Er jeres løn klar til årsafslutning?

Løn og HR | 07/11/2018

af Jesper Salomonsen

 

Som arbejdsgiver har du ansvaret for, at bogførings- og regnskabspligterne bliver opfyldt ved aflæggelse af årsregnskab. Det gælder også selvom lønbehandling, -udbetaling og –indeholdelse foretages af et lønbureau.

Enhver arbejdsgiver, der i en kalendermåned har foretaget udbetaling af løn, er forpligtet til at fortage indberetning heraf til SKAT. Som arbejdsgiver skal du ligeledes sikre grundbilag, kontrolspor og transaktionsspor jf. Bogføringsloven.

I Azets assisterer vi rigtig mange virksomheder med både løn og regnskab, og jeg oplever ofte kunder, som bliver i tvivl om, hvad de i forhold til løn skal have styr på op til en årsafslutning. Dette blogindlæg har til hensigt at give dig et overblik og en anvendelig rettesnor i forhold til årsafslutningen.

Afstemning af løn

Mindstekravsbekendtgørelsen stiller krav til, at jeres virksomhed kan fremvise en afstemning af de lønninger og honorarer mv., der er indberettet til SKAT.

En lønafstemning består af to dele:

  1. Afstemning mellem lønsystem og SKAT
  2. Afstemning mellem lønsystem og økonomisystem

Jeg vil anbefale, at der i jeres lønsystem oprettes lønarter, der håndterer de enkelte løndele hver for sig. På samme måde er det en god idé, at der i jeres økonomisystem oprettes en række særskilte konti til bogføring af disse lønarter. Hermed opnår I et bedre overblik over de enkelte løndele og letter arbejdet i forhold til afstemning.

Hensættelse af feriepenge og bonus mv.

For at jeres årsregnskab retvisende kan vise en periodes lønomkostninger, er det vigtigt, at du som arbejdsgiver opgør feriepenge, ferietillæg, bonus mv. således, at der er et retvisende grundlag for at kunne hensætte hertil i årsregnskabet.

Jeg anbefaler, at du som arbejdsgiver månedligt laver en opgørelse over virksomhedens feriepengeforpligtigelse inkl. ferietillæg. På den måde letter du arbejdet i forhold til afstemning af feriepenge og afregning af feriepenge ved f.eks. fratrædelser.

Hvad kigger revisoren efter?

Er jeres lønproces manuel, vil der oftere ske fejl, end hvis lønprocessen er automatiseret. En manuel lønproces øger derfor revisorernes interesse for kontrol.

Jeres revisor bør som minimum kontrollere, at I har foretaget en lønafstemning, og at der er legitime forklaringer på eventuelle differencer. Revisorerne kontrollerer ikke kun at AM-indkomsten er afstemt, men også at pension, skattefri befordring, kantinemoms mv. er afstemt. Revisorerne bør som minimum også kontrollere, at alle hensættelserne er opgjort og bogført korrekt.

Det er min erfaring, at revisorerne også efterspørger dokumentation for, at A-skat, AM-bidrag, ATP mv. er indbetalt, så der ikke er skyldig gæld herfor. I den forbindelse vil jeg anbefale, at I foretager en afstemning af jeres skattekonto.

Har I brug for hjælp?

I Azets kan vi hjælpe jer med at optimere hele lønprocessen og få sat strøm til de manuelle dele af processen. En optimering af lønprocessen vil frigive ressourcer, som I kan bruge på at fokusere på jeres kernekompetencer.

Hvis jeres virksomhed ikke er klar til outsourcing, kan vi også assistere jer i en afgrænset periode med at blive klar til årsafslutningen. Her vil vi f.eks. foretage jeres lønafstemning og sikre korrekt beregning af feriepenge mv.

Hent guide: 4 metoder der opgraderer lønafdelingen

4_metoder_350x350.png

Om Jesper Salomonsen

Jesper Salomonsen har en HD i hhv. regnskab og ledelse. Jesper har i flere år arbejdet med løn og regnskab og sidder i dag som manager i Azets' lønafdeling, der varetager lønadministration for virksomheder i hele Danmark.