Hos Azets er vi eksperter i økonomi og løn, og vi varetager langt de fleste opgaver inden for disse områder, for et stort antal af forskellige virksomheder i Danmark. Derfor svarer vi også gerne på jeres spørgsmål vedrørende outsourcing af økonomi- og lønopgaver. I dette indlæg svarer jeg specifikt på spørgsmål, der omhandler IT og systemer.
Hvordan fungerer det med økonomi- og lønsystemer, hvis vi vælger at outsource vores funktioner i virksomheden?
– Når I vælger at samarbejde med en outsourcing-partner på løn- og økonomiområderne i jeres virksomhed, er den mest almindelige praksis at outsourcing-partneren leverer de systemer, der er nødvendige for at kunne udføre arbejdet. Det giver nemlig det mest effektive forløb, da leverandøren står for at tilpasse systemer og procedurer til formålet for samarbejdet. Som kunde, behøver du altså ikke længere interne systemer til økonomi og lønadministration og dermed sparer du udgifterne til disse. Dog kan der i nogle virksomheder være forretningskritiske behov, der kræver brugen af specifikke systemer, som outsourcing-partneren normalt ikke leverer. Hvis det er tilfældet, integreres disse systemer med outsourcing-partnerens systemer. Dertil kan der i nogle selskaber, såsom internationale virksomheder med store koncerninterne systemer, vil det give bedst mening at outsourcing-partneren arbejder direkte i virksomhedens system via en opkobling.
Det vigtigste er, at I sammen med den valgte outsourcing-partner finder den løsning, der passer bedst til jeres virksomhedsform.
Hvad sker der, hvis systemet er nede?
- Alle virksomheder, der bruger komplekse it-løsninger til at håndtere en del af forretningen, risikerer at der opstår sporadiske operationelle vanskeligheder, på baggrund af mange forskellige årsager. Som kunde er det derfor vigtigt at du kræver, at din outsourcing-partner opererer med et it-system, som er bygget til at håndtere eventuel nedetid. Dertil er det en god ide at få dokumentation og garantier, som sikrer, at en alternativ løsning hurtigt kan komme på plads inden for et antal timer af nedetidens begyndelse. Endnu et tip er, at du som kunde kan anmode om en plan fra udbyderen, der afdækker hvordan de har tænkt sig at håndtere en situation, hvor driften ikke bliver genoprettet inden for en vis tid. Nogle gange er det jo sådan, at afbrydelsen er helt uden for leverandørens kontrol, men her er det derfor vigtigt at få afklaret, hvordan leverandøren har tænkt sig at håndtere situationen for at kunne levere de ydelser, som du som kunde betaler for.
Hvilke krav kan jeg stille til min outsourcing-partner i forhold til it-sikkerhed, drift og teknisk support?
– Når man outsourcer sine kritiske forretningssystemer, overføres sikkerhedshåndteringen også af disse til en ekstern leverandør. Det stiller krav til dig, der er opdragsgiver af ydelsen, om at vide, hvad behovene er, hvilke sikkerhedsniveauer, der skal opretholdes på de respektive systemer, og derefter udarbejde en aftale (SLA), der både beskriver dette og giver mulighed for opfølgning. Vi anbefaler, at du anmoder den potentielle leverandør om at fremlægge sin politik og dokumentation for it-sikkerhed, ledelse og tilgængelighed. Der bør være et passende sikkerhedsniveau, der holder risikoen lav samtidig med, at det ikke medfører urimelige omkostninger for din virksomhed. For at opsummere, så er nogle af grundelementerne du bør overveje, når vi taler om it-sikkerhed, drift og ledelse, er fortrolighed i forhold til for eksempel lovkrav, datatilgængelighed og integritet - det vil sige, at data ikke beskadiges af systemer eller uautoriserede personer.
Hvordan sikrer vi, at vores outsourcing-partner har moderne it-løsninger, der opfylder vores krav til rapportering og procedurer?
– For at sikre, at den udbyder I vælger til at outsource driften til også matcher virksomhedens behov, kan I bede udbyderen om at præsentere en plan for fremtidig systemudvikling, it-løsninger, drift og sikkerhed. Hvis nye it-løsninger er vigtige for din virksomhed, kan det anbefales at finde en outsourcing-partner, som prioriterer et tæt samarbejde med sin systemleverandør. Som kunde er du selv ansvarlig for at sikre, at din virksomhed får opfyldt de behov den har. Derfor kan det være en god ide at tænke over følgende: Har du præsenteret en kravspecifikation for leverandøren? Har du analyseret, hvordan du som virksomhed ønsker at arbejde i fremtiden, og ved du hvilke krav, dine medarbejdere stiller til administrationen? Alt dette anbefaler vi at du tænker over, og præsenterer for potentielle outsourcing-partnere.
Vi vil ikke skifte økonomisystem. Kan vi stadig lægge vores økonomihåndtering eksternt?
– Det er nemt at lægge økonomistyring ud til en tredjepart, der arbejder i kundens egne systemer. Mange outsourcing-partnere har erfaring med alle de gængse løn- og økonomisystemer. Sørg for, at outsourcing-partneren er bekendt med, hvad det vil sige at arbejde som ekstern leverandør, og forstår, hvordan et partnerskab skal gennemføres, dokumenteres og følges op. Det er afgørende for et vellykket samarbejde, at der er fælles definerede procedurer, som bygger på mange års erfaring, samt en klar model for samarbejdet.
Hvad hvis vi kun lægger én proces ud til en outsourcing-partner, skal vi så udskifte de andre systemer, vi arbejder i?
– Der er forskellige løsninger, når det kommer til outsourcing af en enkelt proces. Leverandøren skal kunne levere en hel proces, der omfatter både system og personale, men bør også have mulighed for at arbejde i kundens system. Dermed påvirkes kundens systemopsætning ikke. Uanset den valgte løsning, er baggrunden for at lægge processen ud til en ekstern leverandør typisk at høste gevinsterne ved at effektivisere processerne. Måske kan du godt leve med en sårbarhed eller kompetencehuller inden for en bestemt proces. Måske er håndteringen ikke et fuldtidsjob, mens man i andre dele føler behov for flere eller andre ressourcer. Tager man desuden i betragtning, at man ønsker bedre systemløsninger eller spørger sig selv, om egne systemer er tilstrækkelige, så er outsourcing af en enkelt proces en interessant mulighed.
Uanset hvordan I opbygger et samarbejde med en outsourcing-partner, er en af de væsentlige fordele, at I får mulighed for at modtage økonomisk rådgivning på samme niveau som en revisor.
Fik du læst vores tidligere blogindlæg i serien?
Vi har tidligere svaret på specifikke spørgsmål om outsourcing. Find alle spørgsmål og svar her:
Outsourcing - Samarbejde og kvalitet
Outsourcing – Kontrol og kommunikation
Går I med tanker om at outsource hele eller dele af jeres økonomi- og/eller lønfunktion?
Overvejer I at outsource jeres regnskabs- og/eller lønafdeling – måske som led i effektiviseringsplaner, eller fordi I ønsker at reducere administrationen til fordel for mere strategiske forretningsområder – så håber jeg, at disse blogindlæg bidrager til at afklare, hvad der er mest fordelagtigt for jeres virksomhed. Sidder I tilbage med ubesvarede spørgsmål, så kontakt os endelig.
Læs mere om, hvad vi kan tilbyde jeres virksomhed inden for outsourcing af løn
Læs mere om, hvad vi kan tilbyde jeres virksomhed inden for outsourcing af regnskab
Del
