RPA skaber resultater – sådan blev jeg overbevist!

Digitalisering | 22/03/2018

af Kim T. Soetmann

 

RPA (Robotics process automation) er et af tidens store buzz words. Software robotter, som varetager og letter tunge og tidskrævende rutineprocesser i administrativt arbejde. Et af Azets’ primære forretningsområder er lønadministration, som netop består af flere rutineprægede og gentagne processer. Lønkonsulenter er nogle de mest perfektionistiske og nøjagtige mennesker, der findes. Det er nødvendige egenskaber, når man arbejder med løn, da tallene skal være 100% i orden hver gang. Derfor kan det være svært at overbevise en lønkonsulent om, at en robot kan varetage dele af lønarbejdet ligeså godt – og måske bedre. Det er grænseoverskridende at skulle lægge kontrol fra sig i en proces, hvor nøjagtige resultater er altafgørende.

Jeg er selv en sådan lønkonsulent.

personspeak.png Da vi i Azets blev introduceret for RPA, var jeg langt fra overbevist om teknologiens muligheder. Nu taler resultaterne dog for sig selv.

I det følgende vil jeg beskrive min foreløbige oplevelse af RPA og de meget tydelige fordele, der er opnået.

Baggrund

Som senior lønkonsulent i Azets har jeg igennem seks år varetaget lønadministrationen for virksomheder i forskellige brancher. Mine kunder er nordiske virksomheder med 1-500 medarbejdere og med forskellige overenskomster.

Som lønkonsulent er dele af mit arbejde rutinepræget, og mange opgaver i forbindelse med lønproduktionen er ens fra kunde til kunde. Ved disse opgaver er det den samme proces, som gentages hver måned i forbindelse med lønkørslen. Netop det faktum at mange lønopgaver er rutineprægede og gentagne, var årsagen til, at min leder i 2017 foreslog at implementere RPA i lønarbejdet.

Hvad er RPA?

RPA er ikke en fysisk robot, du pludselig skal have som kollega. RPA er et stykke software, som kan kopiere dit arbejde, klik for klik. I forbindelse med en opgave lærer robotten, hvilke programmer der skal åbnes og i hvilken rækkefølge, der skal klikkes, hvorfra og til der skal overføres data mv.  Da robotten er et stykke software, kan den udføre sit arbejde 365 dage om året på alle tider af døgnet. Det er mig der bestemmer, hvornår robotten skal udføre de udvalgte opgaver og have en statusrapport klar til mig med evt. afvigelser i resultaterne.

Læs blogindlægget “Hvad er robotics process automation (RPA)?

RPA i Azets

I Azets vil vi gerne være et skridt foran, og vi er ikke i tvivl om, at RPA inden for en kort årrække vil ændre vilkårene for udførelsen af de opgaver, der findes i dag.

Derfor har Azets som koncern investeret mange ressourcer i RPA; både i form af investeringer i den nødvendige software og ikke mindst i uddannelse og løbende træning af de medarbejdere, som udvikler og opsætter robotterne. I hvert af de fire nordiske lande, Danmark, Sverige, Norge og Finland, er der etableret et RPA-team. Jeg er en del af det danske team og min opgave er bl.a. at identificere processer, hvor RPA er en mulighed. Når en proces er identificeret og udvalgt til RPA, tager RPA-konsulenterne over. Deres opgave er at udvikle selve robotten, implementere, teste osv. Vi samarbejder og koordinerer løbende med de øvrige RPA-teams, udveksler erfaringer, resultater, viden mv.

 

Spændende, men også skræmmende

Da vi i Azets blev introduceret for RPA synes jeg, det lød spændende. Vi har altid et stort fokus på at optimere processer og arbejdsgange, så vi kan tilbyde vores kunder den bedst mulige service.

Men jeg var også lidt bekymret. Der er så mange ting at forholde sig til, når man arbejder med løn: satser, lovgivning, overenskomster, virksomhedens særlige ønsker, specielle opsætninger osv. Hvordan skulle en robot kunne forholde sig til alt det og handle korrekt derefter? Når jeg synes, at der er meget at tage højde for, hvordan skal jeg så få en robot til at kunne forholde sig til alle de forhold?

Jeg er meget detaljeorienteret, og som lønkonsulent er det helt afgørende, at arbejdet er 100% i orden. Man skal have styr på og kontrol med alle led i en given lønproces. Ved at implementere robotter, der nu skal trykke på knapperne, er jeg blevet nødt til at give slip på en del af denne kontrol; og det har været en udfordring.

personspeak.png Det er meget grænseoverskridende at skulle stole på, at en robot har gjort det 100% korrekt og at den kan informere mig om de evt. afvigelser der måtte være.

Nøjagtighed og effektivitet

Da vi havde besluttet at implementere RPA i lønarbejdet, skulle vi i gang med at identificere de egnede processer. Vi gik igennem følgende skridt:

  1. Vi gennemgik alle lønprocesser og vurderede dem ud fra, hvor mange timer vi bruger på opgaven om måneden
  2. Som det næste vurderede vi opgaverne ud fra, hvor standardiseret processen er
  3. Herefter udarbejdede vi en beskrivelse af hvert enkelt skridt i processen
  4. Endelig blev robotten udviklet, testet og workflowet sat op i robotten

Da robotten var kørende i de udvalgte processer, blev det hurtigt tydeligt for mig, at min bekymring var uberettiget.

personspeak.png Robotten kan udføre arbejdet effektivt og 100% nøjagtigt. Den laver ikke tastefejl, lader sig ikke forstyrre og har ikke mulighed for at ændre på processen.

Det er i øvrigt supersmart, at en robot ikke har nogen arbejdstid; den kan arbejde hele døgnet rundt hele året. Det betyder, at den f.eks. kan arbejde om natten, og så ligger statusrapporten klar til mig, når jeg møder kl. 08.00. Så kan jeg med det samme gå i gang med de lønopgaver, som kræver min opmærksomhed. Jeg har ingen bekymringer ved at implementere RPA i vores arbejde længere.

Jeg vil uden tvivl anbefale RPA til andre, da det er en fantastisk mulighed for at få optimeret processer, opnå en større nøjagtighed og give medarbejderne mulighed for at fokusere på de mere spændende opgaver.

Tiltroen til RPA stiger i takt med, at vi oplever flere og flere processer som kører succesfuldt. Det er en spændende udvikling at være en del af!

Om Kim T. Soetmann

Kim T. Soetmann is senior payroll consultant at Azets in Denmark. Kim is handling payroll administration for companies in various industries. The clients are Nordic companies with 1-500 employees with different collective agreements. Kim has been in Azets since 2011.