For at give dig en bedre oplevelse, bruger vi cookies til at gemme informationer om dit besøg. Læs mere her om vores brug af cookies, herunder hvordan du fravælger brugen af cookies.

7 grunde til at lægge regnskabet hos en ekstern partner

Burde I outsource regnskabet, eller er pengene bedre brugt på en intern controller og bogholder? Der er fordele og ulemper ved begge modeller. Vi giver et overblik over faktorer, I bør tage med i beslutningsprocessen.
7 grunde til at lægge regnskabet hos en ekstern partner
 
 
 

Læs mere om vores regnskabsydelser  Bliv ringet op


7 grunde til at outsource regnskabsfunktionen

Digitalisering og automatisering er på få år gået fra at være nytænkning til at være en naturlig del af udviklingen på tværs af brancher og størrelser i dansk erhvervsliv. Alle forretningsområder i virksomhederne bliver berørt. Også regnskabsfunktionen, der er midt i en teknologisk revolution, som vil forandre arbejdsprocesser og forretningsgange i et omfang, der ikke er set længe.

”Automatisering, cloud-tjenester og digital teknologi er ikke længere noget, der inden for en årrække vil ændre løsninger og knowhow i regnskabsfunktionen – det sker lige nu! Og det betyder, at store dele af økonomiprocesserne bliver automatiserede.”

Sådan siger Senior Manager Tonni Nielsen fra Azets, der har mere end 20 års praktisk erfaring som revisor og manager i økonomifunktioner.

Automatisk bankafstemning og intelligent håndtering af leverandørfakturaer direkte fra din mailbox samt andre ”smart features” i regnskabsprogrammerne er der allerede. De nye teknologier og cloud-tjenester erstatter manuelle processer med selvbetjeningsløsninger eller selvlærende software, mens vi går fra fysiske til digitale bilag.

Samtidig øges fokus på branchekundskab og analyse af virksomhedens nøgletal. Big data og større indsigt i virksomhedens økonomistyring er vejen frem til bedre regnskabstal, bedre benchmark og bedre beslutninger.

 

Regnskabsfunktionen får en mere strategisk rolle

Den øgede anvendelse af cloud-baseret bogføring vil i kombination med big data-analyser og ”machine learning” – altså hvor f.eks. scanning og bogføring af bilag bliver mere og mere intelligent - give regnskabsfunktionen en enestående mulighed for at anvende virksomhedens nøgletal langt mere proaktivt og markedsorienteret end i dag.

”I takt med udviklingen og mulighederne vil ledelsen naturligt øge sine krav og forventninger til regnskabsfunktionen. Ledelsen vil f.eks. forvente en mere strategisk sparringpartner, der kan bidrage med analyser og indsigt, og ikke længere lade sig nøje med en operationel bilagsadministrator og taktisk controlling-funktion.”

Regnskabsfunktionen får dermed en mere central rolle i forhold til at fastholde og udbygge virksomhedens position end blot at administrere andre forretningsområders regnskabsmæssige transaktioner.

 

Benchmark mellem inhouse og outsourcing

Som ansvarlig for et område har du altid antennerne ude for forandringer og faktorer, der kan påvirke din virksomhed. For eksempel, hvis der er optræk til uro eller finansiel ustabilitet i virksomheden.

”Netop derfor er regnskabsfunktionen den funktion, hvor arbejdsgangene bare skal køre. Manglende fakturering eller udbetalinger vil selvfølgelig betyde forkerte regnskabstal, og det kan skabe uro og få alvorlige konsekvenser for virksomheden. Og som ansvarlig hænger det på dig, hvis noget går galt. Derfor gælder det om at være proaktiv i sin ledelse.”

Måske derfor undlader mange virksomheder bevidst at gennemgå arbejdsgangene i regnskabsfunktionen, ligesom mange bare vælger at holde den kørende, som den ”plejer”.

Ledelsen fokuserer typisk på at digitalisere, automatisere og strømline alle andre funktioner i virksomheden. Selv om man har travlt, bør man dog prioritere en gennemgang af funktionen, da der typisk er forbedringspotentiale at hente. Også i forhold til om regnskabsfunktionen er så effektiv, som den bør være. Måske kan opgaverne med fordel løses i samarbejde med en ekstern samarbejdspartner, der har de regnskabsmæssige muskler, mens man selv koncentrerer sig om kerneforretningen.

