Spørgsmål og svar om outsourcing - Omkostninger og fordele

Hos Azets er vi eksperter i outsourcing af økonomifunktionen og lønfunktionen, og vi besvarer gerne de spørgsmål, I måtte have. I dette indlæg besvarer jeg nogle spørgsmål inden for et af de områder, som de fleste virksomheder og ledere går allermest op i: hvad er omkostningerne og hvad er fordelene ved at outsource forretningskritiske funktioner som regnskab og løn?

Hvad er de væsentligste fordele ved at outsource hele eller dele af sin økonomi- og lønfunktion?

- Der er mange fordele! Først og fremmest kan du forvente garanteret levering og adgang til flere ressourcer og ekspertise, som tilsammen reducerer sårbarheden. Mange outsourcing-virksomheder har ansatte med flere års erfaring inden for lønbehandling og økonomi, så du kan få samme rådgivningsniveau som eksempelvis en revisor. Arbejdsgange og processer bliver ofte mere effektive, da de er baseret på mange års erfaringer fra flere virksomheder og bedste praksis. Du behøver heller ikke bruge tid og penge på rekruttering eller køb og drift af it-systemer. Ud over lavere omkostninger er resultatet en fleksibel og skalerbar økonomifunktion med større kontrol og risikominimering. Ved at vælge økonomisk outsourcing frigives tid og energi til at fokusere på det strategiske arbejde og kerneforretningen. Noget som mange økonomi- og HR-chefer i dag har for lidt tid til.

Hvordan kan en outsourcingpartner strømline arbejdet i økonomi og løn?

- En outsourcingpartner, der leverer løn- og økonomiassistance til flere kunder, oparbejder stordriftsfordele og opnår stor viden om de involverede proces­ser. Da de samme løsninger og tjenester servicerer flere virksomheder, kan en outsourcingpartner foretage store investeringer i for eksempel IT og processer og opretholde en større organisation med specialister på forskellige områder samt nearshoring organisationer. Gennem denne viden og erfaring opnår udbyderen et indgående kendskab til, hvordan man bedst driver en økonomi- og lønfunktion. Det kan dreje sig om, hvor­dan man organiserer den, hvordan man leder funktionen, rekruttering af persona­le, hvilke it-systemer, der egner sig bedst, hvordan man gennemfører forandringer, hvordan man bruger erfaringer, og hvordan man bedst overvåger driften.

Er det ikke meget dyrere at outsource end at ansætte?

- For at kunne besvare dette spørgsmål er det vigtigt at have et præcist billede af, hvad en medarbejder koster, og hvad der forventes leveret. Omkostningerne til løn, sociale omkostninger, feriepenge og pension er formentlig omtrent det samme for en konsulent hos outsourcingpartneren som for en ansat hos kunden. Undersøgelser viser jævnligt, at en fuldtidsansat bruger omkring 60 procent af arbejdstiden på sin kerneopgave. Resten forsvinder på andet arbejde, kompe­tenceudvikling, fravær mv. Når du outsourcer arbejdet til en ekstern udbyder, betaler du kun for den service eller funktion, der skal udføres. Det er også nemt at glemme de andre omkostninger, der følger med det at have ansatte, såsom personaleledelse, personalepleje, forsikring, diverse systemomkostninger, rekrut­teringsomkostninger, ekstra ressourcer i forbindelse med fravær, omkostninger i forbindelse med fejl på grund af mangelfulde processer eller færdigheder, kontor­leje og udstyr. For at kunne foretage en korrekt sammenligning, skal du beregne omkostningerne ved en intern afdeling, før du sammenligner med en outsourcet løsning. I de fleste tilfælde viser en sådan sammenligning, at en outsourcet øko­nomi- og lønfunktion er et omkostningseffektivt valg.

Download vores guide og få svar på 30 spørgsmål om outsourcing

Hvilke omkostninger kan vi reducere ved outsourcing af økonomifunktionen og lønfunktionen?

- De mest almindelige besparelser, man tænker på, når det kommer til outsourcing, er naturligvis personaleomkostningen, som ofte er den største omkostning i en virksomhed. Ud over almindelige personaleudgifter, herunder pension, forsikring og sygefravær, kan der tilføjes udgifter til vejledning, ledelse og ikke mindst vedli­geholdelse og udvikling af kompetencer.It-omkostninger som vedligeholdelse og drift af systemerne, opdateringer i ove­rensstemmelse med gældende love og regler, omkostninger til servere/licenser/cloud omkostninger og it-personale er det typisk muligt at nedsætte afhængigt af hvilke dele, man vælger at outsource. Enhver, der har været personaleansvarlig, kender også til de udfordringer, skif­tende personalegrupper giver, og hvad det koster i tid og penge at rekruttere og introducere nye medarbejdere. Det er relativt dyrt at ansætte. Officielle bereg­ninger viser, at den tid, der alt i alt bruges af alle involverede i en rekrutterings­proces, koster 1% af månedslønnen pr. time. Det er de omkostninger, der løber på ved rekrutteringen af den rigtige, men i tilfælde af en fejlrekruttering er omkost­ningerne betydeligt højere. Ifølge rekrutteringsvirksomheden Randstad koster en fejlrekruttering mere end 500.000 kroner. Ved outsourcing sparer du som kunde både tid og penge på rekruttering. Der er også omkostninger, der ikke kan ses direkte i resultatopgørelsen. Mange CFO'er og HR-chefer føler, at de aldrig eller sjældent har tid til at løfte blikket og arbejde proaktivt for deres virksomhed. Mange ender i det operationelle arbejde i stedet for at kunne fokusere på virksomhedens strategiske spørgsmål, der i virke­ligheden bør være øverst på dagsordenen. Outsourcing af økonomifunktionen og lønfunk­tionen er en meget effektiv måde at frigøre tid til proaktivt og strategisk arbejde.

