Hvilken løsning passer til din virksomhed?
Du kan vælge mellem rigtig mange regnskabsløsninger – alt efter din virksomheds størrelse, forretningens natur samt en lang række andre faktorer. Men hvordan kan du vide, hvor og hvordan du finder den løsning, der passer bedst til din virksomhed?
I denne artikel vil jeg beskrive tre meget reelle og typiske scenarier, der skildrer økonomifunktionen i virksomheder og de forskellige måder, hvorpå man håndterer regnskabsopgaver. Jeg bruger tre fiktive virksomheder, der står overfor forskellige udfordringer og har forskellige behov, og jeg præsenterer også konkrete løsningsforslag.
Forhåbentlig vil denne indsigt hjælpe dig i din søgen efter en regnskabsløsning, der opfylder netop din virksomheds behov.
Virksomhed A
Virksomhed A er en mellemstor leverandør af el-artikler og monteringsløsninger med 180 ansatte og en årlig omsætning på 150 mio. DKK. Medarbejderne er opdelt i afdelinger, som håndterer henholdsvis produkter, salg og monteringsydelser, og hver afdeling har sin egen individuelle leder. Den nyansatte CFO ønsker at implementere nye processer for projektstyring og opkøb samt KPI’er, der kan måle medarbejderrentabilitet.
Udfordringer
Virksomhed A har i øjeblikket en intern økonomiafdeling, der håndterer alle opgaver relateret til bogholderi og regnskab, og de administrerer også alle købsaftaler med leverandører. Håndtering af fakturaer fra leverandører er ganske tidskrævende, da det udføres manuelt af regnskabsmedarbejderne, og det er svært at få godkendelse, da man skal omkring alle niveauer i organisationen. Ydermere er det svært at afstemme projekt-KPI’er (profitmargin, bruttoavance, medarbejderbidrag, osv.) på tværs af udgifts- og indtægtskilder samt personaleudgifter. Dårlige bogholderi- og økonomiprocesser har endvidere resulteret i lave projektmarginer, og den nyansatte CFO har svært ved at finde svar på, hvorfor dette er sket.
Løsning
For at opfylde CFO’ens behov bør bogholderi- og økonomifunktionen anskues i et bredere perspektiv i virksomheden. Virksomhed A bør implementere en webportal, der kan håndtere administration af indgående fakturaer, generere fakturaer til kunder og tilbyde værktøjer til rapportering og analyse.
I virksomhed A er kerneydelsen levering af el-artikler og monteringsløsninger til kunder. CFO’en bør overveje at outsource bogholderiprocessen, så de interne regnskabsmedarbejdere kan fokusere på kontrol- og rapporteringsopgaver. For at opnå mere effektivitet i håndteringen af fakturaer bør en webbaseret portal implementeres. En sådan portal vil fuldt ud dække Virksomhed A’s behov og give CFO’en adgang til skræddersyede rapporter om projektrentabilitet, der inkluderer de ønskede KPI’er. Samtidig kan en moderne faktura-applikationen garantere effektiv håndtering og godkendelse af alle indgående fakturaer i én samlet oversigt samt nem oprettelse af kundefakturaer.
Virksomhed B
Virksomhed B er en forholdsvis lille udbyder af rengøringsydelser til andre virksomheder med en årlig omsætning på 8 mio. DKK. Den har otte ansatte, og lederen, som også er stifter af virksomheden, fordeler sin tid mellem administrative opgaver, salg og operationelle opgaver. Medarbejderne leverer rengøringsydelser til flere forskellige steder, og i nogle af de større bygningskomplekser udfører de opgaver for flere individuelle kunder.
Udfordringer
Selvom der er lav personaleudskiftning og høj kundetilfredshed i Virksomhed B, har lederen svært ved at finde tid til alle sine opgaver. Derudover er der en lang venteliste af kunder, der ønsker at indgå en aftale med Virksomhed B, men lederen er bange for at øge virksomhedens aktiviteter, da det i forvejen er svært at finde tid til det hele.
For noget tid siden implementerede Virksomhed B en cloud-baseret regnskabsportal for at få adgang til moderne værktøjer og få en mere effektiv håndtering af bogholderiopgaverne. På trods af dette kæmper lederen fortsat med at oprette fakturaer og håndtere afregning fra kunderne effektivt. Dette skyldes især, at når medarbejderne udfører rengøringsopgaver i de større virksomhedskomplekser, så skrives forbruget af rengøringsartikler blot ned på et stykke papir. Lederen får derefter tilsendt en indscannet version af noten med beskrivelse af den forbrugte mængde rengøringsartikler for hver enkelt kunde. Lederens mål er at skabe bedre rutiner, så det bliver lettere at afstemme udgifterne og afregningerne.
