Fire skridt til optimering af lønafdelingen

Løn og HR | 20/01/2018

af Charlotte M. Petersen

 

Tunge arbejdsprocesser, manuelle tasteopgaver og lønsystemer der ikke er opdaterede, er blandt nogle af de store syndere, der kan gøre arbejdet trægt i lønafdelingen. Med erfaring fra en lang række optimeringsprojekter i lønafdelinger har vi i Azets fået et godt indblik i det store effektiviseringspotentiale, der gemmer sig i denne funktion.

Heldigvis behøver det ikke at betyde store organisationsændringer eller dyre systeminvesteringer at optimere arbejdet i lønafdelingen.

I dette indlæg får du et overblik over fire metoder, der kan effektivisere arbejdet i lønadministrationen – og gøre hverdagen lettere for dine lønmedarbejdere. Blogindlægget er et uddrag fra guiden “Fire metoder der opgraderer lønafdelingen”.

Download guide – 4 metoder der opgraderer lønafdelingen

4_metoder_350x350.png

pencil (1)2.png 1. Beskriv arbejdsprocesserne

Første trin til at optimere arbejdet i lønafdelingen er at få beskrevet, hvad der rent faktisk sker, når der laves løn. Ved du ikke, hvad der foregår i afdelingen, kan du heller ikke stille spørgsmålstegn ved status quo – eller hjælpe dine lønmedarbejdere til at arbejde mere effektivt.

Ved at udarbejde procesbeskrivelser for lønbehandlingen, kan I opdage uhensigtsmæssigheder i arbejdsgangene, som hverken du eller lønmedarbejderne var klar over. Når man sidder med de samme opgaver hver dag i flere år i træk, kan det være enormt svært at beskrive, hvad man præcis gør, da det ofte blot sidder på rygraden. Men hvis arbejdsopgaver og -processer skal beskrives på papir, tvinges afdelingen til at forholde sig til sine rutiner – også de mere uhensigtsmæssige af slagsen. Den øvelse bliver en øjenåbner for mange lønmedarbejdere.

Lønafdelingen skal forholde sig kritisk til sine egne rutiner.

Udover at gentænke processer og rutiner i lønafdelingen, vil en procesbeskrivelse også mindske sårbarhed ved sygdom, fravær eller fratrædelse. Mange virksomheder er ekstremt personafhængige, når det gælder løn. Nogle steder udgøres lønafdelingen af én enkelt person og nogle steder er det sågar kun lønbogholderen, der har adgang til lønsystemet.  Med grundige og dybdegående procesbeskrivelser er det muligt for en backup at tage over, hvis lønmedarbejderen er fraværende.

Læs også: “6 faldgruber ved lønudbetaling”

learning.png 2. Hold medarbejderne opdateret

Det er nemt at tro, at løn er en udpræget rutineopgave, hvor de samme trin skal gennemgås på samme måde hver eneste måned. Langt hen af vejen er lønbehandlingen også afhængig af, at tingene gøres på samme måde hver gang – men det betyder ikke, at processen er fuldstændig statisk. Særlig det input, der i sidste ende bliver til løn, er under konstant forandring.

Der træffes politiske beslutninger og ændringer i lovgivning, som har indflydelse på lønnen. Det kan f.eks. være nye ATP-satser, regler omkring pension og persondata, skatteregler, fri telefon og fri bil, satser for kilometerpenge og nye fradragsmuligheder.

Endelig er der rivende udvikling på den digitale front, hvor der konstant kommer nye systemer og opdateringer til de eksisterende. Alle disse ændringer skal lønafdelingen være 100% opdateret på.

Skal du have det optimale ud af dine lønmedarbejder, er det vigtigt, at du prioriterer udviklingen af deres faglige kompetencer og vidensgrundlag.

I mange virksomheder er det en udfordring at holde lønmedarbejderne fagligt opdaterede. Det skyldes især, at lønadministrationen ofte er ganske isoleret fra resten af virksomheden – og nogle steder udgøres af en enkelt person. Andre afdelinger har et fagligt fællesskab, som ses som noget nær en selvfølge. Men denne daglige videndeling og sparring brillerer ofte ved sit fravær, når det gælder løn. Lønmedarbejderens nærmeste leder er måske regnskabs- eller HR-chefen.

Læs også: “Lønafdelingen har (også) brug for ledelse”

syncing2.png 3. Få styr på input og output

Er du klar over, hvilket input der hver måned strømmer ind i lønafdelingen? Det er de færreste ledere, der er helt klar over omfanget af dette input, – og hvor afhængige lønafdelingen faktisk er af det. Det samme gælder for output – udover selve lønnen er der en række andre data, der hver måned sendes fra lønafdelingen og videre ud i virksomheden og til myndigheder.

