Spørgsmål og svar om outsourcing – IT og systemer

Hos Azets varetager vi økonomi og løn for et stort antal virksomheder, og vi besvarer gerne de spørgsmål, I måtte have. I dette indlæg besvarer jeg nogle spørgsmål vedr. IT og systemer ifm. outsourcing af økonomi- og lønfunktionen.

Hvad med økonomi- og lønsystemer, hvis vi vælger at få en outsourcing-partner?

– Det mest almindelige er, at outsourcing-partneren leverer de systemer, der er nødvendige for at kunne udføre arbejdet. Det giver det mest effektive forløb, idet leverandøren skal have procedurer og systemer tilpasset formålet. Det betyder, at du som kunde ikke længere behøver at have interne systemer til økonomi og lønadministration og dermed sparer udgifterne til disse. Indimellem har kunder brug for andre systemer, der er forretningskritiske. I sådanne tilfælde integreres disse systemer med outsourcing-partnerens systemer. I nogle selskaber, såsom in­ternationale virksomheder med store koncerninterne systemer, arbejder outsour­cing-partneren direkte i kundens system via en opkobling.

 Hvad sker der, hvis systemet er nede?

– Alle leverandører kan støde på operationelle vanskeligheder af forskellige års­ager. Som kunde skal du kræve, at der dels er et it-system tilgængeligt, som er bygget til at håndtere eventuel nedetid, og dels at der er dokumentation og garantier, som sikrer, at en alternativ løsning hurtigt kan komme på plads, og at leverandøren garanterer en drift inden for et antal timer. Som kunde kan du også anmode om en plan fra udbyderen for, hvordan de agter at handle i tilfælde af, at driften ikke bliver genoprettet inden for en vis rum tid. Det kan tænkes, at afbrydelsen er helt uden for leverandørens kontrol, men hvordan påtænker leve­randøren da at handle for at kunne levere de ydelser, som kunden betaler for?

Download vores guide og få svar på 30 spørgsmål om outsourcing af økonomi- og lønfunktionen

Hvilke krav kan jeg stille til min outsourcing-partner i forhold til it-sikkerhed, drift og teknisk support?

– Når man outsourcer sine kritiske forretningssystemer, overføres sikkerhedshånd­teringen af disse til en ekstern leverandør. Det stiller krav til dig, der er opdragsgi­ver af ydelsen, om at vide, hvad behovene er, hvilke sikkerhedsniveauer, der skal opretholdes på de respektive systemer, og derefter udarbejde en aftale (SLA), der både beskriver dette og giver mulighed for opfølgning. Vi anbefaler, at du an­moder den potentielle leverandør om at fremlægge sin politik og dokumentation for it-sikkerhed, ledelse og tilgængelighed. Der bør være et passende sikker­hedsniveau, der holder risikoen lav samtidig med, at det ikke medfører urimelige omkostninger. Grundelementerne, du bør overveje, er fortrolighed i forhold til for eksempel lovkrav, datatilgængelighed og integritet, det vil sige, at data ikke beskadiges af systemer eller uautoriserede personer.

Hvordan sikrer vi, at vores outsour­cing-partner har moderne it-løsninger, der opfylder vores krav til rapportering og procedurer (for eksempel mobile løsninger til godkendelseflow)?

– Du bør bede udbyderen præsentere en plan for fremtidig systemudvikling, it-løs­ninger, drift og sikkerhed for at sikre, at du kan beslutte, om leverandøren er den rigtige for dig. Som kunde kan du også få en indikation af, hvordan udbyderen ser på udvikling ved at finde ud af, hvor tæt de arbejder med deres systemleve­randører. Mener du, at nye it-løsninger er vigtige, så kan det anbefales at finde en outsourcing partner, som prioriterer et tæt samarbejde med sin systemeverandør. Som kunde har du også et ansvar i forhold til, hvad du får. Har du præsenteret en kravspecifikation for leverandøren? Har du analyseret, hvordan du som virksom­hed ønsker at arbejde i fremtiden, og ved du hvilke krav, dine medarbejdere stiller til administrationen? Alt dette anbefaler vi, at du tænker over, og præsenterer for potentielle outsourcing-partnere.

Vi vil ikke skifte økonomisystem. Kan vi stadig lægge vores økonomihåndtering eksternt?

– Det er nemt at lægge økonomistyring ud til en tredjepart, der arbejder i kundens egne systemer. Mange outsourcing partnere har erfaring med alle de gængse løn- og økonomisystemer. Sørg for, at outsourcing-partneren er bekendt med, hvad det vil sige at arbejde som ekstern leverandør, og forstår, hvordan et partnerskab skal gennemføres, dokumenteres og følges op. Det er afgørende for et vellykket samarbejde, at der er fælles definerede procedurer, som bygger på mange års erfaring, samt en klar model for samarbejdet.

Hvad hvis vi kun lægger én proces ud til en outsourcing-partner, skal vi så udskifte de andre syste­mer, vi arbejder i?

– Der er forskellige løsninger, når det kommer til outsourcing af en enkelt proces. Leverandøren skal kunne levere en hel proces, der omfatter både system og personale, men bør også have mulighed for at arbejde i kundens system. Dermed påvirkes kundens systemopsætning ikke. Uanset den valgte løsning, er baggrun­den for at lægge processen ud til en ekstern leverandør typisk at opnå effektivi­tetsgevinster. Måske kan du godt leve med en sårbarhed eller kompetencehuller inden for en bestemt proces. Måske er håndteringen ikke et fuldtidsjob, mens man i andre dele føler behov for flere eller andre ressourcer. Tager man desuden i betragtning, at man ønsker bedre systemløsninger eller spørger sig selv, om egne systemer er tilstrækkelige, så er outsourcing af en enkelt proces en interessant mulighed.

Uanset hvordan I opbygger et samarbejde med en outsourcing-partner, er en væsentlig fordel, at får mulighed for at modtage økonomisk rådgivning på samme niveau som en revisor. 

Går I med tanker om at outsource hele eller dele af jeres økonomi- og/eller lønfunktion?

Overvejer I at outsource jeres økonomi- og/eller lønfunktion – måske som led i effektiviseringsplaner, eller fordi I ønsker at reducere administrationen til fordel for mere strategiske forretningsområder – så håber jeg, at disse blogindlæg bidrager til at afklare, hvad der er mest fordelagtigt for jeres virksomhed. Sidder I tilbage med ubesvarede spørgsmål, så kontakt os endelig.

Læs mere om, hvad vi kan tilbyde jeres virksomhed inden for outsourcing af løn

Læs mere om, hvad vi kan tilbyde jeres virksomhed inden for outsourcing af regnskab