Læs mere om vores lønløsninger
Hvor mange lønsedler håndterer din lønadministration om måneden? Ofte skal der ikke meget til for at få en lønafdeling i verdensklasse.
Digitaliseringen og automatiseringen er i fuld gang – og flere og flere virksomheder optimerer og strømliner processerne i deres funktioner med nye teknologier og intelligent brug af data.
Økonomi- og regnskabsafdelingen er også godt i gang med digital og automatisk optimering af de traditionelle opgaver. Ny teknologi gør det f.eks. muligt at håndtere fakturaer fra leverandører, ekspedere betalinger og foretage bankafstemninger mere eller mindre automatisk.
Der er dog én del af virksomheden, der på trods af sin vigtige rolle ofte bliver glemt i optimeringsprocessen, nemlig lønadministrationen. Det kan være på grund af dens forholdsvis lille størrelse, eller fordi funktionen i det store hele ikke er lige så spændende at tage fat i som andre funktioner i en økonomi- eller HR-afdeling.
”Selvom en lønadministration som afdeling ofte ikke er særlig stor, kan der være mange fordele ved at optimere processerne. Manuel indtastning, besværlig dataindsamling og tunge processer er bare nogle af de arbejdsgange, der kan hæmme effektiviteten i lønadministrationen. Bl.a. fordi, at der er risiko for mange manuelle fejl undervejs.”
Det forklarer Senior Manager Charlotte M. Petersen fra Azets, der har over 15 års erfaring med lønadministration og optimering af lønfunktioner i både små og store virksomheder.
Erfaringer viser, at både tid og ressourcer kan bruges mere effektivt - og typiske fejl i forbindelse med lønindberetningen og databehandlingen kan reduceres eller helt elimineres.
Lønnen skal køre - korrekt
Lønadministrationen er en klassisk stabsfunktion i virksomheden og genererer derfor ikke direkte indtjening - i traditionel forstand. Men lønadministrationen er en af virksomhedens mest centrale og kritiske funktioner. Dels fordi medarbejderne forventer at få korrekt løn til tiden. Dels fordi virksomheden er afhængige af, at ferie, pension, sygefravær osv., registreres korrekt.
Kan du se for dig, hvilket ramaskrig det skaber, hvis lønkørslen er forsinket, eller hvis tillæg bliver registreret forkert? Historisk har vi i Danmark flere gange oplevet, hvordan virksomheder har fået en ordentlig omgang i mediemøllen, fordi medarbejderne er blevet aflønnet forkert på grund af fejl i lønadministrationen.
”Forkert eller manglende udbetaling af løn kan medføre både mistillid og utilfredshed fra medarbejderne. Udadtil kan fejl skabe dårlig omtale, og forkerte indberetninger til myndighederne kan give problemer med gebyrer og bøder eller tabte refusioner.”
Kig på administrationen selv om den fungerer
Disse genkendelige risiko-områder er måske også grunden til, at ledelsen ofte springer lønadministrationen over i forbindelse med effektiviserings- og forbedringsprojekter. For i lønadministrationen skal arbejdsgangene køre så gnidningsfrit og korrekt som overhovedet muligt. Mange af arbejdsgangene fungerer således efter rutinen, og forandringer er der derfor ikke mange af. Det er den klassiske situation med ’hvorfor ændrer på noget, der virker?’ Denne sætning kan dog blive en sovepude. Og når man sover, skaber man ikke resultater.
Ved at skabe en statisk funktion med kun ganske få ændringer af arbejdsprocesserne elimineres risikoen for fejl, så man kan håndtere næste lønkørsel uden at skulle bekymre sig. Dette er en holdning eller en prioritering, der er til at forstå. Men tilgangen betyder til gengæld også, at effektiviserings- og forbedringspotentiale i forbindelse med lønadministrationen ofte overses eller fravælges.
Ud med ‘If it ain’t broke, don’t fix it’-mentaliteten
Medarbejderne skal have løn, og lønsedlerne skal være fejlfri. Og lønsystemer håndterer vel tingene rigtigt? Så hvis en virksomhed har et system, der ser ud til at fungere, så fortsætter man jo logisk set med dét. Risikoen for fejl i lønudbetalingerne, mistet overblik eller konsekvenserne ved ændring af arbejdsgangene synes ofte for store til at tage skridtet mod optimering.
”Det er synd, for der er mange effektiviseringsgevinster at hente ved optimering af lønadministrationen. Jeg har deltaget i mange optimeringsprojekter, og min erfaring er, at der slet ikke behøver at være tale om store, revolutionære ændringer, men derimod en række mindre justeringer, som relativt let kan sættes i gang med stor gevinst til følge.”
Det kræver ikke meget at få en toptunet lønadministration
En god og veldrevet økonomiafdeling koster kun en virksomhed omkring 0,6 % af omsætningen. Har din virksomhed en omsætning på 200 mio. om året, bør din økonomiafdeling koste dig ca. 1,2 mio. om året. Det svarer til lidt under 4 fuldtidsstillinger, der hver især håndterer 1000-1200 lønsedler om måneden alt efter kompleksitet.
”Optimering af arbejdsprocesserne i lønadministrationen bør derfor overvejes – også fordi der ikke skal meget til for at opnå mærkbar effektivisering. Men det kræver selvfølgelig, at ledelsen har modet til at udfordre medarbejderne og afdelingslederen på deres arbejdsgange og faste rutiner.”