Input fra virksomheden

Der ligger ofte et stort effektiviseringspotentiale gemt i inputtet fra resten af virksomheden. Lønafdelingen modtager måske variabelt input fra fem forskellige afdelinger. Variabelt input er alt det, der ændrer sig på månedsbasis – timesedler for timelønnede, tids- og fraværsregistreringer, fratrædelsesgodtgørelser, udlæg, bonus, kørselsregnskaber og overarbejde. Nogle steder kommer alle disse variable input ind fra hver enkelt medarbejder – andre på afdelingsbasis. Kommer dette input i fem forskellige formater, der ikke er struktureret på en måde, så det kan læses direkte ind i lønsystemet, skal lønmedarbejderen manuelt taste alle disse informationer ind – og jo mere manuelle disse arbejdsgange bliver, desto længere tid tager det. Og desto større bliver risikoen for tastefejl.

Bliver de manuelle tasteopgaver kortlagt og kritisk gennemgået opdages det ofte, at der en del af disse, der kan automatiseres.

Når der er overblik over de forskellige input, og de formater de modtages i, er det med garanti muligt at standardisere en god portion af disse.

Output til virksomheden og myndigheder

Kigger vi på output fra lønafdelingen, er der en række leverancer, der ligger fast hver eneste måned. Der skal leveres informationer til pensionsselskaber om indbetalinger. Der skal leveres data til regnskabsafdelingen, som skal have det med i månedsregnskabet. Og der skal indberettes til skat, til ATP, til kommunerne, til udbetaling Danmark og en række andre aktører. Disse ligger fast. Men det er ofte muligt at opsætte sit lønsystem til at skrive data i et format, der let kan overføres til eller indlæses i virksomhedens regnskabsprogram. Det kan spare væsentlig tid og fejlrisiko, i forhold til at indtaste informationerne manuelt.

Der, hvor der for alvor kan findes optimeringspotentiale, er i de rapporter, der trækkes til resten af organisationen – heriblandt ledelsen. Modtager ledelsen f.eks. fem forskellige rapporter, kan det være, at disse kan konsolideres til en enkelt. Modtager ledelsen fem forskellige rapporter, men læser I kun den ene af dem, er det måske ikke nødvendigt at producere dem alle hver gang.

Læs også: “6 grunde til et servicetjek af lønadministrationen”

cog-Copy.png 4. Udnyt jeres digitale muligheder

Lønsystemer har i dag en lang række funktioner der kan gøre livet lettere i lønafdelingen – men det er de færreste, der er klar over hvilke, og hvordan de anvendes. Måske eksisterer der allerede et system til tidsregistrering i virksomheden, hvor det rent faktisk er muligt at opsætte lønsystemet, så data fra dette kan indlæses automatisk. Lønmedarbejderen sidder måske hver eneste måned og beregner en medarbejders timeløn, som rent faktisk kunne automatiseres i lønsystemet. Og kvalitetskontrollen af løn foretages ved at gennemgå alle udbetalinger slavisk, hvor lønsystemet i realiteten kunne trække lister over afvigelser, hvor kun de lønudbetalinger, der afviger fra normalen vises.

Det kræver trods alt en vis IT-kyndighed at opsætte et lønsystem. I mange virksomheder er der også foretaget specialtilretninger i systemerne, så de passer til virksomheden. Det kan give en vis berøringsangst. For hvad nu, hvis I får pillet ved noget forkert? Eller jeres specialtilretninger bliver påvirket eller slettet af en opdatering?

Det er forståeligt, at I er varsomme ved at røre ved lønsystemet. Men derfor skal I gøre det alligevel.

Er I ikke tryg ved at gennemgå systemet selv, bør I få professionel hjælp – f.eks. fra jeres systemudbyder. Tager de penge for et review, er det ofte det værd. Der er nemlig rigtig mange af processerne i en lønafdeling, der kan automatiseres i lønsystemet – hvis man blot ved hvordan.

phone.png Har I brug for friske øjne?

Har I behov for sparring og friske øjne på jeres lønadministration, kan Azets’ erfarne lønkonsulenter hjælpe. Vi fokuserer på den måde, som I gør tingene i dag – set i et objektivt perspektiv. Resultatet vil ofte være en optimering af jeres eksisterende arbejdsgange, uden at der nødvendigvis bliver behov for investeringer i nye systemer eller løsninger.

For andre kunder har vi identificeret muligheder, som har reduceret tidsforbruget med op til 30%.

LÆS MERE OM OPTIMERING AF LØNFUNKTIONEN

Om Charlotte M. Petersen

Charlotte M. Petersen er Senior manager i Azets og leder den afdeling, hvor 100+ lønkonsulenter hver dag assisterer virksomheder med opgaver inden for lønadministration. Charlotte har været i Azets siden 2001.