10 råd til bedre medarbejdersamtaler

Udfylder du en tjekliste og arkiverer årets medarbejdersamtale som «Medarbejdersamtale_årstal»? Har du så overhovedet haft en medarbejdersamtale? Ikke nødvendigvis. Den berømte medarbejdersamtale. Er den en form for restriktiv overvågning, eller kan medarbejdersamtalen faktisk fremme motivation og en bedre præstation? Undersøgelser peger på, at medarbejdersamtaler ikke fremmer den motivation og præstation som er tiltænkt. Tværtimod virker de næsten begrænsende på medarbejderen. Forskerleder Christin Thea Wathne ved Arbejdsforskningsinstituttet, Universitetshøjskolen i Oslo og Akershus, har taget en doktorgrad i, hvordan New Public Management-inspirerede reformer har påvirket politiets medarbejdere og deres oplevelse af mening og motivation i arbejdet. Konklusionen er baseret på to store spørgeundersøgelser, ph.d.-studier og interviews. Hendes konklusion er blandt andet, at mål- og præstationsstyring medfører en dårligere arbejdsindsats hos medarbejderen, men virker motiverende for ledere. Metoden kan dog stadig give gode resultater, under de rette forhold. Man kan pege på nogle bestemte faktorer, som kan være skyld i, at medarbejdersamtalen ofte ikke lever op til intentionen. F.eks.:

• dårlig forankring i organisationen
• manglende forståelse for, hvorfor sådanne samtaler skal afholdes
• manglende indsigt hos ledere
• ingen kultur for tovejskommunikation
• dårlige erfaringer
• manglende kapacitet
• lederudskiftninger

Det er blot nogle af de omstændigheder som kan betyde, at medarbejdersamtaler, eller performance management ikke bidrager til mere engagement eller forbedrede resultater, og derfor er medvirkende til, at medarbejdersamtalen får et ufortjent dårligt rygte.

Problemet er ikke selve medarbejdersamtalen.

Lad os være ærlige og sige det som det er: Medarbejdersamtalen fungerer ikke efter intentionen. Den årlige skemalagte samtale forbliver blot et styringsværktøj for lederen og egner sig ikke til udvikling af medarbejderen.

Download vores guide - fremtidens arbejdskraft

Medarbejdersamtaler handler om muligheder og udvikling

Min påstand er nu alligevel: Potentialet for at gøre medarbejdersamtaler til et motiverende og præstationsfremmende styringsværktøj er til stede! Jeg tager det for givet, at det man ønsker at opnå med medarbejdersamtalerne, er øget motivation og en forventningsafstemning, som munder ud i mål og tiltag, der bidrager til at opnå de overordnede mål. Samtidig bør samtalen være et redskab, der gør det lettere for leder og medarbejder at lære hinanden at kende. Og det skulle gerne give anledning til større sikkerhed omkring sin egen rolle og en prioritering, der sikrer drivkraften for at gennemføre medarbejdersamtalen. Men hvordan gør man så i praksis? Først og fremmest er det afgørende, at man fokuserer på muligheder for udvikling, frem for muligheden for at få krydset en standard tjekliste af. I den ideelle verden tror jeg på, at godt lederskab med daglig dialog og kontinuerlig feedback vil erstatte rigide strukturer. Dette kræver en kultur, der støtter løbende opfølgning og evaluering. Her er skemaer og stive mønstre unødvendige, fordi fokus er lagt på den gensidige og kontinuerlige udvikling. Det gør dialog og transparens naturlig. Kort sagt handler det om at uddelegere mest mulig magt til medarbejderne, så de kan udvikle sig og føle ejerskab for deres eget arbejde. Den ideelle verden er imidlertid langt fra virkeligheden for de fleste af os, og min erfaring viser, at man på vejen må have nogle klare strukturer, der bakker op om en sund feedback-kultur med relationer præget af tillid. En høj grad af tillid mellem leder og medarbejder vil gøre samtalerne bedre. Samtidig kan en veludført medarbejdersamtale styrke tilliden, da tillid er noget man gør sig fortjent til over tid, både som medarbejder og leder.