 

Ansætte selv eller outsource regnskabsfunktionen?

Mange virksomheder henter ofte specialkompetencer og ekstra ressourcer ind via revisorer eller konsulenthuse, når særlige opgaver skal løses eller i spidsbelastningssituationer. Burde du outsource hele eller dele af din virksomheds løn- og regnskabsfunktion, eller er pengene bedre brugt på at ansætte en bogholder (til)? Det er et konkret spørgsmål, som mange virksomhedsejere og direktører stiller sig selv, når de står over for næste fase i virksomhedens udvikling.

Der er fordele og ulemper ved begge modeller. Hvis du overvejer outsourcing, giver vi nedenfor et overblik over syv faktorer, du bør tage med i beslutningsprocessen. Samtidig sætter vi spot på myterne om outsourcing.

 

1. Du taber ikke overblikket ved at outsource

Du kender sikkert følelsen af at ville have kontrol og styr på alt, hvad der sker omkring dig. Denne følelse har mange virksomhedsejere og direktører også i forhold til arbejdsgangene i virksomheden. De fleste synes intuitivt, at de får det bedste overblik ved at beholde opgaverne in-house. Det kan for så vidt også være rigtigt. Det kræver imidlertid, at der er klare procedurer, som sørger for, at regnskabet er up to date og nøgletal formidles til ledelsen løbende.

”Det daglige overblik over økonomien sker ikke automatisk. Det sker som følge af opdateringer af regnskabet og rapportering til ledelsen. Disse procedurer kan de fleste eksterne virksomheder også sætte op. For eksterne leverandører er disse procedurer jo i forvejen helt naturlige, da det er en måde at fastholde kunder på.”

For en ekstern leverandør er kunderelationen kritisk, og derfor er leverandører som oftest ekstremt tilgængelige. Samtidig handler det for dem om at synliggøre deres kompetencer og at levere en professionel løsning, som kunden ikke selv ville kunne løse med samme økonomi. Det er sådan, de skaber værdi for kunderne, og sådan de beholder dem.

Derudover vil en ekstern regnskabspartner f.eks. være helt opdaterede på og have erfaring med de mest anvendelige afrapporterings- og informationssystemer til deling mellem dem og jer. Så bliver det nemt at danne sig et overblik.

 

2. Kvaliteten er ikke ude af kontrol

Hvis du outsourcer regnskabsfunktionen, hvordan sikrer du så, at kvaliteten er i orden?

Følelsen af at miste kontrollen og et lavere kvalitetsniveau er noget af det, virksomheder frygter mest, når de går med tanker om at outsource til en ekstern virksomhed. Men det er heldigvis langt oftere undtagelsen end reglen.

”Når du hyrer eksterne konsulenter, så hyrer du specialister inden for et specifikt fagområde. En ekstern konsulent kan desuden trække på erfaring fra lignende opgaver, systemer, virksomheder og brancher. Ofte vil en regnskabskonsulent også se en række ting i regnskabet, som man ikke selv har opdaget eller overvejet, men som kan betyde flere regnskabsmæssige fordele. Det kan derfor vise sig at være en god forretning at indgå et samarbejde med en professionel partner.”

 

3. Øget fokus på rådgivning

Erfaringsmæssigt ønsker virksomheder ikke alene korrekt bogføring pga. lovmæssige krav. De forventer i større og større grad også råd til at forbedre og udvikle deres position.

”Kravene til virksomhedens økonomiansvarlige og bogholdere er ændret. Derfor kan det være en udfordring at følge med i forhold til viden og kompetencer i en mindre regnskabsafdeling.”