At optimere lønafdelingen kan samtidig have gode effekter på din virksomhed og kommer også de ansatte i lønafdelingen til gavn. Nedenfor gennemgår vi de overvejelser, du bør gøre dig, hvis optimering af jeres lønafdeling er næste skridt.
Download guide til at optimere lønadministrationen
Få det fulde overblik
Før I går i gang med at skabe en effektiv lønadministration, er det vigtigt, at I har sat jer ind i, hvordan udgangspunktet er nu: Hvordan er arbejdsgangene, og hvor tror I selv, at mulighederne er for optimering?
”Jeg vil altid anbefale, at man starter med at udarbejde en ”as-is”-procesbeskrivelse. Den kan afdække uhensigtsmæssige arbejdsgange, og på den måde dukker der muligheder for forbedringer op. Og det vil ofte være på områder, som hverken ledelse eller lønmedarbejdere har været opmærksomme på, fordi man fokuserer på driften og ikke på potentialet ved modernisering.”
Nogle af de typiske arbejdsgange, der gør arbejdet i lønafdelingen trægt, kan eksempelvis være dobbeltgodkendelser, manuelle indtastninger samt IT- og lønsystemer, der ikke er opdaterede - og ingen eller lav dataudveksling mellem systemerne, flaskehalse hos mellemledere og medarbejdere – og meget mere. Den slags er der råd for, og med de rigtige indsatser og ændringer er det muligt at gøre medarbejdernes arbejde lettere og knapt så rutinepræget.
Overbevis vanedyret med argumenter
Vi mennesker er vanedyr – på godt og ondt. Når vores arbejdsopgaver eller rutiner ændres, gør vi typisk modstand – bevidst eller ubevidst. Det er helt naturligt – også blandt ellers forandringsparate medarbejdere. Denne naturlige modstand kan ofte forhindres eller imødekommes, hvis man sætter sig i modtagerens sted.
Medarbejdere har brug for informationer om, ’hvorfor’ ændringerne sker. At sige, at der skal optimeres, er tit ikke nok, da det lyder som en floskel og ikke nødvendigvis adresserer konkrete problemstillinger eller forslag, som den enkelte medarbejder kan identificere sig med. Derfor er det vigtigt at fokusere på, hvad en optimering vil gøre for medarbejderens hverdag.
”Hvis man som leder giver sin lønmedarbejder nogle konkrete eksempler på de forbedringer der venter, så skaber det et positivt mindset hos medarbejderen. Det kan eksempelvis være, at han/hun slipper for rutineprægede arbejdsgange, undgår besværlig indsamling af data, og at jobindholdet bliver mere afvekslende og værdiskabende.”
Inddrag lønadministrationen i processen
Mange medarbejdere ved godt, hvor skoen trykker, men hvis trykket ikke gør ondt, bliver det i en travl hverdag ofte ignoreret. Medarbejderne er måske afhængige af opbakning til at stille krav til mellemledere og medarbejdere i organisationen – eller har brug for investeringer i nye systemer.
”En stor del af forbedringspotentialet ligger ofte internt i virksomheden. Det skal bare forløses. Jeg vil derfor anbefale, at du spørger dine medarbejdere om deres nuværende arbejdsprocesser. Hav dem med på råd og lyt til deres ideer om, hvad der skal til for at gøre tingene bedre.”
Du kan måske ikke opfylde alle deres ønsker i forhold til forbedringer, men det vil være med til at gøre dem gladere for forandringer af deres arbejdsopgaver. Samtidig skal du huske på, at dine medarbejdere ikke nødvendigvis kan tænke nye IT-løsninger eller procedurer ind i deres allerede vante arbejdsgange. Spørg derfor også i resten af organisationen, hvad de måtte have af ønsker til lønadministrationen – eksempelvis indberetninger af stamdata på medarbejderne ved ansættelse eller ændring af incentive-pakker - eller månedlige indberetninger til lønkørslen.
Tænk ud af boksen
Når I som virksomhed skal finde nye løsninger, er det vigtigt også at kunne forholde sig objektivt til problemstillingen. Og det er ikke sikkert, at viden og inspiration til forbedringer alene kan hentes internt. Derfor kan det være en god idé at få hjælp ude fra. Med know-how og inspiration fra professionelle fagfolk kan I både få nye idéer til jeres lønafdeling og samtidig få et realistisk billede af, hvor I kan opnå optimeringer.
”En af fordelene ved en ekstern samarbejdspartner er, at denne kan være helt objektiv uden at være farvet af tilhørsforhold eller organisationsopbygning. Derudover har eksterne lønkonsulenter ofte en dyb indsigt og den nyeste viden inden for lønadministration.”
Klar til en toptunet lønadministration? Sådan kommer du i gang
-
Beskriv arbejdsprocesserne og kortlæg input og output i virksomheden
-
Udarbejd velskrevne og forståelige procedurebeskrivelser for de fremtidige arbejdsprocesser
- Udarbejd gennemtænkte skabeloner f.eks. i Excel, der reducerer tastefejl og effektiviserer processerne
-
Sørg for, at virksomhedens lønmedarbejdere altid har adgang til opdateret viden om love, regler, overenskomster og nyheder inden for lønområdet
-
Udnyt de digitale muligheder
-
Samarbejd med en ekstern leverandør, der er specialiseret i lønadministration.
