Hvordan laver jeg en lønseddel?

En lønseddel er et skriftlig dokument, hvorpå der eksempelvis fremgår løn, skat og pension. Der er få krav til udarbejdelse af en lønseddel, men den skal være læsbar, indeholde korrekte og fyldestgørende informationer samt leveres til hver enkelt medarbejder hver gang, du udbetaler deres løn.

Uanset om du har 1 eller 150 medarbejdere, så skal du udarbejde en lønseddel til dine medarbejdere hver gang, du udbetaler løn. Og det gælder uanset om dine medarbejdere er timelønnede, månedslønnede eller ansat på andre vilkår. I dette blogindlæg vil jeg gennemgå grundprincipperne for udarbejdelse af en standard lønseddel.

Hvad er kravene til lønsedler?

Der er få krav til lønsedlers indhold, men en lønseddel skal mindst indeholde de fem følgende oplysninger:

• Beløb på medarbejderens optjening i perioden
• Den gældende periode for lønsedlen
• Beløb trukket til eksempelvis A-skat og AM-bidrag
• Medarbejderens navn, adresse og CPR-nummer
• Arbejdsgiverens navn, adresse og relevant CVR- eller SE-nummer

Der er dog langt flere omkostninger forbundet med ansættelser samt relevante oplysninger til medarbejderne. Derfor vil en lønseddel også typisk indeholde:

• Antallet af arbejdstimer
• Tillæg
• Bruttoindkomst
• Indbetaling til ATP
• Indbetaling til firmapension
• Månedligt fradrag
• Beløb for lønudbetaling
• Antal feriedage optjent

Du kan læse mere om personaleomkostninger her. Når du laver en lønseddel, skal du sørge for, at alle beløb stemmer overens med den enkeltes ansættelseskontrakt eller den gældende overenskomst. Lønsedlen fungerer også som dine medarbejders kvittering for, at du har indbetalt ATP, AM-bidrag og A-skat. Beløbene, som du skriver på lønsedlerne, vil også stå på medarbejdernes årsopgørelse.

Sådan kan du lave en lønseddel

En lønseddel kan se vidt forskellig ud alt efter det system, du bruger. Der er ikke fastsat krav til lønsedlens layout, så i princippet kan den skrives i hånden. Men det er langt de færreste, der vælger denne løsning, da det ofte besværliggør bogføring og opbevaring. Hvis du har få medarbejdere, kan du med fordel benytte en ekstern leverandør, som sørger for beregning og udbetaling af løn til hver enkelt medarbejder, udarbejdelse af lønsedler samt indberetning og betaling til offentlige myndigheder som eksempelvis skat. Dine medarbejdere får altid korrekt løn til tiden, og du sparer tid på administrative opgaver. Har du helt styr på løn, kan du også vælge at benytte Excel til beregning. Husk dog altid at indberette til e-indkomst, som du kan læse mere om i afsnittet Indberetning. Dog vil et lønsystem være den mest optimale løsning fordi det automatiserer din virksomheds lønbehandling, leverer enkle og overskuelige analyser og rapporter samt kan integrere med dit økonomisystem og andre relevante systemer som eksempelvis tidsregistreringssystemer. Et lønsystem kan give dig fleksibel håndtering af lønsedler, som kan fremsendes via brev, email eller e-boks samt komplet styring af feriepenge, fravær, fritvalg, barselsfond og meget mere. Derfor kan et lønsystem være med til at sikre, at du altid har overblikket, når du skal udarbejde lønsedler. Overvejer du at få et lønsystem? Se vores tjekliste over lønsystemers funktioner her.

Indberetning

Som arbejdsgiver har du pligt til at indberette dine medarbejders løn, A-skat og AM-bidrag til Skattestyrelsen. Du skal også sørge for at indbetale A-skat og AM-bidrag. Det kan du gøre i e-indkomst.

e-indkomst

E-indkomst er et samlet register, hvor du som arbejdsgiver skal indberette alle relevante indkomstoplysninger for dine medarbejdere. Det er i e-indkomst, du skal indberette løn. Du skal indberette:

• A-indkomst
• Feriepenge
• Løntimer
• A-skat
• AM-bidrag
• ATP

Hvis du benytter et lønsystem, har du ofte mulighed for at sende indkomstoplysninger til Skattestyrelsen via filer fra selve systemet. Det strømliner din lønadministration og sparer dig for tid. Læs mere om lønsystemer her.

Hvor længe skal jeg gemme lønsedler?

Du skal gemme alle dine medarbejders lønsedler i fem år. De skal opbevares sikkert, så de ikke er tilgængelige for uvedkommende. Dine medarbejdere bør også gemme deres udgaver af lønsedler i nogle år, såfremt der opstår uenighed med myndigheder. Udarbejder og fremsender du lønsedler digitalt, gør du det nemmere for både dig selv og dine medarbejdere at opbevare lønsedlerne. Dertil kan mange lønsystemer sende lønsedler direkte til medarbejders e-boks, der betragtes som en sikker kommunikationskanal for følsomme oplysninger.  

Har du spørgsmål til løn?

I Azets har vi flere end 150 lønspecialister, som beskæftiger sig med alt fra lønbehandling og opsætning af lønsystemer og ændring af processer ifølge lovændringer som følge af eksempelvis den nye ferielov. Hvis du har spørgsmål eller brug for hjælp til løn i din virksomhed, er du velkommen til at kontakte os. Læs mere om vores lønløsninger her