Ferieplanlægning: Sådan forbereder du dine medarbejderes ferie

Ferieplanlægning er en del af arbejdsgiverens opgaver, der dels består af at fordele ferie mellem medarbejdere uden at det går ud over virksomhedens drift og dels at sikre, at de gældende regler vedrørende ferie og varsling bliver overholdt. I dette blogindlæg kan du blive klogere på reglerne for ferieplanlægning.

Ferieloven har sine egne regler for, hvornår du som arbejdsgiver skal varsle dine medarbejdere om, hvornår de kan afholde ferie.

Som arbejdsgiver har du pligt til at drøfte ferieafholdelse med dine medarbejdere, men hvis du ikke kan blive enig med dine ansatte om ferieplaceringen, vil du altid have mulighed for at varsle feriens placering. Det er dog vigtigt, at du varsler i henhold til de gældende regler.

Medarbejderne skal varsles i tide

Det er dig som arbejdsgiver, der fastsætter, hvornår og hvordan ferie skal placeres. Første prioritet er din virksomheds drift, men du har også pligt til at imødekomme dine medarbejders ønsker i videst muligt omfang. Det gælder eksempelvis ferie i skolernes sommerferie-periode, hvis medarbejderne har børn i skolealderen.

Følgende varslingsregler er gældende:

• Hovedferien på 3 uger skal varsles mindst 3 måneder før afholdelse i perioden den 1. maj til den 30. september.
• Restferien på 2 uger skal afholdes inden udløb af ferieafholdelsesperioden på de 16 måneder, og skal varsles 1 måned før afholdelse.

Det er din pligt at varsle dine medarbejdere i god tid.

Dine medarbejdere har krav på tre uges sammenhængende hovedferie. Du og dine medarbejdere kan dog aftale, at reglen fraviges med enten kortere ferie eller placering af hovedferie uden for hovedferieperioden. Medarbejderne har dog altid ret til at afholde minimum 10 dages sammenhængende ferie.

Afvigelse fra ferielovens varslingsregler

Grundet force majeure kan arbejdsgiver jf. ferielovens § 15, se bort fra ferielovens varslingsregler. Hvorvidt der foreligger force majeure forudsætter en juridiske vurdering i det øjeblik hvor virksomheden ønsker afviklingen effektueres. En ny lovændring gør det nu også muligt at overføre mere end 5 dage, hvis begrundelsen for den manglende afvikling skyldes væsentlige og utilregnelige driftsmæssige årsager som følge af COVID-19.

Kollektiv ferielukning

Hvis din virksomhed skal holde kollektivt ferielukket, skal de samme varsler fortsat overholdes. Overholdes varslingerne ikke, har dine medarbejdere ret til løn under ferielukning, uden at det vil koste dem nogen feriedage. Det vil sige, at dine medarbejdere ikke vil bruge optjente feriedage i perioden, hvor din virksomhed holder lukket.

Husk derfor at medregne den periode, hvor din virksomhed eventuelt har ferielukket, i den samlede ferieplanlægning for dine medarbejdere.

Medarbejdernes ret til at afholde ferie

Når du planlægger ferie for dine medarbejdere, er det vigtigt at huske på, at de har altid ret til at afholde 5 ugers ferie om året. Det er som udgangspunkt gældende uanset om medarbejderen har optjent ferie eller ej. Det kan eksempelvis være tilfældet, hvis medarbejderen ikke har været på arbejdsmarkedet længe eller hvis medarbejderen har skiftet stilling, som har medført en væsentlig lønændring.

Medarbejdere har dog ikke pligt til at holde ferie, hvis de ikke har optjent løn eller feriegodtgørelse. Hvis din virksomhed skal holde ferielukket, kan du som arbejdsgiver dog alligevel pålægge medarbejderen at holde ferie i den periode.

Hvis medarbejderen har optjent ferie, kan du forlange, at ferien afholdes.

