Afhold en god jobsamtale og find den rette medarbejder

En jobsamtale er en del af rekrutteringsprocessen og handler om at afdække om kandidatens kompetencer, som fremgår af dennes ansøgning, kan bekræftes og understøttes ved et personligt møde med arbejdsgiveren. Dertil giver jobsamtalen både arbejdsgiver og kandidat mulighed for at se, om de matcher hinanden.

Hvis du skal rekruttere en ny medarbejder, så er en jobsamtale stort set uundgåelig. De personlige møder med kandidater er afgørende for at kunne træffe en beslutning om, hvem der er den rette til jobbet, og hvem der passer bedst ind i din virksomhed. Her kan du læse mere om, hvordan du afholder en god jobsamtale.

Hvad er en god jobsamtale?

Jobsamtalens formål er at hjælpe dig frem til en beslutning om, hvem du skal ansætte til en given stilling. Men hvordan afholder du en god og behagelig jobsamtale for begge parter, som samtidig kan hjælpe dig frem til den rette beslutning. En jobsamtale handler ikke kun om, at kandidaten fremlægger sine kompetencer overfor dig som arbejdsgiver. Det er også dit ansvar at fremlægge din virksomhed som en attraktiv arbejdsplads og præsentere jobbet både tiltrækkende og retvisende. Jobsamtalen skal altså også opfattes positivt af kandidaten, så denne person ville takke ja til et jobtilbud, såfremt begge parter vurderer, at der er et match. Derfor kan en god jobsamtale betegnes som et personligt møde, hvor du lærer kandidaten personligt og fagligt at kende, og kandidaten får en fornemmelse af dig som arbejdsgiver, virksomheden som arbejdsplads samt selve jobbets opgaver og ansvar.

Forberedelse

En god jobsamtale planlægges på baggrund af god forberedelse, som er et resultat af en grundig rekrutteringsproces. En grundig rekrutteringsproces er derfor grundlaget for at finde de rette kandidater, som inviteres til jobsamtale. En grundig rekrutteringsproces består af flere forskellige opgaver:

• Jobanalyse
• Job- og personbeskrivelse
• Stillingsopslag (link til blogindlæg)
• Annoncering
• Søgning
• , 2. og eventuelt 3. jobsamtale
• Test
• Analyse
• Udvælgelse
• Ansættelseskontrakt

Det er ikke alle arbejdsgivere, der vælger at udføre alle de nævnte opgaver i rekrutteringsprocessen. Måske kender du allerede en kvalificeret kandidat i dit netværk, hvilket betyder, at du ofte kan springe direkte til en jobsamtale. Men hvis du søger efter en ny medarbejder, som du ikke har kendskab til, er det ofte en fordel med god forberedelse, så du kan beslutte, om dine krav og kandidaternes kompetencer matcher.

Screening: Udvælg de rette kandidater

Hvis du har udarbejdet en jobanalyse samt en job- og personbeskrivelse, så har du et klart udgangspunkt, hvorfra du kan udvælge de kandidater, som bedst matcher de nødvendige kompetencer. Husk at skelne mellem de kompetencer, som er nødvendige for at udføre arbejdet, og de kompetencer, som du blot ønsker, at en fremtidig medarbejder besidder. Giver du plads og mulighed for udvikling, kan en given medarbejder komme til at besidde de ønskede kompetencer. Husk, at du ikke blot skal vurdere ansøgningen ud fra en overbevisende skrivestil eller flot design, men tag udgangspunkt i konkrete erfaringer, hvor kandidaten i praksis har udvist brug af de eftertragtede kompetencer. Hvis du ikke leder efter en korrekturlæser, forfatter eller lignende, så forsøg at læse bag om ansøgningen og se efter dokumenterbare kompetencer. Hvis I er flere involveret i rekrutteringsprocessen, kan screeningen foretages ved enten at læse ansøgninger løbende hver især eller læse ansøgninger samlet efter fristen for ansøgning er udløbet. Det kan være svært at finde tiden til det, men ved at læse alle ansøgningerne sammen får I et bedre overblik og kan drøfte kandidaterne, så I får en ensartet vurdering. Dertil deler I arbejdsbyrden og finder frem til et resultat hurtigere. Som screeningsmetode kan du dele ansøgningerne op i tre kategorier:

• Ansøgninger, der i høj grad lever op til kompetencekravene
• Ansøgninger, der lever op til de fleste krav
• Ansøgninger, der lever op til få krav

Send invitation til jobinterview

Når du sender en invitation, bør du altid være diskret, da kandidaten fortsat kan være i job. Om du vælger at sende en e-mail eller ringe til kandidaterne er underordnet, men sørg for at følgende detaljer medfølger i invitationen:

• Tid, sted og varighed for jobsamtalen
• Henvendelse ved ankomst
• Præsentation af eventuelle andre deltagere fra din virksomhed
• Eventuelle krav om materiale, som skal medbringes. Det kan eksempelvis være portefølje over tidligere projekter eller eksamensbevis
• Kontaktinformation, som kandidaterne kan bruge, hvis de eksempelvis er forhindret i at deltage i jobsamtalen på given dato
• Eventuelt materiale om din virksomhed og arbejdspladsen

Test og analyse

Det er vidt forskelligt, om der benyttes test i rekrutteringsprocessen, og hvornår i processen det i så fald skal benyttes. Nogle gange udfører kandidaterne en eller flere tests inden den første jobsamtale. Andre gange udføres den som udgangspunkt for anden jobsamtale, hvor I sammen gennemgår resultatet. Det er helt op til den enkelte arbejdsgiver at vurdere, om eller hvornår det giver mening med test. Det vigtigste udgangspunkt for at udføre test er, at du udfører den eller de samme tests for alle kandidater, så du får det samme vurderingsgrundlag. Der findes flere forskellige testværktøjer som eksempelvis:

• DISC profiler
• MPA – Master Person Analyse
• People Tools

Indhent referencer

Det er en god idé at indhente referencer for at bekræfte eller afkræfte dit indtryk af kandidaten. Det giver dig en ekstra vurdering, som kan være med i grundlaget for din beslutning. Ofte indhentes en reference hos en tidligere arbejdsgiver, leder eller kollega. Men husk, at det er kun én persons subjektive opfattelse og vurdering af kandidaten. Så indhent gerne flere referencer, så du får en nuanceret vurdering. Og husk endelig at fortælle referencepersonen om det givne job, som kandidaten ansøger om. Det kan give referencepersonen mulighed for at kommentere præcist på givne forhold og give konkrete eksempler, som kan fortælle dig mere om kandidatens kompetencer.

Tilbage til selve jobsamtalen

Det er god skik at præsentere alle deltagere i jobsamtalen. Til den første samtale vil der ofte kun være en deltager fra virksomheden til stede. Men til anden og/eller tredje samtale vil det typisk være interessant og nødvendigt for medarbejdere i den givne afdeling, som jobbet er placeret i samt HR-medarbejdere at deltage. Hver deltager bør lave en kort og uformel præsentation, så jobsamtalen starter godt og kandidaten ikke føler sig truet og forhørt. En behagelig jobsamtale giver dig et langt bedre indblik i kandidatens personlighed. Præsentér jobbet og virksomheden og lad det fremstå, at jobsamtalen er lige så vigtig for dig/jer, som det er for kandidaten. Ofte antages det, at jobansøgere har meget på spil, men som arbejdsgiver ved du nok, at det kan være svært at finde de rette medarbejdere, så lad kandidaterne vide, at deres tid er værdsat. Giv ansøgeren god tid, når du stiller et spørgsmål. Det er i de færreste situationer, du skal give konkrete eksempler på et godt samarbejde, fremlægge dine succeskriterier for et fremtidigt job eller give en beskrivelse af de jobsituationer som motiverer dig i særlig høj grad. Så giv kandidaterne tid til at tænke over deres svar. Byg samtalen logisk op, og gør et emne færdigt før du går videre til det næste. Vil du både vide, hvad der motiverer kandidaten, hvordan kandidaten bedst arbejder, og hvordan kandidaten har klaret særlige opgaver i et tidligere job, så byg samtalen op på en måde, der giver mening for alle parter. Giv god og konstruktiv feedback uanset om du umiddelbart vurderer, at du vil ansætte eller give afslag til den enkelte kandidat. Feedback kan både bruges i selve jobbet og i kandidaternes fortsatte jobsøgning.

Hvad må du ikke spørge om til jobsamtalen?

Det kan være nemt at komme til at træde over grænsen, når du forsøger at finde frem til den rette kandidat. Det kan enten være en personlig eller lovpligtig overskridelse, og du bør undgå begge typer. Hvis spørgsmålet ikke er relevant for det aktuelle job, bør det ikke stilles til jobsamtalen. Du skal være opmærksom på følgende emner:

• Sprogkundskaber: Hvis det ikke har betydning for jobbet, kan et spørgsmål om sprogkundskaber være i strid med loven om forskelsbehandling.
• Religion, politisk orientering, seksualitet og alder: Dette er emner, du helt bør undgå. Fravælger du en ansøger på baggrund af et af disse forhold, overtræder du loven om forskelsbehandling, så der er ingen grund til at spørge.
• Straffeattest: En ren straffeattest må kun efterspørges, hvis det er relevant for jobbet. Det gælder eksempelvis for arbejde med omsorgspleje samt børn og unge.
• Helbred: Du må ikke stille generelle spørgsmål om helbred. Men hvis jobbet kræver gode helbredsforhold, må du gerne spørge, fordi det kan have betydning for kandidatens evne til at udføre arbejdet.
• Graviditet: Du må faktisk gerne spørge en kvinde, om hun er gravid eller har planer om at blive det. Du må bare ikke bruge det som grundlag i din udvælgelse af den rette medarbejder, og derfor bør du undlade at stille spørgsmål om graviditet.
• Fagforening: Du må ikke kræve, at en medarbejder er medlem af en bestemt fagforening, men du må gerne spørge kandidaterne om hvilken fagforening, de er medlem af.

Udvælg den rette medarbejder

Hvis du har foretaget en grundig rekrutteringsproces, vil du have fået en lang række informationer, og derfor skal du skabe et overblik. Følgende informationer kan indgå i din/jeres beslutning:

• Ansøgning og CV
• Jobsamtale
• Anden personlig kontakt med kandidater som eksempelvis telefonsamtaler eller e-mails
• Resultater af test og analyse
• Referencer

En grundig rekrutteringsproces er med til at sikre, at du satser på den rette kandidat og undgår en dyr fejlansættelse. Er du nysgerrig, kan du læse mere om hvad en nyansættelse egentlig koster her.

Har du brug for assistance eller rådgivning til rekruttering?

I Azets har vi HR-specialister, som kan hjælpe dig med alt fra rekruttering og udarbejdelse af ansættelseskontrakter til GDPR, den nye ferielov og personalepolitikker. Vi kan hjælpe med dig gennem hele rekrutteringsprocessen, så du får den rette medarbejder til jobbet. Læs mere om, hvordan vi kan hjælpe med rekruttering.