- Det er relationer som er grunden til, at vi er her. Det er det, som giver vores liv mål og mening. Det er det, vores liv handler om.

Citat: Brené Brown, professor ved universitetet i Houston

5 råd til medarbejderen - og 5 råd til lederen

Jeg giver her 10 konkrete råd til medarbejdere og ledere, som skal gennemføre en medarbejdersamtale. Følges disse råd, er jeg overbevist om, at medarbejdersamtalen vil kunne tilføre både virksomheden, den enkelte medarbejder og den enkelte leder mere værdi. Til dig som er medarbejder:

• Reflekter over dine egne mål og hvad der gør dig engageret i hverdagen. Hvad skal der til for, at du anvender dine evner fuldt ud og glæder dig til at tage på arbejde? Vurder dette både i forhold til dine langsigtede karriereplaner og din nuværende situation.
• Gør dig bekendt med virksomhedens strategi og målsætninger og vurder, hvad du kan bidrage med i forbindelse med dette.
• Foretag en kompetenceevaluering af dig selv. Hvad forventes der af dig i din stilling? Hvad er dine styrker, og hvor har du behov for udvikling?
• Forbered dig grundigt på de samtalepunkter som skal gennemgås. Det skal helst være en samtale, hvor du som medarbejder snakker mest.
• Få lavet en god plan for opfølgning af udviklingen. Denne bør indeholde få og konkrete handlinger med frister og ansvar. På den måde får I en god forventningsafstemning og får afklaret, hvilke ressourcer der er behov for, for at nå målene.

Til dig som er leder:

• Inviter til samtalen i god tid, gerne 1 - 2 uger i forvejen. Send samtalepunkter sammen med indkaldelsen og bed medarbejderen om at forberede sig. Det er med til at give plads til medarbejderen i selve samtalen. Samtidig vil du selv reflektere over, hvad medarbejderen ønsker at tale om, og hvad der er vigtigt for ham/hende.
• Find et afskærmet, neutralt og uforstyrret sted. Afsæt rigelig tid i kalenderen, så der er plads til fleksibilitet efter behov.
• Det er lederen som styrer samtalen, men medarbejderen selv som skal snakke mest. Opgaven for lederen er hovedsageligt at være en aktiv lytter og stille gode spørgsmål. Stil så åbne spørgsmål som muligt, lyt og sørg for, at I er enige, inden der konkluderes noget.
• Anvend medarbejdersamtalerne som et middel til at skabe en støttende feedback-kultur. Forbered gerne en ros-liste. Vær meget konkret omkring, hvad du synes er godt. Formår du at skabe en kultur, hvor ros kommer som en naturlig ting i hverdagen, vil det give øgede resultater. Det betyder dog ikke, at du skal vente med at give ros til medarbejdersamtalen. Ser du noget, du ønsker at se mere af, så bør rosen gives i øjeblikket. Og husk gerne at notere det samtidig, så du kan hive det frem igen til samtalen.
• Positiv bekræftelse er godt, men en dagligdag, hvor alt kører på skinner er en utopi. Der er plads til forbedring hos os alle, og de fleste vil gerne være aktive i deres egen udvikling. Dine medarbejdere fortjener, at du er ærlig og åben. Vær tydelig omkring, hvad du forventer, giv grundig information og forsøg ikke at undgå ubehagelige øjeblikke.

Medarbejdersamtalen skal ikke være hyggesnak. Ikke en boks, der krydses af. Der er ikke behov for flere firkantede skemaer. Det, der er behov for, er jævnlige og hyppige samtaler med mennesker, som vi ønsker skal udvikle sig og som selv ønsker udvikling. Glæd dig over muligheden for at kunne bidrage til virksomhedens og et andet menneskes udvikling. Forbered dig grundigt - og træd ind i en udviklende medarbejdersamtale. I Azets hjælper vi virksomheder med at varetage diverse administrative HR-opgaver.

Læs her, hvordan vi kan hjælpe dig