I 2021 lød kravet, at virksomheder på mere end 250 ansatte skulle etablere en whistleblowerordning. Nu er samme krav stillet til private virksomheder på mellem 50–249 ansatte og ordningen skal være etableret inden 17. december 2023.
En whistleblowerordning skal give virksomhedens ansatte mulighed for at indberette eventuelle uregelmæssigheder inden for dansk ret eller EU-retten, vedrørende fx korruption, snyd med forhold inden for miljø- og forbrugerbeskyttelse, sikkerhed, finansielle/økonomiske transaktioner eller andre alvorlige forhold. Det står virksomheden frit for, også at vælge at invitere sine kunder og leverandører til at kunne indberette til virksomhedens whistleblowerordning. Den ansatte kan ikke bruge whistleblowerordningen til at klage over egne ansættelsesforhold, med mindre der er tale om alvorlige lovovertrædelser, som eksempelvis grove seksuelle krænkelser eller anden grov chikane.
Kravene til ordningen og virksomhedens ansvar
Virksomheden skal udpege en betroet (intern eller ekstern) person/enhed, der er uafhængig af virksomhedens ledelse, og som kan modtage indberetninger fra whistleblowere. Denne person/enhed har pligt til upartisk og fortroligt at undersøge indberetningens validitet og sikrer fortrolighed omkring whistleblowerens identitet.
Loven beskriver en lang række formkrav til etableringen af whistleblower-enheden, herunder krav om at bekræfte modtagelsen af indberetningen senest 7 dage efter modtagelsen, omhyggeligt at undersøge og følge op på indberetningen, at varetage kontakten til whistlebloweren og, senest 3 måneder efter kvitteringen for modtagelsen af indberetningen, at give whistlebloweren feedback på indberetningen.
Det er desuden et krav, at virksomheden kommunikerer tydeligt for alle medarbejdere og andre, der kan indberette til ordningen, hvor og hvordan der kan indberettes til whistleblowerordningen, fx i form af en whistleblowerpolitik, der er tilgængelig på virksomhedens hjemmeside og intranet.
Endelig er virksomheden også pålagt at kunne dokumentere, at whistleblowerordningen er etableret, samt at den drives på en måde, der sikrer fortrolighed omkring whistleblowerens identitet og andre personers rettigheder omkring fortrolighed.
Ikke en ’bare lige’ opgave
Det er med andre ord en omfattende opgave at få etableret en intern whistleblower-enhed, der lever op til alle lovens krav, især at sikre beskyttelse af indberetningen og whistlebloweren, samt at sikre den upartiske, juridisk korrekte og professionelle håndtering af indberetningerne, inden for de tids- og formkrav, som loven angiver.
Derfor vælger nogle virksomheder også at indgå i et samarbejde med en ekstern partner, der varetager rollen som ekstern whistleblowerenhed. Så behøver den ansatte heller ikke at bekymre sig om eventuel manglende fortrolighed og upartiskhed, og den eksterne partner har sædvanligvis også god adgang til virksomhedens øverste ledelse, når der skal tages beslutninger omkring at handle på relevante indberetninger.
Den eksterne partner kan sikre den professionelle og digitale håndtering af indberetninger og den efterfølgende undersøgelse. Men det er virksomheden selv, der ved tilsyn skal kunne dokumentere etablering af en whistleblowerordning. Virksomheden skal udpege en intern person, der er kontakt til en eventuel ekstern partner, samt skal sikre implementering og kommunikation af en whistleblowerpolitik.
Overvejelserne ved etablering af en whistleblowerordning
Hos Azets rådgiver vi virksomheder, der er i tvivl om, hvordan man helt konkret kommer i gang med at oprette en whistleblowerordning. Grundlæggende skal man overveje følgende:
- De grundlæggende lovkrav
Det er et uomtvisteligt lovkrav at etablere en intern eller ekstern whistleblowerordning, så virksomheden skal kende lovkravene tilstrækkeligt, til at kunne leve op til de tilsyn, der givetvis følger loven. - Interne vs eksterne kompetencer og ressourcer
Hvilke kompetencer og ressourcer har virksomheden til at etablere og drive en intern whistleblowerordning, herunder kravet om fortrolighed og beskyttelse af whistlebloweren, samt en upartisk og korrekt undersøgelse af indberetningerne? Eller er det mere relevant for virksomheden at indgå partnerskab med en ekstern partner? - Fortrolighed og beskyttelse af whistlebloweren
Udbyttet af whistleblowerordningen er muligheden for at få afdækket korruption, snyd og andre ulovligheder. Hvad skal der til, for at vores ansatte føler sig trygge ved at anvende virksomhedens whistleblowerordning, og sagerne bliver behandlet upartisk? - Intern ansvarlig og kommunikation
Der skal udpeges en intern whistleblower-ansvarlig i virksomheden (også ved et samarbejde med en ekstern partner), og den interne politik skal udformes og kommunikeres. Det kan den eksterne partner ligeledes hjælpe med. Kommunikationen bør inkludere information om, hvordan man undersøger og rapporterer mistænkelige aktiviteter, og hvordan whistlebloweren vil blive beskyttet. - Opfølgning
Virksomhedens topledelse skal være tilgængelige for at handle på indberetninger og sikre, at eventuelle problemer og uregelmæssigheder vil blive løst.
Lad os hjælpe jer på vej
Azets, der som Danmarks største outsourcingpartner inden for økonomi, løn og HR allerede varetager en lang række fortrolige og lovgivningsmæssigt bestemte opgaver for virksomheder, kan nu også tilbyde vores kunder rådgivning omkring etablering af en whistleblowerordning. Dette inkluderer at stille en digitalt sikker indberetningslinje til rådighed samt at varetage opgaven som upartisk undersøger af indberetninger.
