Coronavirus: Arbejdsgiver – kend dine muligheder!

HR-Jura | 27/03/2020

af Lisbeth Lindorff Riis

 

Regeringen tager smitterisikoen forbundet med COVID-19 særdeles alvorlig og har derfor gradvist skærpet kampen mod spredning af virusset, ved at indføre ekstra tiltag og hurtige foranstaltninger for at bremse spredningen.

Set i lyset af smitteudviklingen af COVID-19 i Danmark og de udfordringer den medfører, vælger mange virksomheder at indføre begrænsninger og foranstaltninger i forhold til deres medarbejdere – helt i overensstemmelse med de nye, skærpede krav og anbefalinger fra myndighederne. Det giver anledning til en række spørgsmål blandt arbejdsgiverne bl.a. i forhold til hjemsendelse, tilpasning af løn, afholdelse af ferie, og hvordan man som arbejdsgiver skal forholde sig, hvis en medarbejder bliver syg med COVID-19.

I dette blogindlæg fokuserer jeg på de aktuelle problemstillinger og hvilke muligheder, du har som arbejdsgiver under COVID-19.

Skal du hjemsende eller opsige medarbejderne?

I Danmark opfordres alle private arbejdsgivere til at sørge for, at flest mulige medarbejdere arbejder hjemmefra. Det er dog virksomheden selv, der vurderer, om der er medarbejdere der kan varetage deres arbejdsopgaver hjemmefra, og hvilke medarbejdere der i så fald er tale om.

Er det ikke muligt at etablere hjemmearbejdspladser, kan virksomheden komme i en situation, hvor de er nødt til at afskedige medarbejdere på grund af arbejdsmangel, hvis virksomhedens drift går i stå. Dette er en saglig begrundelse for opsigelse, da afskedigelsen vil være driftsmæssigt begrundet.

De færreste virksomheder ønsker dog at foretage så drastiske foranstaltninger, men det kan blive nødvendigt for virksomheden at reducere personaleomkostningerne for at sikre forretningens fremtid.

Læs mere om overvejelserne omkring hjemsendelse eller opsigelse her.


Løntilskud fra staten
For at undgå en situation, hvor mange mister deres job, har regeringen og arbejdsmarkedets parter indgået en trepartsaftale, der skal bidrage til, at arbejdsgiverne beholder deres medarbejdere, fremfor at afskedige dem for at reducere omkostningerne.

Trepartsaftalen betyder, at arbejdsgiveren kan søge om lønkompensation, hvis medarbejderne sendes hjem fra arbejde med fuld løn i op til tre måneder som følge af COVID-19. Staten dækker 75-90 pct. af medarbejderens løn (maks. 30.000 kr. pr. medarbejder pr. måned) i de situationer, hvor virksomheder står til at varsle afskedigelser for mindst 30 pct. eller flere end 50 ansatte.

Beregn lønkompensation her

Ønsker arbejdsgiveren derimod at beholde sine medarbejdere, men samtidig at sende dem hjem uden løn, skal det være en overenskomstmæssig mulighed. Det kræver altid en saglig årsag at hjemsende en medarbejder, fordi en hjemsendelse er en midlertidig afbrydelse af ansættelsesforholdet, med løfte om genansættelse. Ved en kollektiv overenskomst, indeholdende hjemsendelsesadgang ved arbejdsmangel, er medarbejderen forpligtet til at vende tilbage, når der igen kan anvises arbejde. Det er dog almindeligt antaget, at funktionærer ikke kan hjemsendes uden løn.

Læs mere om og få hjælp til lønkompensation

Kan medarbejderne pålægges afspadsering eller ferie?

Da Danmark lukkede delvist ned onsdag den 11. marts skete det med en klar opfodring til erhvervslivet. Regeringen opfordrede alle private arbejdsgivere til at sikre, at flest mulige medarbejdere kunne arbejde hjemmefra, afspadsere eller afholde ferie.

Ferie
Normalt varsles ferie efter ferielovens sædvanelige bestemmelser - hovedferie varsles med tre måneder og restferie med én måned. Hvis en force majeure-situation påvirker virksomheden, kan private virksomheder dog varsle ferie med kortere varsel end en måned, såfremt medarbejderne har ferie tilbage og ikke har indgået en aftale om overførsel af ferie til næste ferie-år.

Det kommer an på den enkelte virksomhed, branche m.m. om der er tale om force majeure. Som følge af COVID-19 oplever mange virksomheder særlige omstændigheder, der har væsentlig betydning for deres drift, derfor skal der foretages en konkret og individuel vurdering heraf, for at fastslå, om der for den enkelte virksomhed er tale om force majeure.

Hvis den situation virksomheden befinder sig i, opfylder kriterierne for force majeure, er det i den sammenhæng muligt at fravige ferielovens varsler, og arbejdsgiverne kan derfor sende deres medarbejdere på ferie med én dags varsel, såfremt medarbejderen har optjent ferie.

