Hvis du er en af dem, der endnu ikke har digitaliseret håndteringen af dit regnskab og økonomi, skal du gøre dig klar på at omstille dine arbejdsprocesser. Med den nye bogføringslov skal de fleste arbejdsgange relateret til virksomhedens regnskab nemlig digitaliseres – og overholder din virksomhed ikke loven, kan I risikere bøder på op til 1,5 million kroner.
I dette indlæg kommer vi ind på, hvad den nye bogføringslov betyder for landets virksomheder, og hvilke arbejdsgange der kræves for at leve op til kravene i den nye bogføringslov. Endelig kommer vi ind på ændringerne i årsregnskabsloven, der sammen med den nye bogføringslov er besluttet som led i en reformpakke af dansk økonomi, og som ligeledes forventes at træde i kraft med virkning for regnskabsår, der begynder 1. januar 2023 eller senere.
Hvorfor kommer der nye regler?
I 2021 blev et bredt politisk flertal enige om en politisk aftale med en reformpakke af dansk økonomi. Formålet med reformpakken er at styrke indsatsen mod svindel og samtidig gøre det lettere for virksomheder at overholde bogføringspligten.
Overordnet indeholder den nye reformpakke to tiltag, som virksomheder skal være særligt opmærksomme på:
- En ny bogføringslov
- Ændring i årsregnskabsloven med ændringer til revisionspligten.
Ikrafttræden over flere år
Den nye bogføringslov er trådt i kraft pr. 1. juli 2022, men de væsentlige bestemmelser om brug af digitale bogføringssystemer og kravene hertil indføres dog over en årrække for at sikre tid til at udarbejde de præcise krav til bogføringssystemerne, og for at sikre udbyderne tid til at udvikle nødvendige nye funktioner.
De digitale bogføringssystemer vil tidligst gælde fra 1. juli 2024 for virksomheder i regnskabsklasse B, C og D, og tidligst 1. januar 2026 for virksomheder i regnskabsklasse A. Der vil således være tid for alle virksomheder til at sikre overholdelsen af de nye regler inden ikrafttræden.
Den nye bogføringslov
Bogføringsloven gælder for virksomheder med en omsætning på over 300.000 kr. Det betyder, at virksomheder med en omsætning over dette beløb fra 1. juli 2024 og fremover skal opbevare deres regnskabsmateriale digitalt.
En række virksomheder har allerede implementeret digitale systemer til håndtering af regnskabsmateriale, og for dem vil overgangen være lettere. Men det forventes, at en væsentlig del af landets godt 300.000 virksomheder nu skal i gang med at digitalisere deres processer – eller tjekke op på, at deres systemer og processer er i compliance med de kommende regler.
Hvilke ændringer medfører den nye bogføringslov?
Hvis du ikke håndterer bilag og regnskabsmateriale digitalt i dag, vil den nye bogføringslov have stor betydning for dine arbejdsgange i hverdagen. Overordnet er de væsentligste ændringer, at:
- Alt regnskabsmateriale skal opbevares digitalt. Opbevaringen skal leve op til gældende regler for GDPR, ligesom virksomhederne er forpligtet til at sikre en sikkerhedskopi af materialet. Frekvens for opdatering af sikkerhedskopien afhænger af virksomhedens kompleksitet samt antallet af transaktioner og størrelsen på disse. I lovgivningen er det dog præciseret, at virksomheder med mange daglige transaktioner skal tage en sikkerhedskopi dagligt
- Definitionen af regnskabsmateriale udvides til at omfatte dokumentation for faktuelle oplysninger i ledelsesberetningen i virksomhedens årsrapport
- Forenklede krav til virksomhedes beskrivelse af dens procedure for registrering af transaktioner og opbevaring af regnskabsmateriale
- Erhvervsstyrelsen har hjemmel til at gennemføre en bogføringskontrol af virksomheder, som ikke har indsendt deres første årsrapport og virksomheder, der har fravalgt revision
- Indførsel af en markant højere bødestraf.
Hvad skal man opbevare digitalt?
Fra 1. juli 2024 er det lovpligtigt at opbevare alt regnskabsmateriale digitalt. Følgende skal således opbevares digitalt:
- Bilag
- Registreringer, bl.a. transaktionssporet
- Beskrivelse af virksomhedens bogføringsprocedurer
- Alle oplysninger, der er væsentlige for kontrolsporet
- Dokumentation for oplysning i noterne og ledelsesberetningen i årsrapporten – og for skøn og vurdering foretaget i forbindelse med udarbejdelse af virksomhedens årsrapport
- Regnskaber, som kræves udarbejdet i henhold til lovgivning
- Eventuelle revisionsprotokoller eller tilsvarende rapportering.
