuligheder er eksempler på områder, hvor der løbende bliver truffet politiske beslutninger og sker ændringer i lovgivningen.
Internt i virksomheden og i branchen kan der også ske ændringer: Regulering af timesatser, nye overenskomster, opdaterede tidsregistreringssystemer, løn- og pensionsordninger samt mange andre områder. Alt dette skal der være 100% styr på i lønafdelingen, hvilket leder til næste trin.
Trin 3: Kompetenceudvikling
I mange virksomheder er lønafdelingen relativt isoleret fra de andre afdelinger, fordi der kun sidder en enkelt eller ganske få personer med dette vigtige område. Og det giver en udfordring i forhold til at holde de pågældende medarbejdere fagligt opdaterede.
Det er derfor en god idé at prioritere relevante kurser og efteruddannelse - både i forhold til opdatering af regler, lovgivning, men også i forhold til medarbejderens faglige udvikling. En supplerende mulighed er erfaringsnetværk, hvor lønmedarbejderen kan sparre med ligesindede.
Ud over at ny viden giver bedre kvalitet i det udførte arbejde kan kompetenceudvikling af medarbejderne også give en ekstra bonus til lønadministrationen i form af ny gejst og energi.
Trin 4: Udnyt de digitale muligheder
Stort set alle virksomheder – uanset størrelse – anvender i dag et online lønsystem. Men blot fordi systemet er online og opdateret, betyder det ikke, at det er optimalt.
Mange lønsystemer indeholder en lang række funktioner, der kan gøre livet lettere for lønmedarbejderne. Ofte er det dog de færreste, der har overblik over alle de smarte funktioner. Eksempelvis kan man måske allerede opsætte lønsystemet til at arbejde sammen med tidsregistreringssystemet, så de to systemer automatisk indberetter til hinanden. Et andet eksempel er kvalitetskontrollen, der i mange virksomheder ofte foregår gennem manuel gennemgang af alle udbetalinger. Mange lønsystemer kan imidlertid trække lister over afvigelser, så arbejdsgangen effektiviseres markant.
Udfordringen er her, at mange lønafdelinger består af ganske få medarbejdere, der ikke er specialister på IT-området. Det kan forståeligt give en berøringsangst, da der kun skal få forkerte klik til for at foretage graverende fejl i lønudbetalinger eller -beregninger. Ligesom muligheder, man ikke kender, naturligvis ikke kan udnyttes.
Trin 5: Få professionel hjælp
Er lønafdelingen ikke gearet til optimeringsopgaven, eller er det svært at finde de tidsmæssige ressourcer, kan det være en idé at opsøge ekstern rådgivning. På kort tid kan en lønbogholder få overblik over lønfunktionens forbedringspotentiale - set ud fra den måde, I gør tingene i dag. Det kan være konkrete forslag til ændring af arbejdsgange eller input til digitale opdateringer af eksisterende lønsystemer.
Få eksperthjælp til lønadministrationen
Azets er en af Nordens førende aktører inden for håndtering og optimering af løn-, HR og regnskabsfunktionen. Vi følger udviklingen tæt og har viden og erfaring fra tusindvis af virksomheder på tværs af brancher, størrelser og landegrænser. Har I behov for sparring omkring processerne ved lønadministration – eller måske ekstra hænder ved spidsbelastninger – kan vores professionelle lønkonsulenter hjælpe.
Vores erfarne specialister gennemgår de nuværende processer og systemopsætninger ud fra et objektivt perspektiv. Herigennem vil I ofte kunne opnå en optimering af de eksisterende arbejdsgange, uden at der nødvendigvis bliver behov for investeringer i nye systemer eller løsninger.
Hos Azets har vi kompetencerne til både at afdække og komme med forslag til, hvordan I kan optimere jeres lønadministration.
