Konkurrencen på markedet er hård, og moderne virksomheder bliver ofte udfordret af både kendte og etablerede konkurrenter, såvel som nye virksomheder med stejle vækstkurver. Muligheden for at komme ind på de traditionelle og mere sikre markeder sænkes konstant på grund af den teknologiske udvikling – hvilket skaber et større pres på de eksisterende markedsaktører bl.a. på parametre som tilgængelighed, levering, kvalitet og pris.
I dette blogindlæg fortæller vi, hvordan du kan imødekomme udfordringerne og reducere presset fra nye spillere, ved at arbejde med de administrative processer og automatisere din virksomheds økonomifunktion.
5 processer til forbedring af din økonomifunktion
Når målet er at forenkle og øge effektiviteten af din virksomheds administrative og regnskabsmæssige rutiner, opnår du flest fordele ved at tage en helhedsorienteret tilgang til processen, fremfor at takle hver proces enkeltvis.
1. Stabilt dokumentflow
I en økonomifunktion er det vigtigt, at du sørger for at have et stabilt dokumentflow. Det indebærer en sikker udveksling af dokumenter med eksterne parter og tjenesteudbydere, men også internt i din virksomhed - med bestyrelse, ledelse og andre nøglepersoner. Mangel på rutiner og løsninger til et godt dokumentflow kan skabe GDPR udfordringer. En løsning til dokumentudveksling- og arkivering bidrager til et højt sikkerhedsniveau og overholdelse af GDPR. Med det rigtige værktøj, kan din virksomhed trygt dele filer og dokumenter på tværs af hele organisationen.
2. Regnskabs- og økonomirapporter
Kvaliteten og formatet af fakturaer og dokumenter er ofte afgørende for rapportering af virksomhedens økonomiske data. Derfor er det vigtigt at anskaffe sig et solidt rapporteringsværktøj. I vores CoZone kundeportal kan du forenkle din virksomheds økonomistyring, ved nemt at kunne navigere mellem regnskabsrapporter og bilag. Løsningen er fleksibel og kan tilpasses din virksomheds specifikke behov. Feedback og kommentarer fra revisoren gives også direkte i portalen.
3. Fakturering og fakturaflow
Effektive faktureringsrutiner er vigtige for at sikre en god likviditet i din virksomhed. Det er derfor en fordel at have en effektiv løsning til håndtering og sporing af alle indgående og udgående fakturaer. Du kan opnå en effektiv faktureringshåndtering ved at digitalisere din faktureringsproces mest muligt.
Erfaring viser, at virksomheder med gode faktureringsrutiner i form af opfølgning på udestående gæld eller stoppet kundekredit, får et lavere tab på tilgodehavender.
Via vores CoZone portal kan du nemt samle alle dine fakturakvitteringer ét sted, tilpasse godkendelsesprocesserne, følge op på køb og indstille automatisk omkostningsberegning. Du kan nemt oprette og sende fakturaer til dine kunder, og hvis dine kunder ikke betaler ved forfald, kan du nemt sende en rykker. Du kan også oprette et separat produktregister med link til den respektive indkomstkonto.
4. HR- og lønadministration
Mange virksomheder bruger unødvendig tid på HR- og lønadministration. Hyppige afsendelser af e-mails og manuel opdatering af medarbejderdata i forbindelse med ansættelser, ændringer eller opsigelser er eksempler på administrative opgaver, der skaber unødvendigt ekstra arbejde - for både medarbejdere, ledere og HR-ansvarlige. Ved at bruge et HR-system, hvor medarbejderne selv kan se og ændre deres kontakt- og kontooplysninger, reduceres unødvendig brug af e-mail og administrativt arbejde.
Ved at gøre brug af et sikkert HR-system til vedligeholdelse af medarbejderdata, reducerer du risikoen for at misligholde de høje krav, der er til behandling af data og kontooplysninger, og virksomheden står samtidig stærkere mod svindlere, der forsøger at infiltrere HR-systemerne med en økonomisk gevinst for øje.
Med et HR-system har du altså et godt udgangspunkt for digitalisering af andre tidskrævende, administrative personaleprocesser. Et eksempel er tilrettelæggelse og godkendelse af helligdage og fravær, hvor et HR-system både kan spare dig for tid og samtidig gøre det lettere at følge op på love og regler i forbindelse med fravær og ferie. Et andet eksempel er afsendelse af lønsedler, hvor et HR-system både kan være en sikker distributionskanal og samtidig give nem adgang for medarbejderen.
Vores medarbejderportal CoZone Employee er en smart, effektiv og sikker cloud-løsning, hvor alle medarbejderinformationer, tids- og fraværsregistreringer samt lønoplysninger er samlet ét sted.
5. Hierarki
De teknologiske løsninger, vi har til rådighed i dag, giver mulighed for en fleksibel styring af din virksomheds systemløsninger, herunder anvendelse af godkendelseshierarkier til både de regnskabsmæssige og øvrige administrative processer. Desværre ser vi ofte, at mange virksomheder undlader at revidere og opdatere deres systemer, hvormed der skabes ineffektive flaskehalse i de administrative rutiner.
Når man implementerer et nyt system, er der ofte et godkendelseshierarki, der skal følges, hvis man ønsker at opnå de tilknyttede fordele. Dog sker det, at dataen i systemet ikke bliver opdateret, at brugerne ikke overholder de interne krav om frister for godkendelse og datomærkning af dokumenter, eller på anden vis undlader at overholde deres rolle i hierarkiet.
Hvis du vil sikre, at de regnskabsmæssige og øvrige administrative processer i din virksomhed køres og håndteres effektivt, er det vigtigt, at rollerne i systemernes godkendelseshierarkier respekteres og overholdes.
Hvordan kommer jeg i gang med at optimere min økonomifunktion?
Uanset om du ønsker at optimere en lille del - eller om du vil se grundigt på hele din økonomifunktion, anbefaler vi, at du starter med de 5 ovenstående punkter.
Når du tager hul på optimeringen af din økonomifunktion, mener vi, at det som udgangspunkt er vigtigt at implementere en digital løsning med en GDPR-sikker grænseflade, der om muligt kan indeholde flere løsninger, så du kan have alle dine data samlet ét sted.
Du kan læse mere om vores CoZone løsning på vores hjemmeside.
Download også vores guide og få de bedste tips til digitalisering af økonomifunktionen.