Løsning
Virksomhed B bør se på dataindsamling i forhold til omkostninger for rengøringsartikler per kunde og overveje at indgå en aftale om filoverførsel med banken. I forhold til medarbejdernes forbrug af rengøringsartikler kan der udføres en analyse, så omkostningen for disse inkluderes som en faktor i forhold til det antal timer, der bruges på at gøre rent hos hver kunde. I forhold til effektiv fakturering til kunderne vil indførelsen af en faktor for forbrug af rengøringsartikler som et variabelt element i forhold til antallet af forbrugte timer give en mere effektiv proces. Afregning og afstemning af indgående kundebetalinger kan håndteres via en bankaftale, som muliggør overførsel og modtagelse af bankfiler, der viser de fakturaer, som kunden har betalt.
Virksomhed C
Virksomhed C er en markedsledende leverandør af konsulentydelser til den offentlige sektor, og de ydelser, virksomheden tilbyder, spænder fra ledelsesrådgivning og -strategi til medie- og markedsrådgivning. Der er mere end 500 ansatte, og den årlige omsætning ligger på ca. 730 mio. DKK, mens de fleste opgaver og kundeprojekter typisk varer mellem 10-18 måneder.
Udfordringer
Den administrerende direktør er yderst professionel og har en moderne tilgang til ledelsen af en særdeles kompetent medarbejderstab. Ligeledes søger han hele tiden efter at modernisere og automatisere virksomhedens interne processer. Virksomhed C har outsourcet alle regnskabs- og økonomiprocesser til en professionel partner. Samarbejdet med den eksterne partner og etableringen af delte ansvarsområder og rutiner har været meget tidskrævende, og en del af den påtænkte fortjeneste fra samarbejdet er ikke blevet realiseret. Nogle af de tydelige udfordringer er eksempelvis., at data fortsat deles manuelt mellem forskellige interne systemer, der mangler dataoverførsel fra interne systemer til det eksterne bogholderi, og der er blandet ansvar for månedsrapporteringen.
Derfor forsøger Virksomhed C og den administrerende direktør at identificere de vigtigste fordele og besparelser, som outsourcing-processen giver, mens de også prøver at finde ud af, hvilke områder der er oplagte kandidater til forbedring.
Løsning
Virksomhed C har to åbenlyse muligheder: 1) Virksomhed C skal indkalde den eksisterende outsourcing-partner til et evalueringsmøde, hvor der bliver sat ord på alle udfordringerne. Herefter bør det forventes, at leverandøren vender tilbage med konkrete løsningsforslag til, hvordan de i højere grad kan imødekomme virksomhedens behov. Vælger Virksomhed C at fortsætte samarbejdet, bør der planlægges et antal opfølgningsmøder i den første periode, så det endelige resultat bliver en løsning, der matcher Virksomhed C’s behov.
2) Virksomhed C skal kontakte 1-3 andre outsourcingpartnere med speciale inden for regnskab og økonomi. Her er det vigtigt at medbringe alle udfordringerne fra det første samarbejde og udarbejde en detaljeret kravspecifikation. Forventningsafstemning og en fuldstændig utvetydig aftale omkring opgaver og ansvarsfordeling er essentielt ved etablering af et succesfuldt outsourcingpartnerskab.
Så hvilken er du?
Ikke alle scenarier passer til enhver virksomhed. Du er nødt til at finde en løsning, der passer til lige netop din virksomhed. Alle virksomheder, herunder din, bør dog fokusere på at blive mere effektive og alvorligt overveje at modernisere økonomifunktionen. Der er mange penge at spare og store fordele at vinde.
Alle virksomheder, uden undtagelse, kan nyde godt af de fordele, der er ved anvendelse af moderne og digitale værktøjer i regnskabsprocessen. Rejsen fra manuelle og tidskrævende processer mod en automatiseret, dynamisk og rettidig regnskabsproces vil dog variere fra virksomhed til virksomhed. Erfaringen viser os, at jo mere man motiverer og tilskynder implementeringen af nye processer og systemer, jo hurtigere kan man høste gevinsten.
Har du brug for en regnskabschef/CFO, der kan føre digitalisering ind i din virksomheds økonomi, så regnskabsprocessen bliver automatiseret? Læs her, hvordan vi kan hjælpe dig med rekruttering af den rette leder inden for økonomi.
Fleksibel hjælp til regnskab
Økonomi og regnskab er Azets’ kernekompetence, og vi kan derfor hjælpe med alle opgaver i din økonomifunktion. Måske har du brug for en partner, som kan varetage det hele, eller måske har du blot brug for assistance til enkelte regnskabsopgaver.
