5 grunde til at digitalisere din kontraktstyring

Digitalisering | Løn og HR | 20/12/2020

af Helene Schleicher

 

Har du nogensinde oplevet den stress, der opstår, når du er ved at færdiggøre en kontrakt lige inden deadline og finder ud af, at den sidste opdatering af dit regneark ikke blev gemt korrekt? Eller måske har din revisor bedt dig om at finde en specifik kontrakt, hvor der tilsyneladende mangler en underskrift, men de relevante folk er ikke til at få fat på. Måske er selve kontrakten blevet væk, eller måske er mappen, den lå i, blevet slettet ved en fejl. Situationer som disse opstår ofte, og medfører stor frustration hver eneste gang.

Kontraktstyring er en vigtig del af det administrative arbejde i enhver virksomhed, men det kan være meget tidskrævende at arbejde med kontrakter. Hvis du digitaliserer din kontraktstyring, kan din virksomhed spare mange timers kontrakt-arbejde, mens omkostningerne samtidig reduceres.

Med nutidens teknologi er det nemt at opbevare alle slags aftaler og fortrolige kontrakter på ét samlet, sikkert og tilgængeligt sted. Her er 5 vigtige årsager til, at du bør overveje at digitalisere din kontraktstyring.

1. Få fuld kontrol over dine kontrakter 

De traditionelle metoder til kontraktstyring – som f.eks. regneark, mapper på computeren og fysiske arkiver – er ofte vanskelige at kontrollere.  

Uanset om du arbejder i en lille, mellemstor eller stor virksomhed, er der altid et behov for overblik og kontrol med kontrakterne. For større virksomheder kan det store antal eksisterende og nye kontrakter være en endeløs opgave at administrere. Derfor er brugen af digitaliseret og effektiv kontraktstyring essentiel, hvis man ønsker at ligge forrest i feltet. Det gælder også for mindre virksomheder. Selv hvis mængden af kontrakter er forholdsvis lille, gør præcis og effektiv kontraktstyring dig i stand til at spare tid, sænke omkostningerne og reducere mængden af fejl.

Spar dig selv for alt besværet, og få kontrol over din kontraktopbevaring samt fornyelser, genforhandlinger og opsigelser ét samlet sted, med et digitalt kontraktstyringssystem.

2. Spar værdifuld tid

Din tid er for værdifuld til at blive spildt på at gennemsøge gamle mapper og rodede regneark efter manglende information. Ved at anvende et digitalt system til kontraktstyring kan du reducere mængden af tid og ressourcer, du bruger på administration af dine kontrakter. 

Hvis du uploader din virksomheds kontrakter til et cloud-baseret system, behøver du og dine kolleger ikke længere bekymre jer om, at vigtige dokumenter forsvinder eller forlægges. Du får også en digital søgefunktion, der kan spare tid, så du nemt kan finde dine kontrakter, når du behøver dem.

3. Reducér omkostningerne 

Alle kontrakter har en udløbsdato, og det kan være en omfattende opgave at skulle holde styr på de mange forskellige deadlines. Nogle kontrakter udløber uden fornyelse, mens andre kræver en gennemgang. Ved at arkivere alle kontrakter ét samlet sted og bruge advarselsnotifikationer, kan du øge bevidstheden om, hvornår dine kontrakter skal fornys. Det kan være dyrt at gå glip af en deadline, og modparten kan muligvis opfatte det som uprofessionelt.

4. Øg sikkerheden

Det er næsten umuligt at beskytte og bevare dokumenter i papirformat. Der er stor risiko for, at de med tiden forsvinder eller forlægges. Samtidig er virksomheden utrolig sårbar hvis det nuværende system er afhængigt af en enkelt nøgleperson og vedkommende pludselig bliver syg eller siger op.

Ved hjælp af software til kontraktstyring kan virksomheden sikre sig, at fortrolige oplysninger bliver opbevaret sikkert. Mange løsninger gør det muligt at tildele differentierede brugerroller for at styre adgangen til dokumenterne, og omfatter forskellige sikkerhedsfunktioner (såsom to-faktor-godkendelse), så intet falder i de forkerte hænder. På den måde styrkes sikkerheden i virksomheden, og man undgår at være afhængig af en specifik nøgleperson.

5. Vær forberedt, når revisoren kommer 

De fleste virksomheder er underlagt revision, og resultatet afhænger ofte af, hvor forberedt virksomheden er. 

I revisionsprocessen gennemgås virksomhedens kontrakter nøje. Et digitalt opbevaringssystem kan hjælpe dig med at være mere proaktiv under en revision, da det sikrer, at alle informationer til enhver tid er lagret det samme sted. Det er en stor fordel, da du sparer dig selv for besværet med at rode rundt i forskellige mapper og arkiver, når revisoren er på besøg.

Hvis du er interesseret i at lære mere om software til digital kontraktstyring, samt hvordan Azets kan hjælpe din virksomhed på dette område, så læs mere, eller kontakt os via vores hjemmeside.

Du er velkommen til at prøve vores software CoZone Agreement, så du kan se, hvordan værktøjet kan hjælpe din virksomhed med at blive mere effektiv. Hvis du allerede er kunde hos Azets og har adgang til CoZone-portalen, skal du blot starte din gratis prøveperiode i dag (du skal være logget ind på CoZone for at kunne tilgå dette link). 

Om Helene Schleicher

Helene er Head of Technology and Business Development i Azets, og er ansvarlig for en ny særskilt teknologi division, der arbejder med robotteknologi og machine learning inden for administrationsopgaver, der sikre, at Azets er på forkant med den teknologiske udvikling.