5 undskyldninger for ikke at optimere din lønadministration

19/12/2019

af Azets

 

Digitaliseringen brager derudaf, og i de fleste virksomheder prioriteres det højere og højere at optimere brugen af digitale løsninger, som bl.a. muliggør intelligent udnyttelse af data. Vi effektiviserer og automatiserer, og vi stræber efter at begrænse de manuelle, ineffektive arbejdsgange så meget som muligt.

Dog bliver en enkel, men meget vigtig funktion ofte sprunget over, når ledelsen planlægger det næste optimeringsprojekt. Og det er lønadministrationen. Lønfunktionen er ofte en af de mindste afdelinger på 1-3 ansatte, men ikke desto mindre udgør den en af de væsentligste omkostningsposter. I din lønfunktion er der helt sikkert et kæmpe potentiale for optimering. Der er mindst lige så store gevinster at hente som ved optimeringen af andre administrative områder. Og når der nu er så meget at spare, hvorfor står lønadministrationen så ikke øverst på din liste med optimeringsområder? Måske du kan nikke genkendende til en eller flere af de følgende dårlige, men klassiske undskyldninger.

1. Tænk, hvis der sker fejl i lønnen

Det er uden tvivl den hyppigste undskyldning og største barriere for at optimere lønfunktionen. Tænk, hvis der sker fejl, når vi begynder at lave om på tingene. Hvad nu hvis dine medarbejdere får forkert løn – eller slet ingen! Hvad gør vi så, og hvem bliver holdt ansvarlig?? Det er en helt naturlig frygt. Man vil altid have ondt i maven, når man begynder at pille ved et område, der er så vigtigt som lønfunktionen. Den mindste fejl kan få store konsekvenser, og derfor er det naturligvis vigtigt, at din virksomhed har optimale kontrolprocedurer på plads inden den endelige lønkørsel. Har I det, så er risikoen for fejl minimal. Og har I ikke en god kontrolproces, så er det her, optimeringsprocessen skal starte. En god metode til at undgå fejl er at få assistance udefra, og her kan Azets hjælpe. Med objektive og løn-trænede øjne sikrer vi, at alle detaljer tages i betragtning og ingen områder overses. Du og dine kollegaer kan have ro i sindet gennem hele forløbet.  

2. Lønnen kører jo helt fint

If it ain’t broke, don’t fix it! Dine medarbejdere får lønnen til tiden, og der sker ingen fejl. Og lønfunktionen er jo så lille en del af virksomheden, så hvor store kan gevinsterne egentlig være? Hvorfor bruge en masse tid på at ændre noget, som kører upåklageligt? Det nemmeste for os alle sammen er at gøre, som vi plejer, -især hvis det virker fint. Men gør det nu også altid det? I en toptunet lønfunktion kan hver fuldtidsmedarbejder håndtere 1.000-1.200 lønsedler om måneden. En medarbejder på halv tid bør altså kunne håndtere 500-600 lønsedler om måneden osv. Hvordan ser det ud i din lønfunktion? I de fleste virksomheder er der plads til forbedringer, og det gælder givetvis også din.

Rutiner er nemlig ikke altid en god ting. Heller ikke i en lønafdeling.

I mange lønfunktioner har medarbejderne siddet i stolen i mange år og er blevet dybt specialiserede. Og det har både sine fordele og ulemper. Naturligvis er det en fordel for din virksomhed, at dine medarbejdere er specialiserede og har en dyb indsigt i forretningen og i din virksomheds administrative processer og behov. Men i en kritisk funktion som lønfunktionen kan et par få specialiserede medarbejdere hurtigt få gjort sig selv uundværlige, fordi ingen andre end dem selv kender til deres arbejdsgange. Og det kan udvikle sig til et problem, hvis der opstår uventet fravær. I Azets bliver vi jævnligt kontaktet af virksomhedsejere, som meget akut har brug for assistance til lønnen, da lønmedarbejderen pludseligt har sagt op eller er blevet syg. Derudover vil lønmedarbejderne ofte sidde fast i nogle uhensigtsmæssige rutiner, fordi de aldrig er blevet opfordret eller motiveret til at tænke nyt. De kører lønnen efter den vanlige opskrift, fordi den virker. Og ofte er lønmedarbejderen slet ikke bevidst om, at tingene kan gøres anderledes. Beder du eksempelvis din lønbogholder om at beskrive præcis, hvad de gør og hvorfor, så vil du opdage, at rigtig mange arbejdsgange er resultatet af vanens magt og ikke et velovervejet valg.  

