Lovændringer. Tillæg og incitamenter, der skal indtastes manuelt. Nye beregninger efter lønsamtalen… Procedurerne omkring lønudbetaling til medarbejderne kan på flere områder være komplicerede – selv for den mest garvede lønmedarbejder.
Derfor hænder det desværre, at der sker fejl under lønadministrationen. Det kan være alt lige fra menneskelige ups’ere, som slåfejl under indtastning af tillæg og provision, til manglende viden om de nyeste ændringer i overenskomster eller lovgivningen.
Det kan være svært at helgardere sig mod fejl, da både systemer og mennesker kan fejle, men man kan reducere fejlene og ofte helt eliminere dem. Kender man disse 6 faldgruber, er man derfor godt klædt på til at undgå de typiske fejl i forbindelse med lønkørsler.
Lønudbetaling faldgrube 1: Tastefejl
Sidder man i en virksomhed uden tidsregistreringssystemer og har mange papirgange mellem medarbejderne, lederne og lønmedarbejderne, er der større risiko for, at der sker en fejl ved indtastning i lønsystemet.
I mange virksomheder afleverer timelønnede medarbejdere en timeseddel, som teamlederen tjekker igennem for at se, om tallene er korrekte. Derefter bliver timesedlerne sendt til lønafdelingen, hvor lønmedarbejderen indtaster timesedlerne i systemet. Er der f.eks. tale om timesedler på ugebasis, så er det fire timesedler på en måned, som ved månedens afslutning skal indtastes i lønsystemet.
Når der registreres sygefravær og ferie, sker det ofte også på mere eller mindre manuelle blanketter eller skemaer.
Uanset om medarbejderne er timelønnede eller funktionærer er der i disse tilfælde risiko for fejlindtastning, der kan være dyre i omkostninger eller tillid.
Praktisk løsning: Udarbejd Excel-skabeloner
Hvis der er mange papirgange i virksomheden, kan tilpassede og let forståelige Excel-skabeloner, der strukturerer input fra ledere og medarbejdere, være en god metode til at reducere fejl i data. Indtastningerne i de gennemarbejdede Excel-skabeloner videregives til lønadministrationen, der kan indlæse data direkte i lønsystemet. Dermed mindskes risikoen for tastefejl og beregningsfejl samtidig med, at processerne optimeres.
Forslag til forebyggende kontrol: Fireøjnes-politik
I mange lønfunktioner eksisterer der ikke kontrolfunktioner eller en fireøjnes-politik. Det kan dog være en god idé at indføre proceduren ’fire øjne på alt’, så alle lønoutput kontrolleres en ekstra gang. Løn er et følsomt område med stor bevågenhed og vigtighed – både for virksomheden og for medarbejderne. Derfor er det vigtigt at være bevidst om, hvem der skal godkende og kontrollere procedurerne. Er det en controller, en kollega, en HR-chef, en regnskabschef eller en anden overordnet?
Hvis man ikke har været vant til det, kan det være svært at komme i gang med en fireøjne-politik, da medarbejdere og afdelinger kan føle, at de bliver overvåget. Her er det vigtigt at informere de involverede om, at det ikke handler om overvågning, men om kvalitetskontrol og forebyggelse af fejl.
Læs også: Lønafdelingen har (også) brug for ledelse
Lønudbetaling faldgrube 2: Overenskomster
Overenskomster indeholder mange regler omkring løn- og arbejdsforhold. Det gælder for medarbejdere hos de arbejdsgivere, som har tegnet en lokalaftale direkte med en fagforening eller følger en national eller branchemæssig overenskomst gennem en arbejdsgiverforening.
Overenskomsterne suppleres på en række områder af lovgivning om bl.a. arbejdsmiljø og dagpenge ved sygdom og barsel. Det er derfor vigtigt, at man som lønmedarbejder er opdateret om reglerne og administrerer lønnen ud fra disse.
Løsning i flere trin: Lønsystem – adgang til viden – ekstern leverandør
Den nemmeste løsning er at opdatere lønsystemet til automatisk at tage højde for de enkelte overenskomsters vilkår. En anden løsning er at sikre, at lønmedarbejderne løbende opdateres på ændringer i overenskomsterne samt om regler og lovgivning på området. Uanset lønsystem er det afgørende, at lønmedarbejderen kender de enkelte overenskomster, der arbejdes med i virksomheden – og derfor bør adgang til viden prioriteres.
En anden mulighed er at indgå et samarbejde med en ekstern leverandør, der er specialiseret inden for lønadministration – samt opdateret på love og regler – som kan varetage hele eller dele af lønadministrationen.
Læs også: Optimer lønfunktionen med få skridt
Lønudbetaling faldgrube 3: Lovændringer
Hvert år træffer EU eller de nationale parlamenter på virksomhedens markeder nye beslutninger, der kan have indflydelse på medarbejdernes løn og benefits. Det kan være alt lige fra den nye ferielov til ATP-satser, der bliver ændret, til nye regler omkring fri telefon, diæter og befordringsfradrag, fratrædelsesgodtgørelse samt pensions- og forsikringsforhold.
Løsning: Viden + velskrevne procedurebeskrivelser
Viden og kompetence hænger sammen – også inden for lønudbetaling. Derfor er det afgørende, at lønmedarbejderne løbende ajourføres og opdateres med den nyeste viden om regler og love på området. Et godt tip er herudover at indføre forståelige og velskrevne procedurer, der løbende opdateres med den nyeste viden for at sikre, at lønmedarbejderen er up to date og får indarbejdet nye procedurer i forbindelse med lovændringer.
