6 gode grunde til et servicetjek af lønadministrationen

Løn og HR | 16/06/2020

af Jeanni R. Hansen

 

Er din virksomheds lønafdeling up to date med de nyeste love og regler? Er alle procesgange i løn- og økonomiafdelingen set efter i sømmene for at undgå dobbeltarbejde og bremsende flaskehalse? Benytter I de nyeste systemer og digitale muligheder til lønadministrationen for at sikre, at lønnen bliver udarbejdet korrekt – og til tiden?

Hvis du er i tvivl, så er det en god idé at læse videre. Og selv hvis du kan svare ja til alt ovenstående, bør du alligevel skimme nedenstående. Min erfaring som lønkonsulent viser nemlig, at selv de bedste lønafdelinger i danske virksomheder både kan effektiviseres og forbedres. Til glæde for både bundlinjen og medarbejderne.

Download også den store løn guide

 

Lønguide


1. Løn til tiden

Hvis der er noget, der kan skabe ramaskrig, så er det løn, der ikke bliver retmæssigt udbetalt. Med god grund. Medarbejderne skal bogstaveligt talt leve af de penge, der hver måned bliver sat ind på deres konto. Heldigvis er det sjældent, at der er de store udsving i virksomheders udbetalinger til medarbejderne. Men det sker.

Når fejlene sker, er det ofte ting som ekstra tillæg, løn for overarbejde og feriegodtgørelse, der skrider. Uanset om der er tale om få eller mange kroner, må og skal fejl ikke finde sted. Er der tale om tastefejl, kan det måske afhjælpes ved en øget automatisering af processerne. Ligger fejlen i systemer, der ikke kan tale sammen, skal der måske foretages et servicetjek af lønafdelingens digitale løsninger – eller opdatering af dem.

Læs også “Optimer lønfunktionen med få skridt”

 

2. Undgå dobbeltarbejde – i hele virksomheden

Arbejdet omkring løn bliver i mange virksomheder lavet af få medarbejdere, der ofte har siddet på posten i mange år.

Erfaring giver rutine og viden … Men også en risiko for, at tingene sidder lidt for meget ’på rygraden’, så man ikke stopper op og reviderer arbejdsgangene.

Ved at lave et servicetjek af alle processer omkring løn, skaber I et overblik over status quo. Derved øger I muligheden for at opdage uhensigtsmæssigheder i arbejdsgangene, som hverken lønmedarbejderne eller ledelsen var klar over eksisterede.

 

3. Øg effektiviteten – eliminér skjulte omkostninger

Med et 360 graders overblik over processerne omkring løn er det erfaringsmæssigt hurtigt muligt at finde arbejdsgange, der kan forbedres og effektiviseres. Et eksempel er de tidsregistreringssystemer, der findes i de fleste virksomheder. I rigtig mange tilfælde er disse systemer ikke integreret med lønsystemet – selv om det ofte er en mulighed i systemerne. Ved at slå ned på disse ting reduceres overflødige arbejdsgange. Det kan mærkes på bundlinjen.

 

4. Få de dygtigste – og gladeste – lønmedarbejdere

Arbejdsgangene i lønafdelingen er præget af en del rutine. Men der er også en lang række faktorer fra virksomhedens eller organisationens omgivelser, som har indflydelse på lønafdelingens arbejde. Det kan være politiske beslutninger omkring pensionsindbetalinger eller ændringer internt i virksomheden, der påvirker lønmedarbejderens arbejde. Disse ændringer skal lønafdelingen være 100 % opdaterede på. Samtidig er det vigtigt, at lønmedarbejderne holdes fagligt opdaterede. Det kan de blandt andet blive ved hjælp af kurser og efteruddannelse eller god gammeldags sparring med ligesindede. Det sidste kan findes i faglige netværk eller erfagrupper. Husk altid at tage lønmedarbejderen med i beslutningen.

 

5. Kend din lønafdeling

Mange virksomheder bærer præg af, at ledelsen ikke har kendskab til, hvordan arbejdsgangene i lønafdelingerne ser ud. Men viden er magt.

Uden kendskab til lønprocesserne er det svært at sætte spørgsmålstegn ved arbejdsgangene og se potentialet for forbedringer.

Og det gør det samtidigt vanskeligt for lønmedarbejderne at sparre med ledelsen omkring det daglige arbejde. Omvendt giver et indgående kendskab til processerne i lønafdelingen tryghed oppefra og ned – og omvendt.

Læs også: “Lønafdelingen har (også) brug for ledelse”

 

6. Klæd lønadministrationen på til fremtiden

Der er ingen vej uden om: Fremtiden er digital. Og i en digital verden er der en forventning om, at tingene skal gå hurtigere og være mere korrekte, end de var for bare få år siden. Manuelt arbejde er på vej ud. Og hvorfor ikke? Groft sagt øger menneskelig indblanding risikoen for fejl. Det betyder ikke, at medarbejderne i lønafdelingen er på vej ud. Men en øget digitalisering – eller en opgradering af det eksisterende system, så det eksempelvis kan tale sammen med virksomhedens andre systemer – kan frigive tid fra den enkelte medarbejder, så deres kompetencer kan bruges andre steder. Herudover øger det lønsomheden og konkurrenceevnen.

 

Få eksterne øjne på lønadministrationen

Har I behov for sparring til at sætte processen i gang, kan Azets’ erfarne lønkonsulenter hjælpe. Vi fokuserer på den måde, som I gør tingene i dag – set i et objektivt perspektiv. Resultatet vil ofte være en optimering af jeres eksisterende arbejdsgange, uden at der nødvendigvis bliver behov for investeringer i nye systemer eller løsninger.

For andre kunder har vi identificeret muligheder, som har reduceret tidsforbruget med op til 30%.

LÆS MERE OM OPTIMERING AF LØNFUNKTIONEN

Om Jeanni R. Hansen

Jeanni R. Hansen er uddannet akademimerkonom og har supplerende uddannelse inden for regnskab og jura. Jeanni har tidligere arbejdet hos bl.a. SKAT og Lessor. I Azets sidder Jeanni i lønafdelingen, hvor hun dels hjælper kunder med implementering af lønsystemet Epos Løn og med optimeringsprojekter, som gør lønfunktionen hos kunderne mere effektiv og strømlinet. Jeanni har været i Azets siden 2016.