Alle restauranter har leverandører, og hvis du ønsker succes med din restaurant, er du afhængig af et godt leverandørsamarbejde og et effektivt regnskab. Her får du 5 råd til, hvordan du opnår dette.
Dine leverandører dækker et bredt område. Fra strategisk vigtige leverandører, som leverer råvarer til fødevareproduktion, til forretningskritiske leverandører, der leverer kasse, transaktioner og økonomiske rapporter til det offentlige.
Strukturerer du arbejdet med dine leverandører?
Der er flere gode grunde til at arbejde struktureret med dine leverandører:
- Få overblik over, hvem du køber af.
- Få overblik over, hvor meget du køber af de enkelte leverandører og til hvilke betingelser.
- Hvor ofte du bruger de forskellige leverandører?
- Få overblik over aftalerne og hvor længe de er gyldige.
- Hvilke bonusser er tilgængelige, og hvor meget har du ret til?
Først og fremmest handler det om, at skabe et overblik over alt det, du køber og hvem du køber af. Efterfølgende bør du analysere dig frem til, hvilke leverandører der er afgørende for netop din forretning, og om det er muligt at frasortere nogen. Samtidig anbefaler vi, at du rangerer dine leverandører efter, hvem der er mest afgørende for netop din forretning. Det vil der komme meget godt ud af.
Her er 5 gode råd til et bedre leverandørsamarbejde
- Omkostningsstyring: Overskud er altid essentielt for en sund forretning. Det gør sig også gældende i restaurationsbranchen. Når du arbejder for at øge toplinjen, medfører det også omkostninger. Derfor er det afgørende at have kontrol over omkostningerne, således at de holdes på et lavt niveau, når forretningen vokser. Hvis forretningen ikke vokser, skal omkostningerne reduceres i takt hermed, så der hele tiden sikres et overskud. En del af omkostningsstyringen handler om at arbejde systematisk med leverandørerne.
- Antal leverandører: Driver du en stor restaurantkæde, har du sandsynligvis ressourcer til at styre samarbejdet med mange leverandører. Driver du derimod en mindre restaurant, kan det være en fordel at have færre leverandører. Ved at have få leverandører opnår du et større volumen hos den enkelte leverandør og har derfor mulighed for, at indgå et langsigtet strategisk samarbejde.
- Risikostyring: Hænger sammen med punkt 2. Har du mange leverandører, som leverer det samme, er der større sikkerhed for leverancerne. Har du færre, kan det indebære en vis risiko. Det handler derfor om at finde den rette balance. På ikke-strategiske indkøb som kasse- og regnskabstjenester er det vigtigt, at leverandørerne har en solid økonomi, der sikrer leverancen over tid.
- Bonus: Leverandørernes mål er, at der købes mest muligt hos dem. For dig er det vigtigt at kende grænserne for, hvor meget der skal købes for at opnå bonus hos leverandøren. Vigtigt er det dog, at der ikke skal indkøbes ekstra for at opnå bonus, men at der købes rigtigt ind og fra den rigtige leverandør.
- Genforhandling i tide: Aftalerne har en udløbsdato hvor de ikke længere er gyldige, de bliver automatisk fornyet eller er løbende. I alle tilfælde anbefaler vi en gennemgang af leverandøraftalerne en gang om året. Dette gælder særligt de aftaler som automatisk fornyes. Du kan spørge dig selv. Har vi behov for aftalen med leverandøren? Er prisniveauet og betingelserne rigtige? Kan vi købe det samme af andre leverandører eller samle mere hos denne? Hvilke konsekvenser har det for eventuelle bonusser eller betingelser? Køber vi mere skal det være under bedre betingelser. Har vi aftaler som vi ikke bruger, og som koster penge, er det penge ud af vinduet. Det er spørgsmål og argumenter som alle bør tages med i overvejelserne, når man som restaurant ønsker, at arbejde effektivt og systematisk med sine leverandører.
Samlet set giver ovenstående 5 punkter bedre kontrol. Bedre kontrol giver solid styring. Solid styring af økonomien vil bidrage til økonomisk overskud og bedre likviditet.
Du kan få hjælp til at gennemgå alle fem punkter med en konsulent, der kan yde rådgivning og assistance som en revisor.
Samarbejde er nøgleordet
Et andet vigtigt aspekt i leverandørsamarbejdet er samarbejde. Ved først at modtage pengene fra kunderne og derefter betale for varerne, kan man opbygge god likviditet. På det første punkt er du godt stillet i restaurantbranchen: Kunden betaler med det samme, når de besøger restauranten. På det andet punkt er du afhængig af et godt samarbejde. Det er derfor fordelagtigt at få forhandlet sig til lange kreditter og ellers sørge for at regninger bliver betalt til tiden. På den måde opbygges der tillid. Tilliden kan være afgørende i perioder, hvor der forhandles betalingsbetingelser eller i perioder, hvor der kan opstå likviditetsudfordringer. I stedet for at betale regninger for sent, kan det være en mulighed at lave en aftale med leverandøren om senere betaling, hvis det bliver nødvendigt.
Hos Azets har vi stor erfaring med alle opgaverne i en regnskabsfunktion, og det gælder også for restaurationsbranchen.