Hvordan ved jeg, hvad det samlet vil koste?

- Omkostningerne ved en outsourcingaftale er typisk en kombination af en række faste priser, der er relativt veldefineret, nogle volumenbaserede priser samt en række ydelser, som afregnes pr. time. Tidsforbruget kan være vanskeligt at vurde­re, før samarbejdet er påbegyndt, men som kunde bør du fra leverandøren få en kalkule samt et skøn over de forventede omkostninger for hele outsourcingperio­den. Det er også godt at tænke igennem, hvordan opgaverne skal fordeles mellem kunde og leverandør og dermed vurdere hvor meget tid (omkostninger), der for­bliver i virksomheden. Generelt kan du forvente, at det koster mere i starten af et samarbejde, og senere bør der opstå et normalniveau med rutiner og samarbejde. Udviklingen i omkostninger er også noget, som opgøres ved opfølgningsmøder.

Hvordan ved vi, hvornår investeringen er tilbagebetalt?

- Det første spørgsmål, du bør stille dig selv, før du måler tilbagebetalingen af din outsourcinginvestering, er, hvorfor du vælger at outsource. Med de stadigt hurtigere ændringer i markedet er der store krav til selskabers økonomi- og lønafdelinger om at arbejde effektivt og smidigt, og det er nemt kun at fokusere på de direkte bespa­relser. Årsagerne til, at virksomheder vælger at outsource, kan være mange. Handler det om at øge kompetencerne og ekspertisen, eller har du problemer med sygefravær eller bemanding og ønsker at reducere sårbarheden? Er hovedårsagen effektivisering, innovation, et mere moderne system eller blot et ønske om større fleksibilitet? Mere tid for CFO/HR-chefen til at engagere sig i virksomheden og udvikle den er i dag en meget almindelig årsag til outsourcing. Baseret på dine vigtigste kriterier kan du fastlægge et nuværende niveau og et ønskeniveau/mål og liste de områder, som bør ”tilbagebetale” sig gennem outsourcing. Nogle ting vil være tjent hjem det første år, mens andre kan tage længere tid.

Hvad er hemmeligheden bag en succes­fuld outsourcing? Hvad er de almindelige faldgruber?

- Kort fortalt er hemmeligheden bag en succesfuld outsourcing at tænke rigtigt og fornuftigt fra start. Det vil sige, at du giver din virksomhed, dine medarbejdere og din outsourcingpartner de bedste forudsætninger for at lykkes. Det er helt almindeligt, at den person, der skal træffe beslutninger om outsour­cing, ikke har tilstrækkelig information om, hvordan virksomhedens økonomi­styring fungerer. Det er ofte, fordi den person, der forhandler aftalen, ikke har praktisk erfaring med regnskab eller løn, eller ikke i tilstrækkeligt omfang involve­rer dem, der udfører det. Resultatet bliver, at der senere i processen viser sig behov, som havde krævet en anden løsning – både teknisk og kompetencemæssigt. Det bedste råd er at have de rigtige medarbejdere og kompetencer på projektet fra start. Mange virksomheder vælger først at outsource, når økonomi- eller lønadministra­toren har sagt op. Tiden til at forhandle en outsourcingkontrakt på plads bliver da for knap. I sådanne situationer er det godt at finde en partner, der kan hjælpe med en midlertidig løsning til den periode, hvor kontraktforhandlingen finder sted. Så vil du have tid til at vælge den løsning, der passer virksomheden bedst. Den midlerti­dige løsning kan vende denne typiske faldgrube til et virkelig godt samarbejde, når den nye udbyder sammen med kunden får mulighed for at sætte sig ind i, hvordan virksom­heden fungerer, og overtage skridt for skridt. Uanset hvad, er outsourcing et strategisk valg og bør sættes i værk ud fra et langsigtet perspektiv snarere end som en "hurtig" beslutning. Når du vælger at outsource økonomi- og lønfunktionen, skal organisationen ”tænke anderledes”. Fra at gøre alt eller noget i eget regi til at blive dem, der stiller krav, og arbejder med nye mennesker og i nogle tilfælde efter nye processer og nye IT-systemer. En almindelig faldgrube er, at kunden afsætter for lidt tid til denne omstilling. Opstarten er en yderst vigtig periode, hvor både kunden og leverandøren bør investere tid i møder og workshops. Forventningen til outsourcing er jo som regel også, at administrationen skal blive bedre og mere effektiv, end den er i dag. Så kunde og leverandør skal også sammen gennemgå de nuværende processer for at se på, hvad der kan forandres og forbedres i forbindelse med det nye samarbejde. Sidst men ikke mindst, stil krav til din outsourcing partner! De har gennemført lignende projekter mange flere gange, end du har gjort som kunde. Hvis de er professionelle, har de en standardiseret opstartsfase og kan præsentere en klar plan over alle trin fra start til slut.  

Går I med tanker om at outsource hele eller dele af jeres regnskabs- og/eller lønafdeling?

Overvejer I at outsource jeres regnskabs- og/eller lønafdeling - måske som led i effektiviseringsplaner, eller fordi I ønsker at reducere administrationen til fordel for mere strategiske forretningsområder - så håber jeg, at disse blogindlæg bidrager til at afklare, hvad der er mest fordelagtigt for jeres virksomhed. Sidder I tilbage med ubesvarede spørgsmål, så kontakt os endelig.

Læs mere om, hvad vi kan tilbyde jeres virksomhed inden for outsourcing af løn

Læs mere om, hvad vi kan tilbyde jeres virksomhed inden for outsourcing økonomifunktionen