Din virksomheds nuværende system opfylder ikke længere kravene til effektivisering og strømlinede processer. Det er på tide at overveje, om I skal erstatte jeres nuværende økonomi- eller ERP-system. Det behøver ikke være en tung og kompliceret proces som mange frygter.
Jeg giver her 5 konkrete råd, der hjælper dig med at komme helskindet igennem udskiftningen af jeres nuværende system samtidig med, at dine ansatte og leverandører får de bedste arbejdsbetingelser.
1. Vælg et økonomi- eller ERP-system der leverer det, du har behov for
Der er en jungle af forskellige systemer og muligheder, når det kommer til økonomi- eller ERP-systemer, og lige så stort et antal sælgere, som ønsker at sælge dig netop deres produkt. Vær ærlig, realistisk og konkret om, hvad din virksomhed rent faktisk har brug for. Tag hensyn til virksomhedens størrelse, forretningsområde og interne processer. Forestil dig hvilke funktionaliteter der er vigtige for dig, og hvilke integrationer og systemer der skal kunne snakke sammen. Lav en “must have” liste og en ønskeliste, og hold fast i dine prioriteter så godt som muligt.
Mange af dagens systemer er så fleksible, at de kan tilpasses til enhver virksomhed, så vær ikke bange for at foretage justeringer.
Husk at de fleste systemer udvikles over tid, baseret på erfaringer fra mange virksomheder. Selvom en løsning er uvant for din virksomhed og kræver en omstilling, kan den stadig være den mest rentable og rimelige i det lange løb.
2. Hastværk er lastværk
God forberedelse i projektfasen er nøglen til succes. Sammen med projektlederen for omstillingen skal der laves en god og realistisk plan. Hvor længe vil de forskellige faser tage, og hvad skal prioriteres? Hvilke udfordringer vil din virksomhed komme ud for, og hvor lang tid tager det at løse disse? Hvilke nøglepersoner skal være involveret og på hvilket tidspunkt? Hvornår kræves der ekstra indsatser for medarbejderne i virksomheden i forbindelse med kortlægning, test og forberedelse af et nyt system? Hvor meget træning har den enkelte brug for, og skal det fysiske arbejdsmiljø ændres for at tilpasse sig det nye system?
3. Ryd op, ryd op, ryd op
Ændring af økonomi- eller ERP-system er en gylden mulighed for at slippe af med gamle skeletter og dårlig samvittighed. Gennemgå restkonti, sørg for at registrere alt og at bankkonti er blevet kontrolleret og afstemt. Du får den bedst mulige start i et nyt system ved ikke at have gamle og ufærdige sager liggende.
4. Oplæring
Når systemerne er færdigtestet, og datoen for lancering nærmer sig, er det vigtigt at forberede medarbejderne på ændringerne.
For at overgangen til en ny løsning skal kunne opleves problemfri for medarbejderne, er det vigtigt, at de får en passende oplæring.
Mange virksomheder sender deres medarbejdere på nødvendige kurser inden selve introduktionen af en ny løsning. Det er dog i lige så høj grad vigtigt at bevare og vedligeholde niveauet af den opnåede viden efter implementeringen. Det er netop efter implementeringen, at udfordringerne og spørgsmålene opstår. Det kan derfor være en god idé at have en ressource tilgængelig, der kan bistå medarbejderne i de første uger. Det er også tilrådeligt, at ressourcen er tilgængelig for leverandører, kunder og partnere, så de ikke bliver påvirket negativt af ændringerne i din virksomhed.
5. Ønsk ændringerne velkommen
Selvom projektfasen er godt planlagt og forarbejdet grundig gennemført, er det ved selve overgangen til det nye system, at de virkelig ændringer gør sig gældende. Et nyt økonomi- eller ERP-system vil fremtvinge nye processer, rutiner bliver ændret og funktionaliteten i det nye system er anderledes end det gamle. Det kan opleves som udfordrende for mange medarbejdere. De bliver tvunget til at arbejde på en anden måde og tænke nyt. Flere vil have følelsen af ikke at lykkes i starten og opgaver bliver i en periode ikke udført lige så effektivt som tidligere. Sådan en overgangsfase er helt normal, men svær. Forbered dig på modgangsfasen og få ekstern hjælp, som kan bistå med at gøre overgangen til det nye system så let som mulig.
Læs også
Skattekontoen – 9 principper du skal være opmærksom på
7 grunde til at outsource regnskabsfunktionen
Hvordan kan Azets assistere med økonomi og regnskab?
