Spørgsmål og svar om outsourcing – Fleksibilitet

Løn og HR | 15/07/2017

af Charlotte M. Petersen

 

Hos Azets er vi eksperter i outsourcing af regnskab og løn, og vi besvarer gerne de spørgsmål, I måtte have. I dette indlæg besvarer jeg en stribe spørgsmål omkring fleksibilitet i en outsourcingaftale. Hvordan ændrer og justerer man på et outsourcingsamarbejde, når behovene ændrer sig?

chatquestion-Copy.jpg Hvad hvis vi ind i mellem har brug for hjælp med ting, der ikke er omfattet af aftalen?

– Det er noget, outsourcing-partneren er vant til at håndtere. Vi lever i en foranderlig verden, og uforudsete ting er mere reglen end undtagelsen. Derudover opstår der ofte komplekse spørgsmål om løn, skat, regnskab og jura, som leverandørens ek­sperter kan hjælpe med. Typisk faktureres kunden pr. medgået time for et sådant arbejde, som ikke er omfattet af aftalen. Du bør forvente at outsourcing partneren også kan rådgive på områder inden for eksempel skat, moms, ansættelse mv. på samme niveau som en revisor.

 

chatquestion-Copy.jpg Vi er unikke, og kan ikke passe ind i en standardproces. Hvordan gør vi så?

– Det sker faktisk, at en virksomhed er så unik og kompleks, at den ikke egner sig til outsourcing. Hvor det ganske enkelt bliver for ineffektivt og dyrt. I de fleste tilfælde er løsningen dog at finde fællestræk i forskellige økonomiprocesser og sammen finde frem til den bedste måde at arbejde på. Det er ikke usædvanligt, at der hos kunden er en del rutineopgaver, der udføres “som de altid er blevet”, men som det er muligt at finde mere effektive løsninger på, eller ting som kan udelades. Outsourcing handler jo ikke om at fjerne det unikke ved et selskab, men tværtimod om at tage sig af de administrative og tunge dele for at frigøre tid til, at kunden kan fremme det, der er unikt, og arbejde med forretningsudvikling.

Download vores guide og få svar på 30 spørgsmål om outsourcing

Guide: FAQ om outsourcing

chatquestion-Copy.jpg Hvis vores behov ændrer sig, for ek­sempel hvis vi reducerer organisationen eller opkøber andre virksomheder, hvor fleksibel er da en outsourcet funktion?

– Netop fleksibiliteten er en af grundene til, at mange virksomheder vælger at outsource. En outsourcet økonomifunktion er langt mere fleksibel, end når regn­skab og løn håndteres internt. Hvis du vælger at outsource, bør du sikre dig, at du har et samarbejde, der giver dig mulighed for altid at kunne øge eller mindske ressourcerne og tilpasse dem til de aktuelle behov. I stedet for at du skal skille dig af med personale i nedgangstider eller gå igennem en dyr rekrutteringsproces under opsving, skal du hurtigt kunne ændre outsourcingomfanget. Behovet for ressourcer og kompetencer ændrer sig over tid, og er noget, der kommunikeres i samarbejdet mellem kunden og leverandøren. Hvis virksomheden reduceres, vil den samlede pris for tjenesten normalt automatisk gå ned, fordi antallet af transak­tioner reduceres.

chatquestion-Copy.jpg Der stilles krav fra den internationale ledergruppe til, hvordan rapportering og ledelse skal se ud. Kan en outsourcing-partner tilpasse sig det?

– Hvis du har behov for særlig ekspertise i international rapportering og overvåg­ning, måske endda konsolidering af flere selskaber i forskellige lande, kan det være klogt at kontrollere, at din potentielle outsourcing-partner har erfaring med dette. En række leverandører i branchen er meget dygtige på disse områder, mens andre kan fokusere mere på danske virksomheder, ejerledede virksomheder osv.

chatquestion-Copy.jpg Vi er en nordisk virksomhed og ønsker den samme leverandør i alle lande. Går det?

– Nogle outsourcingleverandører har lokale kontorer i alle de nordiske lande, hvilket er en stor fordel for mange virksomheder. Kunden vil så modtage en kontrakt med en model for samarbejdet og en prisliste, der gælder for alle lande. Arbejdet er dog lokalt tilpasset i forhold til eksempelvis lokale skatte- og lønforhold, men holdt sammen af en central organisation, der ser helheden i opgaveudførelsen. Et stort plus er, hvis leverandøren tilbyder en fælles portal eller platform, hvor de kan samarbejde på tværs af grænser, og hvor ledere kan få et overblik.

chatquestion-Copy.jpg Hvad hvis vi ikke er tilfredse? Hvor­dan gør vi, hvis vi ønsker at hjemtage funktionen?

– Både kunden og leverandøren har formentlig lagt stor energi i at implementere den aftalte løsning. For at undgå, at denne investering slår fejl og medfører høje afviklingsomkostninger, er det vigtigt at foretage en gennemgang af, hvad der ikke virker, og at identificere tiltag, som kan forbedre samarbejdet. Hvis der ikke findes foranstaltninger, der kan sikre den nødvendige effekt, eller som det ville være for dyrt for parterne at gennemføre, kan det eneste rigtige være at afvikle samarbejdet og lade arbejdet gå tilbage til at være varetaget af kunden eller en ny leverandør. Hvis det er tilfældet, skal man som kunde kræve, at leverandøren afsætter nok ressourcer til, at en ny aktør kan overtage processerne på kontrol­leret vis, samt til at data kan overføres på en måde, som muliggør udførelse fra et nyt system, og at de juridiske krav på dokumentation og arkivering følges.

Det er en fordel, hvis det allerede ved indgåelse af kontrakten bliver dokumente­ret, hvordan en mulig “exit” vil blive håndteret af leverandøren og kunden.

 

Læs også vores andre blogindlæg med spørgsmål og svar om outsourcing:

Spørgsmål og svar om omkostninger og fordele i forbindelse med outsourcing

Spørgsmål og svar omkring IT og systemer i forbindelse med outsourcing

Spørgsmål og svar omkring kontrol og kommunikation i et outsourcingsamarbejde

Spørgsmål og svar om kompetencer i et outsourcingsamarbejde

Spørgsmål og svar omkring samarbejdet og kvaliteten af leverancerne i forbindelse med outsourcing

 

Går I med tanker om at outsource hele eller dele af jeres regnskabs- og/eller lønafdeling?

Overvejer I at outsource jeres regnskabs- og/eller lønafdeling – måske som led i effektiviseringsplaner, eller fordi I ønsker at reducere administrationen til fordel for mere strategiske forretningsområder – så håber jeg, at disse blogindlæg bidrager til at afklare, hvad der er mest fordelagtigt for jeres virksomhed. Sidder I tilbage med ubesvarede spørgsmål, så kontakt os endelig.

Læs mere om, hvad vi kan tilbyde jeres virksomhed inden for outsourcing af løn

Læs mere om, hvad vi kan tilbyde jeres virksomhed inden for outsourcing af regnskab

Om Charlotte M. Petersen

Charlotte M. Petersen er Senior manager i Azets og leder den afdeling, hvor 100+ lønkonsulenter hver dag assisterer virksomheder med opgaver inden for lønadministration. Charlotte har været i Azets siden 2001.