3. Medarbejderne bliver utrygge

Det er en del af den menneskelige natur at blive utryg, når de vante rammer og rutiner ændrer sig. Det gælder for os alle sammen og er ikke unikt for lønfunktionen. Spørgsmålene vil straks melde sig: Hvorfor skal der laves om på tingene? Er der nogen, der ikke gør det godt nok? Er der nogen, der skal fyres på grund af optimering? Måden at reducere unødvendig usikkerhed på er gennem dialog og god kommunikation. Inddrag medarbejderne og vær åben omkring, hvad der sker. Vær tydelig omkring, at optimeringsprojektet ikke mindst er for lønmedarbejdernes skyld og vil foregå i tæt dialog med dem.  

4. Optimering? - Det må være en intern opgave i lønafdelingen

Dine lønmedarbejdere har med garanti styr på både opgaver og processer, men tingene skal gå stærkt, og kollegaerne skal have deres løn til tiden. Har du styr på lønfunktionen? Ved du, hvor mange og hvilke processer, der går forud for den egentlig lønkørsel? Og at lønafdelingens arbejde i høj grad er afhængig af inputtet fra andre afdelinger? For at kunne se potentialet for optimering, må du først have en vis forståelse for og et indblik i de aktuelle processer. Men så længe der ikke sker fejl, og tingene kører som de skal, så er der jo ingen grund til at rode op i det, vel? Bruger du alligevel nogle timer på at sætte dig ind i, hvor mange ydre faktorer, der influerer på lønbehandlingen og hvor mange arbejdsgange på tværs af afdelinger, der rent faktisk foregår, vil du hurtigt kunne øjne nogle lavthængende frugter for effektivisering. For eksempel vil de fleste lønbogholdere værdsætte én samlet Excel-fil med tidsregistreringer fra hver afdeling i stedet for 30 timesedler.

Download guide til at optimere lønadministrationen

 

Effektivisering af din virksomheds lønadministration behøver ikke betyde dyre investeringer og store ændringer. Optimering af lønadministrationen er nemmere end du tror, og der er store gevinster at hente! I denne guide gennemgår vi nogle metoder, som du kan bruge til at effektivisere din lønadministration. Hent guiden og få et overblik over dine muligheder. Hent guide her  

5. Det har vi ikke tid til

Lønnen skal køres hver måned, korrekt og til tiden. I de fleste lønfunktioner er der ikke tid til at analysere de eksisterende arbejdsgange og derefter reflektere over, om det måske kunne gøres på en ny og smartere måde. De daglige driftsopgaver fylder og efterlader sjældent tid til nytænkning. En optimeringsproces skal derfor planlægges og prioriteres, og ikke mindst have ledelsens opbakning og bevågenhed. Når I først er i gang, så vil I hurtigt få øje på flere lavthængende frugter som besparelser, højere kvalitet og samkøring af systemer. Et optimeringsforløb vil ofte ende med, at dine lønmedarbejdere skal bruge færre timer på de samme opgaver. Og denne tid kan lønafdelingen eksempelvis bruge på mere udviklingsorienterede opgaver til at supplere de mere rutineprægede, -og det vil være en kærkommen udvikling for de fleste.  

Få hjælp til alle opgaver inden for lønadministration

Vi kan håndtere alle opgaver inden for lønadministration - fra indhentning af løninput og selve lønbehandlingen til afstemning af den udbetalte løn, refusionsansøgninger og procesoptimering.

Læs mere om lønadministration

Om Azets

Azets er en international koncern, der tilbyder assistance inden for økonomi, løn, rådgivning og forretningstjenester. Med over 6.500 medarbejdere på tværs af vores kontorer, assisterer vi virksomheder og organisationer i alle brancher og størrelser med at udvikle deres virksomhed og realisere det forretningsmæssige potentiale.