Hvad er robotics process automation (RPA)? Få svaret i denne vejledning til virksomheder

Digitalisering | 16/04/2020

af David Månsson

 

RPA er et varmt emne i øjeblikket. Vi har nok alle sammen forestillet os store robotter, som kommer og overtager verden, men heldigvis er RPA langt mindre dramatisk. Her følger en grundlæggende introduktion til RPA og de potentielle fordele for din virksomhed.

Artiklen har til formål at afmystificere RPA, forklare hvad det er, demonstrere fordelene og hvordan RPA anvendes i Azets.

Afmystificering af robotics process automation (RPA)

Lad os starte med at aflive en fælles fordom. Der bliver ingen fysiske robotter, som driver rundt på kontorerne, ingen R2D2 som henter kaffe eller går med hunden. RPA skal snarere betragtes som en software på en computer, der kopierer det arbejde, et menneske udfører på computeren; trin for trin, klik for klik. Robotics process automation deler flere ligheder med Excel-makroer end med Telias Ailent eller IBM’s Pepper-robot. Rent praktisk kan en virksomhed som Azets vælge at samarbejde med en leverandør af den robot-software der skal til, for at udvikle og implementere automatiserede processer.

Som navnet antyder, er RPA-værktøjer designet til at automatisere forretningsprocesser.

Den mest tydelige og indlysende årsag til implementering af robotics process automation er reducerede omkostninger.

Derudover er der også fordele som f.eks. øget nøjagtighed i datainput og -output, kortere procestid og hurtigere feedback til kunder.

RPA vs. automation – hvad er forskellen?

En forskel som er værd at fremhæve, når man sammenligner RPA med klassiske automatiseringer, er, at robotter arbejder uafhængigt af underliggende systemer og derfor ikke kræver systemintegrationer eller strømlinede processer. 80% reduceret tid på en ineffektiv proces kørt af mennesker er stadig 80% reduceret tid. Der skal ikke optimeres for robottens skyld, -den klager ikke og er stadig billigere end mennesker.

Mantraet: implementer for fremskridt, ikke perfektion, har uden tvivl aldrig været mere sandt inden for procesautomation.

Store fordele

Robotter kan kopiere menneskelige arbejdsgange og uden besvær bevæge sig fra Excel til et ERP-system og afslutte med at sende en bekræftelsesmail til relevante konsulenter. Ofte kræver det ikke mere end to uger for en erfaren udvikler at implementere og aktivere en procesautomatisering. Det vil sige, at man som virksomhed straks får mulighed for at høste fordelene ved investeringen.

Den generelle tommelfingerregel er at identificere de opgaver, der er:

  1. regelbaserede (man gør det samme hver gang),
  2. i højt antal og
  3. tilbagevendende.

I modsætning hertil er robotics process automation ikke altid egnet til at håndtere opgaver, der indeholder stor variation, forekommer i et mindre antal eller består af ustrukturerede data, som f.eks. fri tekst.

I virksomheder som Azets, der varetager regnskab og lønadministration for andre virksomheder, er der selvsagt mange tilbagevendende opgaver, som består af gentagne processer. For Azets er fordelene ved RPA derfor helt åbenlyse.

 

 

Er det relevant for min virksomhed?

For de fleste større virksomheder vil svaret hurtigt være ja. Men det afhænger selvfølgelig af din virksomheds type.

Jeg anser RPA for at være en hurtig løsning, når man har mange processer i tunge og ufleksible systemer. Med mange og hurtige automatiseringer giver RPA mere eller mindre øjeblikkelig ROI.

I dag anvendes RPA primært til administrative back-office-opgaver, men pionererne inden for området rykker sig hurtigt og anvender allerede nu RPA til understøttelse af visse kundeinteraktioner. Overordnet er det min overbevisning, at enhver virksomhed, branche eller forretningsfunktion vil kunne opnå fordele ved robotics process automation.

Dog vil jeg ikke anbefale mindre virksomheder eller virksomheder, som er født i skyen, at investere i RPA.

Jeg vil skønne, at 30-40% af store nordiske virksomheder har startet deres RPA-rejse med ca. 1-10 aktive robotter.

En fleksibel tilgang med plads til fejl

Nye teknologier med stor indflydelse på de daglige arbejdsgange medfører masser af ukendte udfordringer og faldgruber. I Azets er vi bevidste om dette, hvorfor vores tilgang til RPA er en “vi skal være brede, før vi bliver dybe”-strategi. Det søger vi at opnå ved at sprede mindre RPA-projekter samtidigt i de fem lande, Sverige, Danmark, Norge, Finland og Rumænien. Formålet er gradvist at opbygge en bred viden, frem for at foretage en stor investering i et enkelt område. Strategien giver os mulighed for at lave fejl, dele erfaringer og inden for kort tid implementere RPA i hele organisationen; i modsætning til at skabe opmærksomhed og opbygge viden inden for et specifikt område.

I enhver virksomhed er et tæt samarbejde mellem forretningen og IT afgørende for en RPA-succes. Azets er ingen undtagelse.

Konsulenterne, som hver dag varetager regnskab og lønadministration for vores kunder, bidrager med forslag til processer, der med fordel kan automatiseres. Herefter evalueres og udvikles forslagene sammen med RPA-teamet. Et dårligt eller begrænset samarbejde mellem IT og forretningen kan forsinke udviklingen, give forskellige forventninger eller resultere i, at automatisering aldrig kommer rigtig i gang.

Hvad RPA er i stand til – en historie fra Finland

Her til slut vil jeg dele et eksempel på en nylig RPA-succes i Azets. Den automatiserede proces kører i vores finske lønsystem, Personec W. Her automatiserer robotten lønafstemninger og kontrollerer evt. forskelle mellem betalinger fra foregående måned og denne måned. Væsentlige forskelle fremhæves og undersøges yderligere af lønkonsulenterne.

Manuel kontrol af sådanne fejl er kedeligt og tidskrævende arbejde. Ved at lade robotter løse disse opgaver, kan vores lønkonsulenter bruge tiden på mere komplekse specialistopgaver og kommunikation med kunderne. Derudover laver robotter næsten ingen fejl, hvilket betyder, at vores robot vil registrere alle betalingsfejl og dermed øge kvaliteten af løn-outputtet.

Vil du vide mere om dine muligheder?

Jeg håber, at denne introduktion har været nyttig for dig og din virksomhed. Der er ringe eller ingen tvivl om, at RPA har et stort potentiale for øget effektivitet – og mindre besvær. Hos Azets har vi de rigtige mennesker og de rigtige løsninger til at identificere dine og din virksomheds behov og låse potentialet for RPA op.

Læs mere om Azets på azets.dk

Om David Månsson

David Månsson works as Nordic Project Manager at Azets. He is currently managing the robotics process automation setup for Azets. Previously, David has worked as a management trainee in Visma, with software development at Ericsson, mobile application development at IBM and in B2B sales. David has a Master of Science in Information Systems from Lund University, Sweden.