I Azets effektiviserer og optimerer vi løbende vores processer inden for økonomi og løn. Robotic Process Automation (RPA) har gjort sit indtog og er landet sikkert i Azets! Vejen dertil har budt på flere udfordringer og lærerige erfaringer.
I denne artikel fremhæver jeg otte af disse erfaringer, der forhåbentlig kan hjælpe din virksomhed med at forenkle jeres automatiseringsprocess.
- Overbevis med en konkret demonstration
- Start småt
- Gå bredt, før du går i dybden
- Beskyt din virksomheds viden og processer
- Tydelig ansvarsfordeling
- Centralisér lokal overvågning
- Slip lidt af styringen
- Anvend RPA og forbered dig på kunstig intelligens (AI)
1. Overbevis med en konkret demonstration
Efter at have deltaget i utallige forelæsninger, workshops og set utallige powerpoint-præsentationer, kan jeg helt klart anbefale dig, som gerne vil overbevise medarbejdere og bestyrelsesmedlemmer om RPA’s potentiale, at forklare hvad RPA er ved at vise konkrete og praktiske eksempler.
Hvis du vil fortælle om ny teknologi og hvordan den kan bruges i virksomheden, er det en god start at gøre det ved hjælp af konkrete eksempler og demonstrationer. Uden konkrete eksempler bliver det hurtigt abstrakt og svært at forstå. Du kan vække stor nysgerrighed hos dine medarbejdere og bestyrelsesmedlemmer ved at tage en gammel og velkendt proces og konkret vise, hvordan den kan effektiviseres ved hjælp af RPA. Bestyrelsesmedlemmer og medarbejdere vil samtidig hurtigt få nye ideer til, hvordan du kan drage endnu større nytte af RPA’s muligheder.
2. Start småt
Der er meget at vinde ved at flytte besværlige opgaver fra medarbejdere til en robot, der udfører samme proces for en brøkdel af prisen.
Men hvis man kun ser på automatisering med forretningsøjne, med intentionen at spare så meget tid som muligt og opnå betydeligt lavere omkostninger, kan det ende med at fungere præcist modsat og skabe en negativ effekt.
Lad mig forklare lidt nærmere.
I starten vil medarbejderne ikke have en klar forståelse af hvilke processer der egner sig til automatisering, og hvordan det vil være at arbejde side om side med automatiserede dele af processerne.
Derudover er udviklerne af RPA-løsninger afhængige af medarbejdernes viden for at skabe robuste løsninger, håndtere uoverensstemmelser og sikre, at al overførsel af data sker i et format, som virksomheden kan håndtere. Det kan være tillokkende at starte med de processer der har det højeste investeringsafkast, for at kunne retfærdiggøre investeringen. Det er dog vigtigt at starte småt og herved opnå en bedre forståelse og viden omkring RPA.
Ved at fokusere på de processer som hurtigt og enkelt giver afkast, bliver det lettere at synliggøre hvordan automatisering kan anvendes i virksomheden, uden det kræver omfattende omorganisering og store udrulningsplaner. Du skaber en aha oplevelse. Det er derfor bedre at gennemføre de store automatiseringsprocesser senere, når metoden har fået tid til at modnes i organisationen.
3. Gå bredt, før du går i dybden
Virksomheder der arbejder med automatisering og som er veluddannede i området, opfordrer til at man fokuserer mindre på pilotprojekter og enkelte områder. Det er bedre, at forsøge at komme bredt ud i organisationen med flere mindre og enklere automatiseringsprojekter. Skab nogle tydelige resultatmål som kan følges op og sats kun på det som fungerer.
Står du derimod med et mislykket projekt – hvad har du så lært? Skal du droppe RPA? Du skal ikke forsøge at automatisere hele arbejdsgangen på én gang. Koncentrer dig i stedet om flere mindre opgaver på forskellige områder, for at blive mere bekendt med værktøjet og evaluer hvad RPA kan gøre for din virksomhed. Det er sandsynligt, at automatisering ikke passer til alle jeres arbejdsprocesser, og netop derfor kan et mislykket pilotprojekt give et misvisende billede af RPA’s potentiale. Når du starter arbejdet med RPA, bør du fokusere på gentagne og regelbaserede processer, som kun har en lille grad af variation i, hvordan opgaven udføres. Typisk vil back-end-processer som udfyldning af skemaer, registrering af nye kunder i et CRM-system, filoverførsel eller import / eksport af data være et godt udgangspunkt.
4. Beskyt din virksomheds viden og processer
Den detaljerede viden om processerne vil i sidste ende gå tabt via automatisering. Dette reducerer også muligheden for at rette fejl. Sørg for at dokumentere processerne korrekt, før de automatiseres. Det kan være en god backup, hvis RPA projektet på nogen måde skulle mislykkes og dermed kræve menneskelig indblanding. RPA fjerner ikke processen på samme måde som en systemintegration, men udfører kun den samme proces automatisk i kulisserne.