Afspadsering
Det er også muligt for arbejdsgivere og medarbejdere at indgå en aftale om at anvende medarbejderens optjente afspadsering, hvis arbejdsmængden i virksomheden falder, eller hvis medarbejderen har svært ved at få sin arbejdsdag til at hænge sammen hjemmefra. Normalt skal afspadsering også varsles inden for en bestemt tidsramme, men i den aktuelle situation er det sandsynligvis muligt med et kortere varsel.

Lønkompensation koster medarbejderen 5 feriedage
Anvender arbejdsgiveren muligheden for førnævnte lønkompensation i stedet for opsigelse af sine medarbejdere, er det påkrævet, at medarbejderen selv betaler fem dage i tilknytning til perioden. Dette sker enten ved brug af optjente feriedage, feriefridage eller optjent afspadsering. Kan intet af dette lade sig gøre, må medarbejderen holde tjenestefri uden løn i fem dage. Søges der lønkompensation for en kortere periode end tre måneder, vil antallet af feriedage skulle reduceres forholdsmæssigt.

Generelt er det vigtigt, at både arbejdsgiver og medarbejder udviser størst mulig fleksibilitet og får skabt nogle løsninger, der tilgodeser begge parter.

Beregn lønkompensation her

Er arbejdsfordeling en mulighed i din virksomhed?

Et alternativ til opsigelser eller varsling af ferie kan være at foreslå medarbejderne at gå ned i tid og løn i en periode - ved aftale om kollektiv arbejdsfordeling i virksomheden. Ofte anvendes denne metode i virksomheder med overenskomst, men arbejdsfordeling kan i princippet etableres for alle typer af medarbejdere – uanset om de er omfattet af en overenskomst eller ej – så længe alle medarbejdere tiltræder aftalen.

Indgår arbejdsgiver og medarbejdere en aftale om kollektiv arbejdsfordeling, accepterer medarbejderne at nedsætte deres arbejdstid, da størstedelen af de aktuelle arbejdsopgaver fordeles ud på alle medarbejdere.

Det medfører, at medarbejderne skal arbejde udvalgte dage i ugen og gå ledige de resterende dage. På medarbejdernes ledighedsdage vil de modtage supplerende dagpenge, såfremt de er fuldtidsforsikrede medlemmer af en A-kasse.

Formålet med en arbejdsfordeling er at give virksomheden mulighed for at nedsætte arbejdstiden i en situation, hvor virksomheden er ramt af midlertidig arbejdsmangel, for på den måde at undgå opsigelser. 

Det eksisterende krav til arbejdsfordeling betyder, at ordningen skal anmeldes til jobcenteret senest en uge før, den skal træde i kraft. Regeringen har dog besluttet at suspendere dette krav og gøre ordningen om arbejdsfordeling mere fleksibel, så virksomhederne hurtigere kan tilpasse sig den aktuelle situation. Dette betyder, at en arbejdsfordeling kan igangsættes, så snart den er anmeldt til jobcenteret. Samtidig bortfalder kravet om at arbejdsgiver betaler de første to G-dage, som resultat af den nye lovændring.

Sygemelding og refusion

En medarbejder, der er smittet med COVID-19, har ret til løn under sygdom, sygeløn eller sygedagpenge efter de almindelige regler om betaling af løn under sygdom. Er dine medarbejdere under funktionærloven, har de ret til fuld løn under sygdom, mens reglerne om betaling under sygdom for overenskomstdækkede medarbejdere, fremgår af de respektive overenskomster.

Som udgangspunkt må arbejdsgiveren ikke spørge om årsagen til medarbejderens sygefravær. Er en medarbejder smittet med Covid-19, har medarbejderen dog pligt til at oplyse sin arbejdsgiver om årsagen til sygefraværet, fordi COVID-19 er en smitsom sygdom, der på sigt kan få alvorlige konsekvenser.

Oplever du, at én eller flere af dine medarbejdere bliver smittet eller sat i karantæne på grund af frygt for COVID-19 smitte, har du som arbejdsgiver ret til at indhente refusion fra medarbejderens første sygedag, ligesom selvstændigt erhvervsdrivende får udvidet ret til sygedagpenge for fravær som følge af COVID-19. Dog gælder de almindelige regler for refusion, hvis du har medarbejdere der er sygemeldt af andre årsager end COVID-19.

Vil du læse mere om, hvilke regler der gælder for refusion på grund af coronavirus, så læs vores indlæg om refusion her.

Har du brug for hjælp?

Har du brug for rådgivning i relation til dine medarbejdere og problematikker i forbindelse med COVID-19 eller andre HR-udfordringer? Vi rådgiver og yder assistance, så du som arbejdsgiver kommer sikkert igennem en vanskelig situation.

Læs mere om, hvordan vi kan hjælpe dig med juridisk HR, eller kontakt os på telefon 44 51 81 80. 

Læs mere her

Om Lisbeth Lindorff Riis

Lisbeth Lindorff Riis er uddannet Cand.merc.jur fra Handelshøjskolen i Århus og senere Cand.jur fra Københavns Universitet. Lisbeth har 16 års erfaring med juridisk rådgivning inden for HR, herunder persondataretlige problemstillinger - GDPR, ansættelsesret og barsel. I Azets er Lisbeth Head of HR Legal.