I rigtig mange virksomheder udgør lønadministrationen en sort boks, hvor man sender input ind i den ene ende og får løn ud i den anden. Ledelsen kender sjældent alle mellemregningerne og er derfor ikke klar over, om ressourcerne egentlig udnyttes optimalt – eller om lønnen nu også er korrekt.
Ved at have bedre indsigt i, hvad jeres lønafdeling løser af opgaver, kan I arbejde proaktivt og strategisk med at optimere funktionen frem for blot at reagere, hvis der sker fejl eller uhensigtsmæssigheder.
Hvorfor skal vi blande os i lønnen?
Medarbejderne i lønfunktionen er ofte højt specialiserede og ønsker at løse deres opgaver så korrekt som muligt. Der ligger derfor en stor tryghed i blot at lade lønprocesserne være, som de altid har været, for de virker jo.
Medarbejderne får løn til tiden. Der sker ingen fejl. Udgifterne er som forventet. Så længe lønnen ikke er et problem, lader ledelsen lønadministrationen køre, som den plejer.
Dette er en velkendt situation – og det er helt forståeligt. Frygten for fejl bliver nemlig ofte altoverskyggende, når det drejer sig om løn. Hvad nu, hvis der sker fejl i lønudbetalingen, for eksempel fordi ledelsen begynder at blande sig i, hvad lønafdelingen arbejder med, og hvordan opgaverne løses? Det skrækscenarie er ofte nok til, at mange undlader at dykke dybere ned i arbejdet i lønadministrationen.
Download vores guide – Den store lønguide
Tillid er godt – men løn bør ikke være selvledende
Manglende indsigt i lønadministrationens arbejde – kombineret med frygten for fejl – kan lede til en situation, hvor lønafdelingen de facto er selvledende, fordi alle har tillid til, at den løser opgaverne korrekt.
Når viden om et bestemt fagområde er centraliseret hos få mennesker, der er specialister, og der ikke er nogen, der kan tage over, hvis de er syge eller fraværende, bliver virksomheden sårbar. Det gælder også i lønfunktionen. Her kan medarbejderne ofte føle sig pressede til at arbejde under sygdom eller i ferier, fordi de ved, at alle andres løn afhænger af dem.
Samtidig er medarbejderne i lønafdelingen ofte fagligt isolerede fra resten af virksomheden. Indgår medarbejderne ikke i et fagligt fællesskab på daglig basis – og har de ikke en ledelse, der kan give sparring og inspiration – er det nemt at komme til at sidde fast i uhensigtsmæssige vaner og rutiner, ligesom det kan være svært at holde sig opdateret på det brede og komplicerede felt, som lønområdet udgør.
Læs også: 6 gode grunde til et servicetjek af lønadministrationen
Hvordan skal lønfunktionen så ledes?
Hvor ledelsen af andre afdelinger ofte tænker proaktivt og arbejder på at undgå, at problemerne overhovedet opstår, er der ofte en reaktiv tilgang til ledelse af lønfunktionen.
Men hvordan når I dertil, hvor også lønadministrationen ledes proaktivt? Første trin er at få indsigt i, hvordan arbejdet i lønprocessen rent faktisk foregår i jeres virksomhed. Med andre ord, hvad laver lønadministrationen, når de laver løn?
Få overblik med en ”As-Is”-beskrivelse
Et af de bedste redskaber hertil er en såkaldt ”As-Is”-beskrivelse af arbejdsprocesserne i lønadministrationen – som de udføres lige nu. Når en sådan beskrivelse udarbejdes, følger man som regel arbejdet i lønafdelingen igennem en periode. Igennem observationer og spørgsmål får man overblik over hele forløbet i en lønkørsel.
Selve processen med at udarbejde en “As-Is”-beskrivelse vil ofte afsløre nogle umiddelbare og lettilgængelige optimeringsmuligheder, som nemt kan implementeres.
Når man tvinges til at forholde sig undersøgende og kritisk til de eksisterende rutiner, så er min erfaring, at der hurtigt dukker flere enkle, lavthængende optimeringsmuligheder op, som før lå skjult bag gamle vaner.
Hvordan griber I det an?
Skal I danne jer et overblik over arbejdsprocesserne, som de er i dag, kan I med fordel gennemgå nedenstående tjekliste. Stiller I disse spørgsmål og bliver de beskrevet uddybende, er I nået et godt stykke af vejen hen imod en dybere forståelse.
- Stakeholders og rollefordeling – hvem gør hvad, og hvem skal bidrage?
- Input – hvad får afdelingen ind fra resten af virksomheden?
- Behandling – hvad gør man ved dette input?
- Systemer – hvilke systemer bruges i behandlingen?
- Regler og undtagelser – hvilke processer er standard og hvilke er ikke?
- Godkendelse og validering – hvem godkender og hvordan?
- Output – hvad sker der, når lønbehandlingen er færdig? Hvem skal have hvilke data og hvorfor?
Det vigtigste ved en sådan beskrivelse er dog, at det foregår i tæt dialog med de, der udfører arbejdet til hverdag i jeres virksomhed.
Læs også: Optimer lønfunktionen med få skridt
Kommunikation og dialog letter overgangen
Det er ikke i nogens interesse, hvis lønadministrationen føler sig trådt over tæerne, eller tror, at de ikke gør deres job godt nok. Der er derfor både personlige og professionelle hensyn at tage, når man skal til at stille kritiske spørgsmål og involvere sig dybere i en afdeling, der igennem længere tid har været selvledende.
Denne situation kan undgås, hvis I kommunikerer intentionerne klart og tydeligt. Forklar lønadministrationen, at I gerne vil forstå deres hverdag bedre, så I har et godt grundlag for at gøre den lettere – og inddrag dem hele vejen igennem processen.
Fra As-Is til To-Be
Beskrivelse af arbejdsgangene i lønadministrationen er første skridt på vejen til også at lede den. Men at gå fra en dybere forståelse af lønfunktionen til en decideret optimering af den, kan være en svær øvelse. Særligt hvis ledelsen ikke er specialister, og derfor ikke har den nødvendige viden og indsigt til at udfordre lønmedarbejderne på deres ekspertiseområde.
Her kan det være en fordel at samarbejde med en ekstern partner, som har den nødvendige erfaring og indsigt i lønområdet til at kunne gennemgå og udfordre rutiner og arbejdsgange.
I Azets har vores lønkonsulenter bidraget til optimeringen af talrige lønfunktioner med stor værdi til følge for såvel ledelsen som lønmedarbejderne i de pågældende virksomheder.
Vi fokuserer på den måde, tingene gøres på i dag – set ud fra et objektivt perspektiv. Resultatet er ofte en optimering af de eksisterende arbejdsgange, uden at der nødvendigvis bliver behov for investeringer i nye systemer eller løsninger.
LÆS MERE OM OPTIMERING AF LØNFUNKTIONEN
