Persondata – Privacy Policy og ansættelseskontrakten

Løn og HR | 25/08/2017

af Lisbeth Lindorff Riis

 

Den nye Persondataforordning træder i kraft d. 25. maj 2018. Forordningen stiller krav til virksomhedernes behandling af persondata og er en skærpelse af de nuværende regler i Persondataloven.

Ordet ”Privacy” benyttes ofte i forbindelse med privatlivets fred, når der er tale om behandling af persondata, og der vil med den nye forordning være større fokus på virksomhedernes sikring af sine medarbejders data og medarbejdernes rettigheder, f.eks. via en Privacy Policy (eller Persondatapolitik).

Når virksomhederne behandler oplysninger om sine medarbejdere, skal en række forhold orienteres. Orienteringen kan ske i en Privacy Policy og skal som udgangspunkt indeholde følgende oplysninger:

  • Virksomhedens identitet
  • Kontaktoplysninger på en eventuel DPO eller repræsentant
  • Formålet med at indsamle og behandle personoplysninger i Virksomheden
  • Hjemmel for indsamling af personoplysninger
  • Legitime interesser der forfølges af virksomheden, hvis behandling af personoplysninger er baseret på interesseafvejning
  • Hvordan personoplysninger arkiveres
  • Hvilke personoplysninger der behandles
  • Modtagere af personoplysningerne, når disse videregives til tredjepart
  • Overførsel af personoplysninger til tredjelande
  • Sikkerhedsforanstaltninger
  • Om oplysningerne er lovpligtige eller et krav i henhold til kontrakten og konsekvenserne ved ikke at afgive de oplysninger
  • Sikring af korrekt information
  • Medarbejderes rettigheder
  • Opbevaringsperiode
  • Forekomsten af en eventuel profilering

Vi anbefaler, at der i ansættelseskontrakterne medtages en bestemmelse vedrørende behandling af personoplysninger og en henvisning til virksomhedens Privacy Policy, hvorved virksomheden opfylder oplysningspligten. Medarbejderen erklærer ved sin underskrift at være indforstået med, at virksomheden indsamler, behandler, videregiver og bruger dennes personoplysninger i overensstemmelse med virksomhedens Privacy Policy.

Har du brug for rådgivning i forhold til persondata og den kommende Forordning?

Hos Azets HR Legal kan vi hjælpe jer med at skabe overblikket, således at I er klar til at efterleve de nye krav. Vi vil i løbet af efteråret 2017 afholde seminarer om emnet, ligesom vi kan tilbyde jer ”to-do-lists”, køreplaner, udkast til aftaler, herunder Privacy Policies, opdatere ansættelseskontrakter eller gennemgå allerede eksisterende dokumenter og yde rådgivning inden for persondataområdet.

Læs mere om den rådgivning, Azets kan tilbyde dig

Læs også

Hvem er jeres DPO?

Om Lisbeth Lindorff Riis

Lisbeth Lindorff Riis er uddannet Cand.merc.jur fra Handelshøjskolen i Århus og senere Cand.jur fra Københavns Universitet. Lisbeth har 16 års erfaring med juridisk rådgivning inden for HR, herunder persondataretlige problemstillinger - GDPR, ansættelsesret og barsel. I Azets er Lisbeth Head of HR Legal.