Omlægning og bedre udnyttelse gav 30% besparelse i lønfunktionen

 

”Det kræver tillid at lægge ansvaret omkring noget så vigtigt som løn over i andres hænder. Jeg har haft fuld tillid til Azets’ folk, der har udvist en dyb professionalisme.” - Louise Olrik, HR-manager Ista Danmark A/S

Udarbejdelsen af ca. 400 lønsedler stemte ikke overens med de ressourcer, der var sat af til lønfunktionen. Det var et af de forhold, der blev afdækket, da en optimeringsproces blev igangsat hos Ista Danmark A/S. Azets endte med at spare Ista for 30 pct. af tiden til lønhåndteringen – alene ved at udnytte eksisterende systemer bedre

Ista Louise Olrik

I en verden, der kontinuerligt ændrer sig, må man med jævne mellemrum kigge virksomhedens processer efter i sømmene for at kortlægge mulige optimeringspotentialer. Det gør man hos Ista Danmark A/S. Ved konstant at holde sig up to date og trimme alle funktioner har virksomheden gjort det muligt at fastholde sin position som en af verdens førende inden for serviceydelser til optimering af energieffektivitet i blandt andet bolig- og erhvervsejendomme. Ista er tidligere kendt som Clorius og har i en periode været ejet af ISS.

Overset potentiale

Optimeringsbestræbelserne spiller også igennem internt i virksomheden. Og under en stor optimeringsproces for nyligt blev det tydeligt, at lønfunktionen havde levet en overset tilværelse og derfor ikke var blevet ledelsesmæssigt serviceret og procesmæssigt opdateret længe. Lønudbetalingerne blev udført korrekt hver eneste måned, og det var grunden til, at lige præcis dette område havde ligget stille i mange år. Da Louise Olrik tiltrådte som HR-Manager igangsatte hun derfor et servicetjek af dette funktionsområde.
- "Mit umiddelbare indtryk var, at håndteringen af lønfunktionen var tung. Antallet af lønkørsler stemte kort sagt ikke overens med de forbrugte ressourcer, så der var helt tydeligt et forbedringspotentiale gemt i lønprocessen," siger Louise Olrik og forklarer, at lønopgaven hos Ista drejede sig om ca. 400 lønsedler om måneden. Et tal, der er noget mindre end de 1200, som fagfolk mener, en effektiv lønmedarbejder kan håndtere hver eneste måned.

Fra as-is til to-be

HR-Manageren henvendte sig derfor til Azets for at få bistand til virksomhedens lønhåndtering. Azets blev bedt om at komme med et bud på outsourcing af lønfunktionen, men da de kun kunne tage udgangspunkt i den siddende lønmedarbejders timeforbrug, ville løsningen ikke blive rentabel. Derfor foreslog Azets, at de gennemførte en grundig gennemgang af processerne og ud fra disse kom med et optimeringsforslag. 

- "Da jeg ikke er stærk på løn og på ingen måde selv kunne gennemskue, hvor optimeringspotentialerne eventuelt skulle findes, bad jeg Azets konsulenter gennemgå processerne," fortæller Louise Olrik.

Hun fik kort efter præsenteret et optimeringskatalog med blandt andet ’as-is’ og ’to-be’, der på en overskuelig måde udpegede stakeholders, optimeringspotentialer og eventuelle ændringskonsekvenser opstillet med KPI’er.

Ista bygning logo

Bistand til optimering

- "Effektiviseringsmulighederne som de var stillet op, kunne spare os for rundt regnet 30 timer om måneden på lønhåndteringen - alene ved omlægninger og bedre udnyttelse af eksisterende systemer," fortæller Louise Olrik.

I den følgende periode havde to Azets-medarbejdere siddende hos Ista nogle dage om ugen for at bistå i optimeringen og sørge for, at potentialet blev udmøntet så smidigt som muligt.

Erfaring anvendelig på andre områder

I dag vurderer Louise Olrik, at Azets har sparet ista for cirka 30 % i forhold til den tidligere udgift til lønfunktionen. Og samtidig har HR-manageren gjort sig mange faglige erfaringer ved at have Azets’ professionelle lønmedarbejdere som sparringspartnere.

- "Det kræver tillid at lægge ansvaret omkring noget så vigtigt som løn over i andres hænder. Men jeg har haft fuld tillid til Azets’ folk, der har udvist en dyb professionalisme. Og så har jeg fået en helt anden forståelse for processerne omkring løn. Selv om lønhåndtering og HR kun indirekte hænger sammen, så kan vi på andre administrative områder anvende de erfaringer, vi har indhentet på lønområdet siger HR- manageren" og tilføjer:

- "Samtidig er det rart, at vi ikke længere skal bekymre os om bemandingen i lønfunktionen ved sygdom eller ferie. Her sørger Azets for at finde en afløser, der med samme viden og kompetenceprofil kan overtage opgaverne, hvilket gør os mere konkurrencedygtige og mindre sårbare."

 

Fakta om Ista Danmark A/S

  • Historien om Ista går mere end 110 år tilbage til Clorius' grundlæggelse i 1902
  • Virksomheden omsatte i 2015 for mere end 810 mio. €
  • Ista beskæftiger flere end 5.000 medarbejdere og er repræsenteret i 24 lande i Europa samt i Kina, Rusland, Hviderusland, Tyrkiet og De Forenede Arabiske Emirater. 

 

ista logo

 

www.ista.com/dk

 

Har du lignende udfordringer

Læs mere om lønoutsourcing med Azets

 

Services fra Azets:

  • Optimeringsgennemgang
  • Håndtering af lønfunktionen
  • Sparring og viden om lønforhold

Udfordring:

  • Ressourcetung lønadministration
  • Højere udgifter per lønseddel end normtal

Løsning:

  • Optimeringsproces, der belyste lønprocessens forbedringspotentiale

Resultat:

  • 30 procents reduktion i udgiften til lønfunktionen
  • Mindre sårbarhed
  • Adgang til høj faglig ekspertise

Hvad kunderne ellers siger om Azets