Hvad kan en ejendomsadministrator hjælpe med?

En ejendomsadministrator har ansvaret for den løbende drift af ejendomme. Typisk varetager ejendomsadministratoren alle administrative opgaver såsom opkrævninger, regnskab, budgetter og daglig kommunikation. Dertil kan en ejendomsadministrator eksempelvis rådgive bestyrelse, holde beboerkontakt og give strategisk og administrativ assistance. Ejendomsadministratoren bidrager til at sikre økonomisk sundhed.

Hvis du ejer en erhvervsejendom, så kender du til kompleksiteten i denne administrative opgave. Uanset om du udlejer til beboelse eller erhverv, vil sælge en andel eller noget helt tredje, så kan en ejendomsadministrator hjælpe med at styre dine forening med økonomisk, juridisk og praktisk ekspertise. I dette indlæg vil jeg beskrive, hvad du kan og bør forvente af en ejendomsadministrator for et få et sundt samarbejde og en sund forening.

Hvad er ejendomsadministratorens opgaver?

Et samarbejde med en ejendomsadministrator er bygget på dine præferencer og behov. Aftalen kan variere alt efter ejendommens størrelse, målsætninger for ejendommen og dit ønske til egen involvering i administrative opgaver. Derfor skal du overveje de enkelte punkter i en individuel samarbejdsaftale, som ejendomsadministratoren skal være ansvarlig for. Her følger en række af de mest gængse opgaver, som en ejendomsadministrator kan håndtere for din ejendom:

• Udarbejdelse og opdatering af lejekontrakter, herunder fraflytning (Link: erhvervslejekontrakter)
• Opkrævning, bogføring og betaling af regninger, herunder huslejestigninger
• Udarbejdelse af årsregnskaber samt klargøring til eventuel revision (Link: revisor-side)
• Likviditetsstyring
• Udarbejdelse og kontrol af vand- og varmeregnskab
• Kommunikation med lejere og viceværter samt kommune og relevante myndigheder
• Budgetudarbejdelse, planlægning og opfølgning samt økonomisk rådgivning
• Administration af forsikringsskader
• Deltagelse i bestyrelsesmøder og generalforsamling
• Optimering af lån og forsikringer
• Strategisk rådgivning

En ejendomsadministrator har ofte kompetencer inden for administration, økonomi og jura, som betyder, at du kan vælge at overlade alle administrative opgaver, og samtidig opnå faglig og professionel rådgivning og optimering af økonomi.

Hvorfor bør jeg samarbejde med en ejendomsadministrator?

De fleste vælger en ejendomsadministrator fordi det giver sikkerhed og frigiver mere tid til kerneforretningen. En ejendomsadministrator er ofte ekspert i alle områder, der vedrører ejendomsadministration fra bogføring til drift. Dertil har en ejendomsadministrator ofte større ressourcer, hvilket betyder, at du altid vil overholde eventuelle frister og bevare overblikket over opkrævninger og betalinger uden bekymringer om sygdom, ferie, orlov eller lignende. Dertil er der også ofte en større juridisk sikkerhed forbundet med et samarbejde med en ejendomsadministrator. Din samarbejdspartner bør have styr på alle relevante og gældende love og regler og holde sig løbende opdateret. Med en samarbejdsaftale bør du også forvente, at ejendomsadministratoren holder dig opdateret på ændringer, som er relevante for din forretning, og at ejendomsadministratoren påtager sig opgaven og ansvaret for, at ejendomsadministrationen overholder eventuelle lovændringer.

Komplet løsning eller delvis assistance

Som tidligere nævnt skal du lave en individuel aftale med en samarbejdspartner om ejendomsadministration. Denne aftale skal dannes på baggrund af dine egne kompetencer inden for ejendomsadministration (økonomiske, juridiske og byggetekniske kompetencer) samt dine præferencer og behov for assistance. Mange ejendomsadministratorer tilbyder pakkeløsninger, som er baseret på forskellige typer af ejendomme, da det ofte har indflydelse på arbejdsopgaverne. En pakkeløsning kan indeholde de typiske ydelser, som er inkluderet for netop den type ejendom med mulighed for tilkøb. Du kan derfor ofte lave en fleksibel aftale med en ejendomsadministrator, hvor du tilkøber ydelser efter behov som eksempelvis juridisk hjælp og byggesager. En komplet løsning betyder ofte, at en ejendomsadministrator håndterer al administration og ejendomsservice samt yder byggeteknisk, juridisk og økonomisk rådgivning som en fast samarbejdspartner. Det inkluderer ikke kun ejendomsadministration, men også økonomirapportering, drift, byggesager og juridisk hjælp. Ejendomsadministratoren vil håndtere alle opgaver, der vedrører din ejendomsportefølje med dig som styrmand. Ved begge løsninger vil en ejendomsadministrator kunne agere en sparring- og samarbejdspartner, som kan hjælpe dig med drift og vækst af dine ejendomme.

Hvilke krav bør jeg stille til en ejendomsadministrator?

Når du samarbejder med en ejendomsadministrator, uddeler du også en stor del af ansvaret for din ejendom. Derfor bør du også stille krav til en samarbejdspartner, så du er helt tryg ved aftalen. Du bør forvente følgende:

• At du har adgang til og transparens i regnskaber og andre vigtige dokumenter
• At ejendomsadministratoren har kompetencer inden for økonomi, regnskab og jura i relation til ejendomsadministration
• At ejendomsadministratoren kan udarbejde årsregnskaber og klargøre revisionsmateriale til revisor
• At ejendomsadministratoren kender og forstår den komplekse lovgivning og forpligtelser for din type ejendom
• At ejendomsadministratoren er forsikret
• At ejendomsadministratoren er medlem af Ejendomsforeningen Danmark

Brancheorganisationen Ejendomsforeningen Danmark er med til at sikre, at ejendomsadministratorer lever op til krav om løbende uddannelse af medarbejdere, god administrationsskik og vedtagne etiske normer for ejendomsadministration. Afhængig af hvilken type ejendom du har, så bør du stille krav til ejendomsadministratorens evner og erfaring med netop den type. Hvis du eksempelvis har en udlejningsejendom, bør du forvente, at ejendomsadministratoren har styr på lejeloven og/eller erhvervslejeloven, og har du en investeringsejendom, kan du med fordel lede efter en ejendomsadministrator, som kan sørge for og rådgive om optimal drift og muligheder.

Har du brug for en ejendomsadministrator?

Vi har mere end 15 års erfaring med ejendomsadministration, og i øjeblikket administrerer vi omkring 200 ejendomme – heriblandt erhvervsejendomme, udlejningsejendomme, ejerforeninger og andelsboliger. Vores konsulenter kan også hjælpe dig. Kontakt os og få et uforpligtende møde om dine muligheder for ejendomsadministration. Læs mere om, hvordan vi kan hjælpe