– fra trykte manualer til intelligente hjælpesystemer
’I de gode gamle dage…’ Sådan begynder mange fortællinger om ’dengang før verden gik af lave’. Verden er i konstant forandring. På alle måder sker der dag for dag, år for år en ændring af den måde, vi bor, lever og ikke mindst arbejder på.
Meget af dette skyldes den teknologiske udvikling. Især når man kigger på arbejdsmarkedet. Udviklingen af nye teknologiske løsninger har skabt forandringer på stort set alle arbejdspladser. Ikke mindst inden for løn, regnskab og bogføring, der blandt andet er gået fra papir til papirløst de seneste årtier.
Med 40 års erfaring inden for løn og regnskab, heraf 32 som lønkonsulent, har jeg stået på sidelinjen og med egne øjne observeret denne udvikling i branchen.
Og lad mig bare sige: meget var lettere dengang, jeg startede med at arbejde med løn.
Timeløn eller månedsløn
Dengang var der ikke noget, der hed arbejdsgiveradministreret pension, ingen firmabidrag til ATP, og der var slet ikke noget med ferieindberetning til Borger.dk, Arbejdsgivernes Centrale Ferieregister eller eIndkomst. Mit arbejde bestod i at implementere løn, og i den forbindelse var det vigtigste, om medarbejderen var time- eller månedslønnet, og om der var timer, der skulle lægges til eller trækkes fra – alt efter om der eksempelvis havde været overarbejde eller afholdelse af fridage eller feriedage.
Lønopgaver var bi-opgaver
På grund af enkeltheden i arbejdet dengang, var lønopgaverne ofte bi-opgaver, der blev klaret mellem andre – og ofte mere tunge – regnskabsopgaver. Det er meget langt fra virkeligheden i dag, hvor høje krav til afrapportering og overholdelse af paragraffer gør, at lønadministration i mange virksomheder er blevet en fuldtidsstilling, der bliver udført af veluddannede medarbejdere.
Lønarbejdet i udvikling
De stadig højere krav til lønadministrationen har udviklet sig i takt med den teknologiske udvikling. Heldigvis. For det betyder, at vi i dag har en række digitale muligheder og adgang til lønsystemer, der kan lette det ellers administrativt meget tunge arbejde, som lønadministration har udviklet sig til.
Da jeg startede min karriere, var arbejdsgangene helt anderledes. Her lagde man penge i poser eller kuverter til alle medarbejderne ud for lønsedlen. Og var der 50 øre for meget, så tømte man alle poser og startede forfra. I de første år af min karriere som lønkonsulent var en af mine opgaver også at udarbejde brugervejledninger. Allerede dengang var lønarbejdet i konstant udvikling, så brugervejledningen var derfor ofte forældet inden den overhovedet blev trykt. Med overgangen til online lønadministration må man derfor sige, at der er sket noget.
SKAT og Borger.dk
I dag ligger de fleste vejledninger digitalt, og det er en helt klar fordel i forhold til løbende opdateringer. Dog er det ikke nødvendigvis blevet nemmere at holde styr på de mange regler og afrapporteringer. Der er evige udfordringer i lønarbejdet.
Blandt andet de ændringer og regler, som SKAT typisk præsenterer i forbindelse med årsafslutningen. Ændringerne betyder typisk, at bogholdere og andre, der arbejder med løn, skal tilpasse arbejdsgangene, så de på bedste vis lever op til de nye krav.
Derudover er en af de væsentlige afrapporteringer de løbende indberetninger til Danmarks Statistik, der blev en del af dagligdagen i 1993 – samtidig med indførelsen af arbejdsmarkedspensionen.
Og senest blev der 1. januar i år indført, at al løn skal indberettes til Borger.dk. Her skal man være varsom, for samtidig med at de indkomne oplysninger ikke bliver valideret af Borger.dk, så kan fejlagtige indberetninger have konsekvenser for udbetaling af dagpenge, efterløn, SU og lignende.
Lønnen får digital hjælp
Sideløbende med de skærpede krav fra myndighederne stiller flere ledere stadig højere krav til effektivisering og hurtigere proces med opgaverne.
Før man helt mister pusten og modet, så skal man huske, at der som tidligere nævnt er sket en markant udvikling af digitale hjælpemidler. I takt med de øgede krav bliver der nemlig også udviklet software, der gør processerne mere overskuelige. For eksempel har lønsystemer som Epos indbyggede funktioner, der gør det hurtigt og enkelt at finde og eksportere de ønskede oplysninger.
Lønadministrationens hjælp
Og Epos er kun en blandt mange softwaremuligheder og systemer, der hjælper virksomheder og deres lønafdelinger med at leve op til de mange krav.
Systemerne kommer i mange forskellige udgaver; nogle håndterer kun løn eller kun økonomi, andre har samlet alt i en løsning. Og så er der Epos, jeg selv arbejder med, hvor der er mulighed for at sammensætte systemet, så det passer til lige præcis mine kunders behov.
Epos – et åbent system
Der er naturligvis fordele og ulemper ved alle systemer, men det jeg sætter pris på ved Epos, er, at det er et meget åbent system. Det vil sige, at der er mulighed for at importere eller eksportere data til alle andre systemer, ligesom det er muligt at koble Epos sammen med andre økonomisystemer – en mix og match-løsning så at sige. Hvilket system, der er bedst, afhænger af din virksomhed og dens behov.