5. Tydelig ansvarsfordeling
RPA’s hastighed og sårbare natur kræver klare ansvarsområder for at kunne håndtere udfordringer og fordele ansvaret. En af de største bekymringer kan opsummeres med et citat fra Nikki North, en rigtig veteran inden for RPA: “Hvad sker der, hvis RPA fejler og hvem skal bære ansvaret?” (North, N., Nordic RPA and Cognitive Congress, 2017).
Det indebærer at have en plan for, hvad man skal gøre, når en automatiseret proces ikke virker. Virksomhedens medarbejdere kender deres egne processer og er på mange måder kunder af den automatiserede proces. På den måde er de bedst rustet til at håndtere en automatiseret proces, der ikke virker. Når ledere eller medarbejdere er ansvarlige for automatiseringen af deres egne processer, hjælper de ligeledes med at minimere uønskede scenarier.
Hvis ansvaret ligger hos én automatiseringsansvarlig eller it-afdelingen, vil det sandsynligvis tage længere tid at løse eventuelle problemer. Den automatiseringsansvarlige og it-afdelingen har ikke den tilstrækkelige viden om processerne, mangler adgang/rettigheder til selve processen og sidder sandsynligvis længere væk fra kunden. En anden grund til at give virksomheden ansvaret og ejerskabet er, at det giver hele virksomheden bedre mulighed for at forstå, hvordan automatiseringen påvirker processerne. Samtidig bliver det også lettere for virksomheden at vurdere risiko kontra afkast, når nye processer skal automatiseres.
6. Centralisér lokal overvågning
Da automatiseringen løbende skaleres op, kan virksomhedens ledere tilpasse og omfordele ressourcer og dermed høste fordelene ved den sparede tid. Automatiserede processer har visse ligheder med offshoring, da begge handler om at flytte tidskrævende og gentagne opgaver til en mere omkostningseffektiv spiller. Hvis den enkelte medarbejder er ansvarlig for at overvåge de automatiserede processer, forsvinder den økonomiske fordel ikke lige så let som hvis en ekstern part stod for det.
Derfor anbefaler jeg, at overvågningen af robotstyret procesautomatisering centraliseres til en eller et mindre antal af de medarbejdere, som tidligere udførte den samme proces. På den måde tager man et skridt mod omkostningseffektiv skalering og hurtig håndtering fra en medarbejder med både adgang og viden.
7. Slip lidt af styringen
På alle RPA-konferencer, jeg har deltaget i, har eksperter lagt vægt på hvor vigtigt det er at komme i gang. Udtalelser som “Det er vigtigt at agere hurtigt, ellers mister du afkastet” og “Er vi hurtige nok?” har været gennemgående, og essensen i dette er, at forsinkelser helst skal undgås.
Styring er vigtig i forhold til at kommunikere og træffe beslutninger, men kontrol og styring er endnu vigtigere efter de første måneder af implementeringen, når automatisering er blevet en del af organisationen. Indledende ledelses- og leveringsmodeller bør dreje sig om at komme fra A-Å på den hurtigste måde. For meget styring vil forsinke værdifulde erfaringer og dermed kan virksomheden risikere at miste det potentielle afkast.
Der findes dog argumenter for, at RPA indledningsvist skal behandles som sin egen enhed for at reducere antallet af beslutningstagere. Dette vil medføre at igangsættelsen af RPA vil tage fart, men det bliver samtidig på bekostning af en vis gennemsigtighed over for lederne. Overvej mere stram styring, når RPA går fra projektform til daglig drift.
8. Anvend RPA og forbered dig på kunstig Inteligens (AI)
Med RPA er det muligt at komme gentagne manuelle processer til livs. Men hvem har egentlig brug for RPA, når kunstig intelligens bliver mere og mere udbredt – og automatiserer hele brancher i fremtiden?
RPA baner vejen for mindre modstand internt i organisationen og reducerede omkostninger. Det gør det senere hen muligt for virksomheden, at investere i de banebrydende og dyre værktøjer inden for kunstig intelligens
Værktøjer inden for RPA og kunstig intelligens forventes at kunne supplere hinanden. Værktøjer inden for kunstig intelligens strukturerer data, hvorefter dataen behandles af RPA.
Et hypotetisk scenarie kunne være følgende:
Machine learning eller et optisk tegngenkendelsesværktøj strukturerer forskellige leverandørfakturaer i forskellige formater og omdanner det til ét format baseret på virksomhedens regler. Derefter vil RPA-softwaren indlæse de nyligt strukturerede informationer direkte ind i økonomisystemet.
For at gøre dette fremtidige scenarie muligt, er det vigtigt at have en modulær RPA platform, så du kan bruge værktøjer som machine learning, optisk tegngenkendelse og virtuel support, som forberedelse til en fremtidig overgang til kunstig intelligens.
Nu har jeg delt mine og Azets’ vigtigste erfaringer med RPA. Jeg håber, at du kan anvende dem i dit automatiseringsarbejde!
Vil du gerne vide mere om RPA?
Læs vores gennemgang af hvad RPA er, og få et indblik i hvad de potentielle fordele er her: Hvad er robotics process automation (RPA)? Få svaret i denne vejledning til virksomheder
En af vores egne lønkonsulenter var meget skeptisk overfor RPA til at starte med – men endte med at blive total overbevist. Læs hendes historie her.