Alle virksomheder har dårlige betalere og derfor kommer du aldrig uden om at skulle inddrive penge. Men ofte har du en tæt relation til dine kunder som gør, at det er svært at sende en kunde til inkasso.
Konsekvensen er, at mange virksomheder helt undlader at sende sine kunder til inkasso, fordi de frygter kundernes reaktion. Bliver kunden sur eller stødt? Vælger kunden en anden leverandør næste gang osv. Spørgsmålene kan være mange, men hvorfor skal du være tilbageholden med at sende din kunde til inkasso, hvis du har leveret en ydelse, som kunden ikke har betalt for? Der er ingen grund til at tøve! Har du har en veltilrettelagt rykkerprocedure, hvor du tager affære, så snart fakturaen ikke er betalt, vil du ikke kun modtage betaling hurtigere, du vil også udvise professionalisme over for kunden og vise, at du har styr på dit bogholderi. En konsekvent rykkerprocedure vil også afsløre, hvis der er sket en forglemmelse hos din kunde eller fakturaen måske er blevet væk. Du har derfor meget at vinde ved at oprette en fornuftig proces for debitorstyring og inkasso i din virksomhed. Vi anbefaler, at du maks. rykker to til tre gange, inden du overgiver sagen til inkasso.
- gang: Ryk venligt. Den manglende betaling kan skyldes en forglemmelse.
- gang: Ryk i et skarpere og ’skuffet’ tonefald (denne rykker kan udelades).
- gang: Der skal nu varsles med inkasso.
Husk, at der skal være en betalingsfrist på minimum 10 dage, hvis du vil pålægge 100 kr. i rykkergebyr.
Fire fordele ved en veltilrettelagt rykkerprocedure
- Få åbnet dialogen. Din kunde ved, at der er noget galt allerede ved den første rykker. I de fleste tilfælde vil kunden kontakte dig allerede her, så I kan få løst jeres mellemværende.
- Du får handlet i tide. Jo længere tid der går, inden du sender den første rykker, desto sværere bliver det at få pengene ind. Hvis du derimod har klare rutiner for, hvordan du arbejder med rykkere, sikrer du, at pengene kommer ind hurtigere.
- Du får viden om dine kunder. Hvis en kunde stopper med at handle med din virksomhed, fordi du har sendt dem til inkasso, bør du overveje, om de er værd at have som kunde. Måske er det bedre at finde kunder, som betaler til tiden?
- Du får dine penge. Når du har en ordentlig proces for debitorstyring og inkasso i din virksomhed, vil dine fakturaer ganske enkelt blive betalt hurtigere. Kun i en situation, hvor der ikke er etableret en proces for debitorstyring, vil bunken med ubetalte fakturaer og tilgodehavender vokse sig større og større.
Undgå dårlige betalere - download guide
Få hjælp til inkasso
Debitorstyring, herunder inkasso, er ydelser, du kan få ekstern hjælp til, ligesom du får assistance til andre opgaver i din virksomhed. Du har måske en rengørings- eller kantineordning, eller bruger et fragtfirma til at levere dine varer. På samme måde kan du lade en inkassovirksomhed tage sig af dine dårlige betalere, så du kan koncentrere dig om din kerneforretning. Der findes mange leverandører inden for inkassoservice, og da inkassosalæret er styret gennem lovgivningen, er håndteringen i princippet ens i alle inkassovirksomheder. Det er ikke en dyr service at få hjælp til, og de fleste inkassovirksomheder vil tage sig betalt gennem dine kunder, som ikke har betalt rettidigt. Det foregår f.eks. gennem opkrævning af renter og gebyrer. Hos Azets Collectors tilbyder vi fakturasservice, rykkerservice og inkassoservice.
