Tjekliste til lønsystem

24/04/2019

af Kenney Søby

 
Et lønsystem er et program, der hjælper med lønbehandling. Et basis lønsystem samler løninput, fører lønregnskab, udarbejder lønsedler samt indberetter og betaler til relevante myndigheder såsom SKAT. Der findes mange forskellige slags lønsystemer, men der er en række minimumskrav, som lønsystemet bør leve op til.

Lønbehandling er komplekst. Som ansvarlig for løn ved du sikkert, at det kræver evner til ikke blot lønadministration, men eksempelvis også kendskab til regnskab og juridisk relevante forhold. Dertil er der en række love og regler, som sætter rammerne for hverdagen i lønbogholderiet. Et lønsystem kan hjælpe dig med at effektivisere og lette arbejdet i dit lønbogholderi, men det skal indeholde alle funktioner, som er relevante for dig og din virksomhed. Læs med her, og find ud af, hvordan et lønsystem kan hjælpe dig.

Hvorfor skal jeg have et lønsystem?

Du behøver ikke nødvendigvis have et lønsystem i din virksomheds lønadministration – men det vil sandsynligvis gøre hverdagen meget nemmere for dig og dine medarbejdere. Uden et lønsystem skal du eksempelvis bruge lang tid på udregninger i Excel-dokumenter, tilbagevendende manuelt tastearbejde og individuelle e-mails med udsendelse af lønsedler (selvfølgelig krypteret af hensyn til GDPR) til hver enkelt medarbejder. Samlet set tager det nok ikke lang tid, hvis du kun skal udbetale løn til dig selv, men et lønsystem vil altid hjælpe dig med at lave korrekt løn til tiden og holde overblikket i lønbogholderiet.

Tjekliste: Hvad kan et lønsystem egentlig?

Fordelene ved et lønsystem fremgår af de mange funktioner, som det kan hjælpe med i lønbogholderiet. Et godt lønsystem kan optimere dit lønbogholderi, så du får de rette værktøjer til at lave lønbehandling og bruge mindre tid på manuelt arbejde. Her får du en tjekliste over de funktioner, som et lønsystem minimum bør kunne:

  • Afregne løn – både for fastlønnede og timelønnede
  • Overføre betalinger direkte til medarbejdere, pensionskasser, barselsfonde, SKAT og andre relevante myndigheder
  • Sende lønsedler til alle medarbejdere hver måned
  • Hente skattekort og indberette til eIndkomst
  • Indberette feriepenge til FerieKonto, 3F, Malerforbundet i Danmark og mange flere
  • Korrespondere med de mest almindelige regnskabsprogrammer
  • Indberette statistik til Dansk Arbejdsgiverforening og Danmarks Statistik
  • Sikre kryptering ifølge persondataforordningen
  • Udtrække rapporter og statistikker
  • Være brugervenligt og intuitivt
  • Ubegrænset support fra leverandøren

Men et lønsystem kan ofte tilbyde en lang række andre funktioner, som kan være en yderligere fordel for dig. Det kan eksempelvis være:

  • Medarbejderportal og/eller mobil app til registrering af timer og kørsel samt adgang til lønsedler
  • Avancerede medarbejderskabeloner
  • Ferieplanlægning
  • Kørselsregnskab
  • Datostyring til fremtidige justeringer
  • Ferie- og fraværsregistrering
  • Dokumenthåndtering
  • Godkendelsesflow af eksempelvis kørsel og arbejdstimer
  • Behandling af honorarer
  • Automatisk nulindberetning til SKAT
  • Komplet medarbejdersaldo
  • Pensionsoverblik
  • Understøttelse af forskerordningen §48E
  • Afvigelsesrapporter
  • Nem import af eksempelvis Excel-filer
  • Integration til ERP-systemer
  • NemKonto
  • Eboks
  • Mulighed for udbygning til et eventuelt HR-system

Et lønsystem kan spare dig for meget tid og besvær, og samtidig være med til at sikre færre fejl i din lønadministration. Du skal blot finde det lønsystem, som passer bedst til hverdagen i dit lønbogholderi.  

Vi kan hjælpe dig endnu længere på vejen mod at finde det rette lønsystem. Hent vores markedsanalyse om lønsystemer, hvor du kan få gavn af HR- og lønmedarbejderes erfaringer.

Markedsanalyse om lønsystemer  

Hvilken leverandør skal jeg vælge?

Der er mange forskellige leverandører, som tilbyder lønsystemer. Og ofte kan det være svært at se den egentlig forskel på lønsystemerne, hvis man blot kigger på funktionerne. Hvis du er i tvivl om hvilket lønsystem du skal vælge, så tag et kig på leverandøren. Jeg vil kort gennemgå nogle af de krav, som du kan stille til en fremtidig leverandør af lønsystemer. En optimal leverandør kan levere en fleksibel løsning. Hvis du har brug for at lave særlige lønarter, bør leverandøren kunne hjælpe dig med at oprette dette i lønsystemet. Hvis du får flere medarbejdere i lønbogholderiet, skal lønsystemet kunne give adgang og måske endda begrænset eller specialiseret adgang til den enkelte lønmedarbejder afhængig af deres arbejde. Du bør derfor forvente, at du kan få hjælp og rådgivning fra en leverandør til en skræddersyet løsning. Dertil må leverandøren gerne have erfaring med lønbehandling selv. En leverandør, som selv udarbejder løn, har større forståelse for dit arbejde, end en leverandør som udelukkende tilbyder et lønsystem. Dertil er løn præget af reguleringer fra love og regler, som ofte ændrer sig. En leverandør, som selv laver lønbehandling, vil også selv have praktisk erfaring med sådanne ændringer. Det gælder eksempelvis den nye ferielov, som stiller nye krav til et lønsystem. Det er vigtigt for dig at finde en leverandør, som formår at holde sig opdateret på ændringer og optimere lønsystemet derefter. Derfor er det en fordel, hvis leverandøren selv er forpligtet til at omstille sig hurtigt og nemt til ændringer. En leverandør kan også ofte tilbyde oplæring og uddannelse i lønsystemet, og ofte tilbyder en leverandør også kurser i relevante emner, som påvirker lønadministration generelt. Det gælder eksempelvis persondataforordningen, som stiller nye krav til hvordan du skal opbevare data i lønbogholderiet. Og uddannelsesmuligheder kan også være relevant, hvis du får nye medarbejdere i lønbogholderiet, som skal oplæres i lønsystemet.  

Har du brug for hjælp?

Azets er leverandør af lønsystemet Epos. Vores konsulenter har mange års erfaring i lønbehandling, og vi kan hjælpe dig med alt inden for løn – lige fra refusionsansøgninger og kurser til fuld outsourcing af lønadministration.

Læs mere om, hvordan vi kan hjælpe med lønsystemer

Om Kenney Søby

Kenney er senior manager i Azets' lønafdeling, og han leder afdelingen for lønsystemer. Han har mange års praktisk erfaring med lønadministration, som han bruger til at rådgive og assistere kunder i bedst brug af Epos lønsystem.