Vælger du at outsource regnskabsfunktionen til en ekstern leverandør, som har regnskab og økonomistyring som kerneforretning, får du en ressource eller et team, der har et fagligt bagland, som de sparrer med og kan hente ekstra ressourcer hos. Herudover får du adgang til ressourcer, der er opdateret med viden og indsigt inden for eksisterende og nyeste lovgivning

 

4. Lønudgifter

”Det er som oftest billigere i lønudgifter at outsource, end det er at ansætte. Selvom timelønnen for en ekstern konsulent er højere end timeprisen for en fastansat, så er der flere udgifter forbundet med en fastansat, end der er med en eksternt tilknyttet medarbejder.”

Årsagerne til, at det ofte er dyrere at ansætte en regnskabsmedarbejder end at outsource er bl.a., at man skal ansætte en hel eller halv medarbejder mere, selv om man kun har brug for en kvart – eller at man betaler for ”tomgangstid” henover året frem for at betale efter forbrug.

I den faste medarbejders timeløn skal der som bekendt tillægges udgifter såsom sygdom, ferie, pension, forsikring, personalegoder m.m. men de skjulte omkostninger regnes ofte ikke med. Alt efter branche og virksomhedstype kommer omkostningerne typisk op på ca. 1,4 gange netto-timelønnen. En outsourcet timeløn vil derimod – alt efter udformningen af den enkelte kontrakt - være konstant og kun regnet ud i produktive timer.

 

Læs mere om vores regnskabsydelser  Bliv ringet op

 

5. Produktivitet og lønsomhed

Lønomkostninger alene er dog ikke det bedste redskab til at få et overblik over, hvad virksomheden får for pengene. Produktivitet eller effektivitet per løntime er mere afgørende. Dette vil naturligvis variere af medarbejder og virksomhed. Og hertil kommer så viden og tilgang til opgaverne, der kan være svært at gøre op.

”Normen er, at en fuldtidsmedarbejder arbejder omkring 60% af sin tid på kerneproduktet. De sidste 40% går til pauser, sygdom, ferie, kurser og lignende. Når du køber en ydelse i en ekstern virksomhed, så betaler du kun for den tid, der bliver brugt på opgaven. På den måde opnår du ved outsourcing en effektivitet på 100%.”

 

Fuldtidsmedarbejder vs outsourcet medarbejder

 

6. Mindsket sårbarhed med fleksibel bemanding

Hvordan sikrer du, at dine medarbejdere ikke bliver stressede i travle perioder og samtidig ikke slås om opgaverne i agurketider?

”Hvis man vælger at outsource, så vil jeg anbefale, at man laver en fleksibel aftale, der giver mulighed for at skrue op og ned for timerne. Det er næsten umuligt at gøre med fastansatte medarbejdere.”

Samtidig er medarbejderstaben i virksomheden ikke statisk. Sygemeldinger, barsel samt flere eller færre hænder til specielle projekter gør det svært at sammensætte det helt rigtige team til virksomhedens inhouse-regnskabsfunktion i længere tid af gangen. For det rigtige team i dag er ikke nødvendigvis det rigtige om fire måneder.

Muligheden for at kunne justere op og ned på timerne er derfor et krav, som er væsentligt at få med ind i en kontrakt med en ekstern samarbejdspartner. Med sådan en løsning bliver I som virksomhed både mindre sårbare i travle perioder og i perioder med lav lønsomhed.

 

7. Justerbare kompetencer

At træne et hold, der kan gå hele vejen til verdensmesterskaberne kan være svært, når man ikke har økonomien til professionelle ressourcer på hele holdet. At sammensætte en regnskabsafdeling, der har alle de kompetencer, man har brug for i en virksomhed, er også en udfordring for mange – især i takt med, at der bliver færre kvalificerede ressourcer til rådighed. Ofte vælger små og mellemstore virksomheder at ansætte en bogholder og må derfor prioritere indsatsen og opgaverne efter, hvilke kompetencer vedkommende har.

Regnskabschefen kan ofte ikke varetage lønadministration. Controlleren er for dyr at anvende til bogføring, mens bogholderen typisk ikke har kompetencerne til at analysere regnskabstal samt udarbejde et driftsbudget eller likviditetsbudget. Således har de færreste virksomheder interne ressourcer, der kan varetage alle opgaver forbundet med virksomhedens økonomi og regnskab. Få et overblik over rollerne i regnskabsafdelingen

”Når man vælger at outsource, har man derimod adgang til både specialister og generalister. Og mængden af timer hos de to faggrupper kan man bruge efter behov – f.eks. kan man vælge kun at bruge specialisterne fire timer om året, mens en generalist bruges 100 timer om året. På den måde er du sikker på, at du har de bedste kompetencer til rådighed, når du har komplicerede sager, uden at du skal betale for mere end den ydelse, der bliver leveret.”