Bøde på op til 1,5 million for manglende overholdelse
Den nye bogføringslov får strammere regler og større bøder for manglende overholdelse. Erhvervsstyrelsen får hjemmel til at kræve indsigt i materialet og til at gennemføre en kontrol af virksomhederne, der ikke har indsendt deres første årsrapport eller fravalgt revision. Hvis den enkelte virksomhed ikke kan fremvise det originale, digitale regnskabsmateriale eller stille den digitale sikkerhedskopi til rådighed for myndighederne, er der et højere bødeniveau. Man kan således få en bøde helt op til 1,5 million kroner ved manglende overholdelse.
Ændringer af årsregnskabsloven
I den nye lovpakke er der også lagt op til ændringer i årsregnskabsloven. De største ændringer er kravene til revisionspligt samt en særlig tilføjelse af hvidvasklovgivningen.
Ændringerne har betydning for virksomheder, der anses at være risikobrancher.
Krav om revisorerklæring
Et nyt krav for virksomheder i 11 risikobrancher med en årlig nettoomsætning på mere end 5 mio. kr. i to på hinanden følgende år er udformet i årsregnskabsloven. Virksomhederne kan vælge mellem en revisionspåtegning, en erklæring om udvidet gennemgang, en review-erklæring eller en erklæring om assistance med opstilling af årsregnskabet. De 11 risikobrancher er:
- Vejgodstransport
- Flytteforretninger
- Restauranter
- Pizzarier, grillbarer, isbarer mv.
- Event catering
- Anden restaurationsvirksomhed
- Caféer, værtshuse, diskoteker mv.
- Databehandling, webhosting og lignende serviceydelser
- Webportaler
- Engroshandel med personbiler, varebiler og minibusser
- Detailhandel med personbiler, varebiler og minibusser.
Ifølge lovbemærkningerne skal listen over risikobrancherne revideres hvert andet år, på baggrund af erfaring og viden om effekten på regelefterlevelsen i brancherne.
De største ændringer er herudover:
- Krav om revisionspligt for virksomheder med en balancesum over 50 mio. kr. to år i træk - uanset størrelse af nettoomsætning. Her kan man vælge mellem en revisionspåtegning eller en erklæring om udvidet gennemgang
- Oplysning om antal ansatte skal angives, også selvom der er 0 ansatte
- Fristen for indberetning af årsrapporter forlænges fra fem til seks måneder for virksomheder i klasse B og C. Fristen er fortsat fire måneder for klasse D
- Tilføjelse af hvidvasklovgivning i bestemmelsen om, at fravalg af revision ikke kan ske, når beslutningstager i virksomheden accepterer bødeforelæg, eller som led i en straffesag dømmes for overtrædelse af selskabslovgivningen, regnskabslovgivningen eller skatte- og afgiftslovgivningen. Herudover er det ikke muligt at fravælge revision, hvis en i ledelsen inden for de seneste to år har være optaget i konkurskarantæneregisteret
- Mulighed for administrativt at påbyde revision, såfremt der ses væsentlige fejl eller mangler i virksomhedens bogføring
- Stiftelse af nye selskaber. I forbindelse med stiftelse af nye selskaber fravælges den lovpligtige revision af årsrapporten ofte med henvisning til at selskaber først er underlagt lovpligtig revision når minimums grænserne for lovpligtig revision hvis mindst 2 af 3 er overskredet 2 på hinanden følgende år. Denne praksis anerkendes ikke af Erhvervsstyrelsen, som kræver revision af årsrapporten allerede i stiftelsesåret, hvis det viser sig at mindst 2 af 3 grænser er overskredet allerede på dette tidspunkt.
Har du brug for hjælp eller rådgivning?
At blive pålagt nye krav er sjældent et ønskescenarie. Dog kan den ændrede lovgivning medvirke til en fremskyndelse af nye vaner og arbejdsgange, som vil frigøre tid fra de manuelle processer. Når først de nye arbejdsgange er forankret, er det vores overbevisning, at du vil opleve en lettere hverdag med større overblik, mere systematik og færre udfordringer med at finde og arbejde med dit regnskabsmateriale.
Har du brug for hjælp eller assistance i forbindelse med overgangen til det nye regelsæt? Du er velkommen til at kontakte os på tlf. 70 232 232, hvis vi skal tage en snak om, hvordan du bedst griber overgangen til den nye bogføringslov an i din virksomhed.
Del