For at være sikker på dine medarbejderes ferierettigheder, bør du undersøge, om de enkelte medarbejdere hører under en overenskomst eller har en lokalaftale, som afviger fra ferielovens generelle betingelser.

Ikke-afholdte feriedage

Medarbejderen har ret til at afholde al ferie inden d. 1 maj, og tilsvarende har du mulighed for at varsle medarbejderen om dette før fristen indtræffer. Hvis medarbejderen ikke kan nå at afholde ferie, kan I indgå en aftale om, at overskydende ferie afholdes i efterfølgende ferieår.

Forbered dig – lær reglerne for ændring af aftalt ferie

Selvom du planlægger i god tid, så kan der opstå uforudsete situationer, som kræver, at du som arbejdsgiver eller dine medarbejdere må ændre eller udsætte ferie. Det kan eksempelvis skyldes sygdom eller virksomhedens drift.

Som hovedregel gælder det, at aftalt ferie ikke kan ændres - også selvom du som arbejdsgiver kan nå at foretage ændringen inden for den krævede varselsperiode. Det kan kun ændres i meget særlige situationer som eksempelvis nødvendige hensyn til virksomhedens drift – situationer, som du ikke havde muligheder for at forudse. Dog skal du som arbejdsgiver erstatte økonomiske tab ved ændring eller udsættelse af medarbejderes ferie, og du kan ikke afbryde en ferie, der allerede er begyndt.

En mere sandsynlig situation for ændring eller udsættelse af ferie er tilfælde, hvor medarbejderen bliver syg før eller under sin ferie, og derfor kan få ret til erstatningsferie. Læs mere om reglerne for sygdom ved ferie og erstatningsferie.

Ændringer ifølge den nye ferielov

I september 2020 trådte den nye ferielov i kraft. Og det har medført ændringer, som påvirker din virksomheds ferieplanlægning. Her er de punkter, du skal være særlig opmærksom på vedrørende ferieplanlægning ifølge den nye ferielov:

• Medarbejdere har fortsat ret til 5 ugers ferie om året.
• Ifølge den nye ferielov er ferieafholdelsesperioden 16 måneder, som går fra 1. september til 31. december i det efterfølgende år.
• Du kan give medarbejderne ret til at afvikle ferie på forskud mod, at du modregner det i den efterfølgende periode for optjening af betalt ferie
• Hvis en medarbejder har været ansat i hele det foregående ferieår frem til virksomhedens ferielukning, skal du som arbejdsgiver sørge for, at medarbejderen har de fornødne antal timer til ferielukningsperioden. I modsat tilfald skal du give medarbejderen forskudsferie.
• Ændring af udbetalingstidspunkt af 1 % ferietillæg

I forhold til ferieplanlægning er følgende regler fortsat gældende i den nye ferielov. Det vil sige, at:

• Du skal overholde de samme varslingsregler.
• Du kan fortsat holde kollektivt ferielukket.
• De samme regler for ændring af aftalt ferie er gældende.
• Medarbejderne har fortsat ret til 5 ugers ferie.

Læs de typiske spørgsmål og svar om den nye ferielov her.

Vær opmærksom på de gældende love og regler for netop dine medarbejdere

Som arbejdsgiver kan du have medarbejdere, som er ansatte under vidt forskellige ferievilkår. Ferieloven fastsætter grundlaget for dine og medarbejdernes rettigheder i forhold til ferielov. Men hører dine medarbejdere under overenskomst, vil de ofte have forbedrede ferievilkår, som du er forpligtet til at overholde. Dertil kan dine medarbejdere have en lokalaftale, som du også vil være forpligtet til at overholde.

Vil du vide mere om ferie? 

Har du brug for rådgivning i relation til planlægning af dine medarbejderes ferie eller andre HR-udfordringer? Kontakt os på telefon 44 51 81 80 vi sidder klar til at rådgive. 

Vi afholder også løbende webinarer, som du gratis kan tilmelde dig her.