 

Det skal du være opmærksom på ved outsourcing

Ikke to outsourcing-cases er ens og ikke to outsourcing-forløb kan håndteres på samme måde. Alligevel kan man opstille en række generelle guidelines, der kan anvendes som inspiration, hvis man overvejer at outsource regnskabsfunktionen:

1. Opstil klare mål med outsourcingen – f.eks. understøttet af en business case med mindst tre scenarier.

2. Foretag en screening af markedet – og udvælg mindst to mulige samarbejdspartnere, der vurderes at kunne løfte opgaven, herunder ift. fleksibilitet, kompetencer og systemindsigt.

3. Tænk ikke kun i økonomi. Inddrag også erfaring fra lignende opgaver. Hav også fokus på evne til forretningsforståelse og kulturel indsigt.

4. Vælg en leverandør, hvor der er mulighed for en god tæt relation. Det er mennesker, som skal varetage kritiske funktioner for jer, så det vigtigt, at I kender hinanden godt. I Azets betyder den tætte relation rigtig meget. Det er bl.a. derfor, at alle vores kunder har en fast, navngiven kontaktperson.

5. Afstem forventninger om opgaven, inden der tegnes kontrakt med den udvalgte. Gennemfør analysedage, hvor outsourcing-partneren sidder i virksomheden og får indblik i organisation, rutiner og opgaver.

6. Formuler en Service Level Agreement, hvor outsourcing-opgaven er nøje beskrevet og hvor ansvars- og rollefordeling er afklaret tillige med pris. Anfør også procedurer ved eksempelvis afvigelser, hvis der kommer uventede ting op.

7. Udarbejd en løbende justérbar kontrakt.

8. Etablér en styregruppe med topledelsen fra begge parter.

9. Dan en driftsgruppe med folk, der har operationel indsigt i opgaven.

10. Gennemfør månedlige driftsmøder med relevante deltagere fra begge parter.

11. Kommunikér internt så tidligt som muligt og så præcist som muligt. Måske ved du ikke alt undervejs, men kommunikér det du ved.

12. Følg op med dokumentation, der afdækker om forventningerne blev indfriet. Mål ikke kun på kvantitative mål som økonomi og deadlines, men også på kvalitative parametre som faglige kompetencer og personlig kemi.

 

Eller ring 44 51 81 80

Åbningstidder:

Mandag - fredag kl 8.30 - 16.30

Den store guide til god økonomistyring

Guide til god økonomistyring

Download guide

Vælg Azets som leverandør

Få et overblik over de ydelser, Azets kan levere inden for outsourcing af regnskab.

Hos Azets får I al den assistance, I har brug for inden for regnskab og økonomisk rådgivning. Vi kan udføre alle opgaver i jeres økonomifunktion. Afhængigt af jeres behov kan vi varetage det hele, eller I kan nøjes med assistance til enkelte regnskabsopgaver, som f.eks. inkasso eller årsfaslutning.

Vi arbejder i alle økonomisystemer og har mange års erfaring fra virksomheder i alle brancher. Sammen kan vi finde en løsning, som passer præcis til jeres virksomhed og jeres behov.

I kan også vælge at leje en regnskabsmedarbejder i en midlertidig periode.

Ønsker du mere info?

Udfyld venligst formularen til højre, og så kontakter vi dig hurtigst muligt. Du er også altid velkommen til at kontakte os på:

Tlf. 44 51 81 80

 

Kontakt mig venligst

Ja, jeg ønsker, at Azets sender nyhedsbreve, information om services og invitationer til events

Jeg er informeret om, at jeg kan læse om, hvordan Azets håndterer mine persondata her. Jeg er klar over, at jeg kan ændre mine tilmeldinger eller afmelde mig fra al e-mail kommunikation