Procedurebeskrivelserne kan også sikre, at en backup eller ny medarbejder i funktionen hurtigere kan sætte sig ind i, hvordan lovændringerne skal fortolkes og håndteres i forhold til lønudbetalingen i virksomheden.
Download guide: 4 metoder der opgraderer lønafdelingen
Lønudbetaling faldgrube 4: Refusion af udlæg og udgifter
Refusion af udlæg og udgifter – eller á conto udbetalinger i forbindelse med rejser og indkøb under messer mv – kan give anledning til unødvendige misforståelser mellem lønfunktionen og den enkelte medarbejder, når disse transaktioner udmøntes i praksis på den enkeltes lønseddel. Det kan bl.a. være ved udbetaling af rejseforskud eller træk i løn ved manglende bilag ved rejseafregning eller andre udlæg.
Løsning: Velbeskrevne procedurer + personalehåndbog
Her er løsningen at udarbejde velskrevne procedurer i virksomhedens personalehåndbog om, hvad der er omfattet og ikke omfattet i forbindelse med arbejde i virksomhedens tjeneste i ind- eller udland – f.eks. om TV-forbrug eller mini-baren på hotelværelset er dækket, når sælgeren er på udlandsrejse. Eller om det er virksomheden eller medarbejderen, der er ansvarlig for betaling af parkeringsafgifter og parkeringsbøder. Gråzoner eller uklarheder kan give anledning til mange ubehagelige misforståelser og bør derfor beskrives utvetydigt i personalehåndbogen eller i relevante interne guidelines.
Lønudbetaling faldgrube 5: Flaskehalse
Flaskehalse er et kendt problem – især inden for områder, der ofte er relativt sparsomt bemandet som f.eks. løn-, HR- og økonomifunktionen. De fleste lønmedarbejdere er specialister og superbrugere inden for deres område og har sjældent kolleger uden for afdelingen til at kunne vikariere. Det er jo altid godt med eksperter, der kender deres arbejdsopgaver til bunds, men hvad gør virksomheden, når den pågældende medarbejder er syg, på kursus eller på anden måde ikke står til rådighed?
Løsning: Backup + statusmøder
Her kan løsningen være at have en intern eller ekstern backup til lønfunktionen, der reducerer virksomhedens sårbarhed ved sygdom eller fravær. Samtidig kan man holde jævnlige møder, hvor afdelingen bliver klogere på status, samt hvad der er sket siden sidst inden for den enkelte lønmedarbejders arbejdsområde. Det kan eksempelvis være lovændringer eller nye overenskomstkrav inden for en specifik medarbejdergruppe, som denne sidder med. Også her kan velskrevne procedurebeskrivelser bidrage til at sikre korrekt lønudbetaling.
Læs også: Brug for ekstra hænder ved spidsbelastninger?
Lønudbetaling faldgrube 6: Lønoutput
Ud over input til den enkelte medarbejders lønseddel, skal der efterfølgende leveres output til regnskab- eller økonomiafdelingen, som kan bearbejde disse til månedsregnskabet samt videreformidle data til eksterne aktører og instanser. Der skal indberettes til f.eks. SKAT, ATP, Jobcentre, kommunerne samt til Udbetaling Danmark. Der er rigtig mange instanser, der er involveret i en lønkørsel – og ved forkert indberetning til disse instanser, kan det resultere i forkerte nøgletal i virksomhedens regnskab og eksempelvis forkert feriepengehensættelse, pensionsindbetaling mv.
Løsning: Excel-skabeloner og indsigt i næste led
Her er Excel-skabeloner eller filudlæsninger fra lønsystemet en god metode til at sikre mere valide og korrekte data i alle led. Prøv måske også at nedsætte et team af medarbejdere fra mellemledere, lønfunktion og regnskabsafdeling, så alle ved, hvad næste led skal bruge af data for at kunne løse sin del af opgaven med virksomhedens løn-, HR- og regnskabsdata effektivt og korrekt. Forståelse for hinandens arbejde kan også være med til at mindske flaksehalse mellem afdelinger.
Undgå faldgruber ved lønudbetaling
Uanset om du kan genkende én, flere eller alle faldgruberne ved lønudbetaling, er der altså en række metoder, der typisk kan reducere disse:
- Udarbejd velskrevne og forståelige procedurebeskrivelser
- Udarbejd gennemtænkte skabeloner f.eks. i Excel, der reducerer tastefejl og effektiviserer processerne
- Indfør fire øjnes-politik
- Afklar hvem der kan godkende og kontrollere indberetninger
- Altid hav en backup til lønfunktionen – enten intern eller ekstern
- Sørg for, at virksomhedens lønmedarbejdere altid har adgang til opdateret viden om love, regler, overenskomster og nyheder inden for lønområdet
- Samarbejd med en ekstern leverandør, der er specialiseret i lønadministration.
Få eksperthjælp til lønadministrationen
Har I behov for sparring omkring processerne ved lønadministration – eller måske ekstra hænder ved spidsbelastninger – så kan Azets’ erfarne lønkonsulenter hjælpe. Vi gennemgår de nuværende processer og systemopsætninger ud fra et objektivt perspektiv. Herigennem vil I ofte kunne opnå en optimering af de eksisterende arbejdsgange, uden at der nødvendigvis bliver behov for investeringer i nye systemer eller løsninger.
Læs mere om mulighederne for optimering af lønfunktionen
