Rejseafregning med zExpense

Når en medarbejder har foretaget et udlæg, klares det hurtigt og enkelt i zExpense app'en. Medarbejderen tager et billede af kvitteringen, vælger en kategori (hotel, transport, fortæring m.m.) og sender herefter afregningen til godkendelse. Når leder har godkendt, er afregningen klar til bogføring.

Afhængigt af, hvad I foretrækker i virksomheden, refunderes udlægget til medarbejderen via lønnen, bankoverførsel, kreditormodul i økonomisystem, NemKonto eller kontant.

Hver nat indlæses transaktioner fra firmakreditkortet til zExpense og får automatisk tildelt en kategori (hotel, transport, fortæring m.m.). Købene dokumenteres i zExpense app'en med et billede af kvitteringen, afregningen kan sendes til godkendelse og er efterfølgende klar til bogføring.

Transaktioner fra BroBizz, benzinkort og telefonregninger kan ligeledes indlæses i zExpense og behandles efter samme proces som kreditkorttransaktioner.

Valutaomregninger sker med den kurs, som kreditkortselskabet har anvendt på købstidspunktet. På den måde vil beløbene i zExpense altid være identiske med fakturaen på kreditkortet.

Har I medarbejdere, der kører i egen bil og skal have kørselsgodtgørelse, så er det via GPS muligt at spore den præcise rute. På den måde undgår medarbejderen at skulle holde styr på til- og fra-adresser. Medarbejderen kan også vælge at bruge en enkel GPS-styret start/stop-funktion i app'en og på den måde registrere sin start- og slutdestination.

Ved brug af start/stop-funktionen i app'en, kan medarbejderen også oprette en returrute og/eller vælge at fortsætte ruten, hvis der køres til flere adresser på samme dag.

Afstande beregnes via Google Maps, hvorefter kørselsgodtgørelsen kan sendes til godkendelse og er klar til udbetaling.

I zExpense app'en kan medarbejderen indtaste destination, start- og slutdato for rejsen. Diæter udregnes iht. statens sats, som altid er opdateret i zExpense. Får medarbejderen betalte måltider på rejsen, kan beløbet for diæter automatisk blive reduceret tilsvarende.

Hvis I i virksomheden betaler 25% rejsegodtgørelse til småfornødenheder, håndteres dette også nemt i zExpense.

Hvis ønsket, er det muligt at indberette medarbejderens diæter direkte til SKAT. Indberetningsgrundlaget eksporteres fra zExpense og indberettes direkte til eIndkomst i TastSelv Erhverv.

Funktionen Straksafregning bruges, når medarbejderen har et enkelt udlæg. Her tages et billede af kvitteringen og vælges en kategori for købet, hvorefter bilaget indsendes med det samme

I tilfælde af en enkelt kørsels- eller diætpost kan Straksafregning selvfølgelig også anvendes.

Det er ligeså nemt for lederen at godkende et udlæg, som det er for medarbejderen at oprette et. Som godkender vil man på sin zExpense app kunne se et lille tal, der angiver om og hvor mange afregninger, der afventer en godkendelse.

Godkender vil i app'en kunne se de oplysninger + bilag, som medarbejderen har angivet for et et udlæg. Kan en udgiftspost ikke godkendes, afvises afregningen, hvorefter medarbejderen justerer fejlen og sender på ny.

For at gøre det endnu nemmere at håndtere digitale bilag og kvitteringer, er zExpense integreret med Storebox.

Storebox har aftale med flere end 7.500 butikker om levering af digitale kvitteringer. Ved brug af udvalgte firmakreditkort, ryger bilaget direkte ind i zExpense. Herefter tager det medarbejderen to tryk og ca. 5 sekunder at få bilaget registreret og afleveret.

Enklere bliver det ikke!

Har du har en rejsekonto, fordi du bestiller rejser og/eller hotelophold via et rejsebureau, så giver det selvfølgelig mening at få transaktionerne ind i zExpense. Her bliver transaktionerne (f.eks. køb af flybilletter) automatisk fordelt ud på de rigtige medarbejdere.

Denne funktion gør det muligt at angive alle relevante transaktioner for en given rejse på én afregning, hvilket skaber et fuldt overblik over udgifter for rejsen.

Rejsebureauet sender e-Ticket/faktura for den rejsende medarbejder direkte ind på medarbejderens oversigt over udgiftsposter i zExpense.

Moms

I zExpense kan der, afhængig af udgiftskategorien, arbejdes med forskellige momsregler og -satser. Du kan definere momssatser ud fra land og hvilken type omkostning, der er tale om.

Momsrefusion af udenlandske bilag

At søge momsrefusion af udenlandske bilag kan være en tung og tidskrævende proces. Ved at bruge zExpense til håndtering af udlæg, slipper du dog for at skulle scanne bilag ind i forbindelse med ansøgning, da alle bilag nu ligger elektronisk i zExpense. Du kan nemt trække alle bilag ud i en given valuta til brug for refusion af udenlandsk moms.

Som dansk momsregistreret virksomhed har du mulighed for at få tilbagebetalt moms, der er betalt i EU og som vedrører din virksomheds momspligtige aktiviteter – og det gælder også rejseudgifter som f.eks. fortæring, hotel og billeje.

Godkendelse

I zExpense bliver der opsat et godkendelsesflow, der afspejler det flow, I har i virksomheden. En afregning fra en given medarbejder sendes til godkendelse hos f.eks. den pågældendes teamleder, manager, projektleder osv.

Hvis en afregning har med et bestemt projekt eller en bestemt sag at gøre, så kan godkender identificeres ud fra f.eks. projektnr./sagsnr. på afregningen, eller i henhold til fastsatte beløbsgrænser.

Har I allerede defineret et godkendelsesflow i et andet system, så kan dette nemt importeres i zExpense og skal dermed ikke vedligeholdes flere steder.

Rykkerfunktion

Det er muligt at opsætte automatiske rykkere i zExpense, hvis f.eks. afregninger skal godkendes inden for en given tidsfrist. Hvis en tidsfrist overskrides, vil medarbejderen modtage en rykker i indbakken.

Afhængigt af, hvilken type information, I har brug for, kan I definere og trække forskellige rapporter fra zExpense. Der kan f.eks. trækkes en rapport for hvilke medarbejder(e), der i en bestemt periode, har haft bestemte typer af udgifter/udlæg.

Rapporterne kan vises grafisk, eller overføres direkte til Excel.

Har I flere selskaber – evt. datterselskaber i udlandet – kan der i zExpense oprettes en struktur, der gør det muligt at arbejde på tværs af selskaberne og udarbejde konsolidering til et koncernregnskab.

Hvis I ønsker transaktionerne bogført i flere juridiske selskaber, kan der laves en integration direkte til de enkelte selskabers økonomisystem.

Prisen for zExpense udregnes pr. bruger plus et månedligt opdateringsabonnement pr. CVR-nummer.

Opstartsgebyr

Når du har indgået en aftale med os om rejseafregning med zExpense, vil du blive opkrævet et engangs-opstartsgebyr. Gebyret er som angivet herunder: