Hvornår og hvordan skal du give en advarsel?

Som arbejdsgiver kan man fra tid til anden opleve, at en medarbejder ofte møder for sent på arbejde, har samarbejdsvanskeligheder med øvrige kollegaer mv. Her bør man som arbejdsgiver overveje at give medarbejderen en besked om, at den pågældende adfærd ikke er ønskværdig – den skal ganske enkelt stoppes straks. Her kan arbejdsværkstøjet advarsel med fordel anvendes. I dette blogindlæg vil jeg overordnet gennemgå, i hvilke situationer en advarsel kan gives og hvordan processen bør være.

Hvornår skal du give en advarsel?

Det er vigtigt, at du som arbejdsgiver forinden afgivelse af en advarsel overvejer, om netop denne ansættelsesretlige sanktion er den rette set i forhold til den pågældende medarbejders adfærd eller mangel på samme.

Man bør her overveje grundigt, hvorvidt f.eks. en påtale ville være mere passende. En påtale kan sammenlignes med en løftet pegefinger, hvor en advarsel derimod er en tjenstlig ansættelsesretlig sanktion, som kan bane vejen for, at du senere hen kan give en saglig opsigelse.

Som hovedregel kan en advarsel gives tilfælde som f.eks. de her følgende:

• Medarbejderen kommer for sent
• Medarbejderen leverer ikke den ønskede arbejdsindsats
• Medarbejderen har et højt sygefravær
• Medarbejderen har samarbejdsvanskeligheder med sine kollegaer mv.

Du bør afgive advarslen i umiddelbar tilknytning til selve forseelsen, eller så snart du er blevet bekendt med den uønskede adfærd. Er advarslen juridisk korrekt formuleret, vil dens fordel være, at du som arbejdsgiver nu har indskærpet vigtigheden af f.eks. en bestemt adfærd eller mangel på samme. Det betyder også, at gentager medarbejderen den pågældende adfærd, vil sagligheden af en eventuel efterfølgende opsigelse være markant bedre.

Hvordan bør du give en advarsel?

Det vil være at foretrække, at advarslen afgives i forbindelse med et møde med den pågældende medarbejder. Her kan du forklare, hvordan medarbejderen har handlet forkert. Det vil her også være nemmere at få forklaret, hvilken adfærd, du ønsker at se fremadrettet. Og endelig vil det være naturligt at forklare, at manglende ændring kan medføre ansættelsesretlige sanktioner, herunder opsigelse.

Jeg anbefaler, at du giver advarslen skriftligt, selvom der intet formkrav er i den danske lovgivning. Skriftligheden letter en eventuel senere bevisførelse. Det vil være oplagt at afslutte mødet med, at bede din medarbejder bekræfte med sin underskrift, at vedkommende har modtaget den skriftlige advarsel.

Hvad skal en advarsel indeholde?

Som minimum bør advarslen indeholde følgende:

• Hvilken adfærd, I er utilfredse med
• Hvilken adfærd, I ønsker, at medarbejderen skal ændre
• Hvilken konsekvens det får, hvis medarbejderen ikke ændrer adfærden

Det er afgørende, at du som arbejdsgiver informerer medarbejderen om, at den pågældende har en vis periode (f.eks. to måneder) til at ændre eller rette op på sin adfærd. Derudover bør det fremgå, at manglende efterlevelse kan medføre ansættelsesretlige konsekvenserne (f.eks. afskedigelse).

Hvad gør du, når advarslen er afgivet?

Det er helt afgørende i denne proces, at du følger sagen op. Hvis dette ikke sker, mister advarslen nemlig sin virkning. Det kan betyde, at du må starte forfra med en ny advarsel osv. Varigheden af advarslens virkning er altid et interessant spørgsmål, og det er svært at give et entydigt svar herpå. Som udgangspunkt afhænger virkningen af, hvor alvorligt et forhold, der er tale om. En advarsel som gives grundet et mindre væsentligt forhold forældes derfor hurtigere end advarsler for alvorligere forhold.

Det er muligt for dig som arbejdsgiver at opsige medarbejderen på baggrund af én advarsel. Ofte kan flere advarsler faktisk medføre, at selve advarslens virkning udhules – særligt hvis du forholder dig passiv og ikke følger op på den første advarsel.

Når den angivne frist er udløbet, og din medarbejder ikke har ændret sin adfærd, bør du overveje konsekvenserne heraf. Det er nu, du skal tage stilling til, hvorvidt du ønsker at gøre konsekvensen anført i advarslen gældende, eller foretage andre ansættelsesretlige tiltag, herunder opsige, bortvisning eller indgå en fratrædelsesaftale. Dette bør komme i umiddelbar tilknytning til udløbet af fristen eller gentagelse af forseelsen.

Har du som arbejdsgiver besluttet dig for, at den manglende adfærdsændring skal medføre opsigelse, er det vigtigt, at begrundelsen for advarslen er identisk med begrundelsen for opsigelsen. Er disse ikke identiske, kan afskedigelsen anses for værende usaglig – og i værste tilfælde medføre ekstra udgifter i form af godtgørelse.

Læs også: Opsigelser og fratrædelsesordninger

Har I brug for hjælp?

Er du i tvivl, så kan det være en god idé at hente hjælp udefra. I Azets' HR Legal afdeling kan vi rådgive og assistere med alle forhold og udfordringer inden for ansættelsesret og personaleforhold. Læs mere om, hvordan Azets kan hjælpe